Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 22 mei 2023, 18:00

Het verhuurreglement wordt als volgt goedgekeurd:

Artikel 1. De infrastructuur

1.1. Het gemeentebestuur van Kortenberg stelt ter ondersteuning van het lokale verenigingsleven volgende infrastructuur ter beschikking (hierna “de infrastructuur” genoemd):

*De opgegeven cijfers betreft het maximaal aantal toegelaten aanwezigen wanneer alle aanwezigen rechtstaand zijn. Ingeval van mogelijkheid tot zitten aan tafels of rijen dient dit te worden aangegeven bij de aanvraag tot verkrijgen van het gebruik. Het maximaal aantal toegelaten aanwezigen, en de opstelling van de zaal, zal dan beoordeeld worden door de gemeente bij aanvraag. 

1.2. De gemeente Kortenberg (dienst verhuur) treedt op als beheerder van de infrastructuur tenzij het beheer werd toevertrouwd aan een verenigingsraad of andere.

Artikel 2. De gebruikers 

De gebruikers van de infrastructuur worden ingedeeld in 4 (vier) gebruikersgroepen:

1. Gebruikersgroep 1:

   • Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, Welzijnshuis, gemeentelijke openbare instellingen

   • Politie HerKo

   • Onderwijsinstellingen uit Kortenberg, het Deeltijds Kunstonderwijs en hun ouderraden

   • Gemeentelijk erkende adviesraden

   • Verenigingsraden en beheerraden die infrastructuur beheren

1. Gebruikersgroep 2:

   • verenigingen uit Kortenberg die voldoen aan het gemeentelijke erkenningsreglement (“erkende Kortenbergse verenigingen”).

1. Gebruikersgroep 3:

   • Personen gedomicilieerd in Kortenberg.

   • Verenigingen en organisaties die in Kortenberg gevestigd zijn of hun zetel hebben in Kortenberg en die niet onder gebruikersgroep 2 vallen.

1. Gebruikersgroep 4:

   • alle gebruikers die niet behoren tot gebruikersgroep 1, 2 of 3, met uitsluiting van privépersonen die niet gedomicilieerd zijn in Kortenberg.

   • Privépersonen die niet gedomicilieerd zijn in Kortenberg kunnen geen infrastructuur huren.

Artikel 3: Soorten activiteiten

Met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur worden er 3 (drie) soorten activiteiten onderscheiden:

1. Activiteitencategorie 1: besloten activiteit/niet publiek toegankelijke activiteit

Besloten privé-activiteit of activiteit passend in de werking van de vereniging en die alleen toegankelijk is voor de eigen leden. Hierna “besloten activiteit” of “niet publiek toegankelijke activiteit” genoemd.

Voorbeelden: familiefeest, koffietafel, wekelijkse repetitie van fanfare, kaartnamiddag van een seniorenvereniging, vergaderingen,…

1. Activiteitencategorie 2: publieke activiteit

Alle activiteiten/evenementen die open staan voor publiek. Hierna “publieke activiteit” genoemd.

Voorbeelden: tentoonstelling, sportgala, vormingsavond met een gastspreker, bloemschikcursus, clubactiviteiten waarbij ook niet-leden uitgenodigd zijn, kaas- en wijnavond, eetfestijnen, quiz,….

1. Activiteitencategorie 3: petanquen

Op de petanqueterreinen is enkel petanquen toegelaten.

Artikel 4: Huurprijzen en gebruiksmodaliteiten

4.1. De huurprijzen die verschuldigd zijn voor het gebruik van de infrastructuur worden bepaald in functie van de gebruikersgroep, zoals bepaald in artikel 2 van dit reglement, en in functie van het soort activiteit, zoals bepaald in artikel 3 van dit reglement.

4.2. De huurprijzen zijn in euro en zijn exclusief de eventuele bijkomende tarieven en kosten voorzien in dit reglement, de toepasselijke gebruiksreglementen en overeenkomsten met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur.

4.3. Wordt in dit artikel 4 verstaan onder:

• “dagdeel”: Voormiddag: 8-13 uur / Namiddag: 13-18 uur / Avond: 18-03 uur

4.4. De huurprijzen en bijzondere gebruiksmodaliteiten per gebruikersgroep zijn de volgende:

1. Voor gebruikersgroep 1:

2. Geen huurprijs verschuldigd.

3. Kunnen deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement.

4. Hebben voorrang bij jaarkalenderbesprekingen, met dien verstande dat voor de scholen en ouderraden deze voorrang beperkt is tot 1 activiteit per school en haar ouderraad (tezamen).

5. Kunnen de infrastructuur per uur reserveren voor activiteitencategorieën 1 en 3. 

1. Voor gebruikersgroep 2:

• Kunnen deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement, en met inachtneming van de voorrangsregel die geldt voor gebruikersgroep 1.

• Bij de opmaak van de jaarkalender krijgen de erkende Kortenbergse petanque verenigingen voorrang op de andere erkende Kortenbergse verenigingen.

• De gebruikers die structureel gebruik wensen te maken van de petanquehal dienen hiervoor een gebruiksovereenkomst af te sluiten met de gemeente Kortenberg. De gebruiksovereenkomst wordt bekrachtigd door de gemeenteraad.

• Kunnen de infrastructuur per uur reserveren voor activiteitencategorieën 1 en 3.

• Kunnen een aanvraag richten aan het college om, wanneer de opbrengst van een activiteit (na aftrek van de rechtstreekse onkosten voor de organisatie van die activiteit) integraal geschonken wordt aan een goed doel, geen huurgeld te moeten betalen. Het schepencollege kan het gratis gebruik één keer per jaar toestaan voor 3 dagdelen in één infrastructuur.

1. Voor gebruikersgroep 3:

• Kunnen niet deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement.

• Kunnen alleen volgende dagdelen huren: 8-13u, 13-18u.

• Kunnen per uur reserveren alleen voor besloten vergaderingen en petanquen tussen 8-23u.

• Kunnen de zaal ten vroegste drie maanden voorafgaand aan de activiteit vastleggen.

• Kunnen een aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen om, wanneer de opbrengst van een activiteit (na aftrek van de rechtstreekse onkosten voor de organisatie van die activiteit) integraal geschonken wordt aan een goed doel, geen huurgeld te moeten betalen. Het college kan het gratis gebruik één keer per jaar toestaan voor 3 dagdelen in één infrastructuur.

1. Voor gebruikersgroep 4:

• Kunnen niet deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement.

• Kunnen alleen volgende dagdelen huren: 8-13u, 13-18u.

• Kunnen per uur reserveren alleen voor besloten vergaderingen en petanquen tussen 8-23u.

• Kunnen de infrastructuur ten vroegste drie maanden en ten laatste 15 werkdagen voorafgaand aan de activiteit aanvragen. Aanvragen worden bijkomend voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

4.5. Voor alle gebruikersgroepen gelden, waar toepasselijk, de volgende aanvullende gebruiksmodaliteiten en tarieven:

• In de huurprijs is het gebruik van alle keukenmateriaal, tafelmateriaal, borden en bestek, indien aanwezig, inbegrepen.

• De infrastructuur is gesloten op feestdagen en gemeentelijke sluitingsdagen. Eénmalige publieke activiteiten op feestdagen en sluitingsdagen zijn enkel mogelijk in onderling overleg of na opname in de jaarkalender.

• Petanquen kan plaatsvinden van 8 uur tot 23 uur.

• Overnachten is nooit toegestaan.

Artikel 5. Berging

5.1. De erkende Kortenbergse petanqueclubs kunnen, waar mogelijk, kosteloos gebruik maken van een kast of een andere plaats in een toegewezen (opslag)ruimte voor de berging van materialen die gebruikt worden in het kader van hun reguliere terugkerende activiteiten én die rechtstreeks verbonden zijn aan de activiteit waarvoor de infrastructuur wordt gehuurd.

Artikel 6: Billijke Vergoeding en andere kosten

6.1. De gemeente sloot een jaarovereenkomst af met UNISONO voor het onderdeel ‘billijke vergoeding met drank’ voor de petanquehal Colomba.

6.2. Voor activiteiten in open lucht is, wanneer van toepassing, steeds een afzonderlijke aangifte door de vereniging verplicht.

6.3. Aangaande het onderdeel billijke vergoeding dient afhankelijk van het type overeenkomst (drank of dans) per zaal de organisator contact op te nemen met de dienst Vrije Tijd wanneer zijn evenement afwijkt van het type jaarcontract. Op die moment zal dit verder in orde gebracht worden door de dienst.

6.4. Alle andere kosten dan de Billijke Vergoeding zijn steeds ten laste van de huurder. Voor alle activiteiten moet de organisator steeds zelf een aangifte te doen voor het onderdeel SABAM. Dit kan via www.unisono.be.

Artikel 7. Algemene voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur

7.1. De gebruiker is aansprakelijk voor de burgerlijke en contractuele aansprakelijkheden. Hij is verantwoordelijk:

• Voor alle mogelijke schade, behalve brandschade volgens de wettelijke bepalingen van de wet van 1/2/1988, toegebracht aan de gehuurde accommodatie gedurende de huurtijd. De brandverzekering van het gebouw op naam van de gemeente is voorzien van een clausule ‘afstand van verhaal’ ten opzichte van de huurders.

• Voor het gedrag van alle aanwezigen.

• De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden in geval van diefstal.

• Voor eventuele lichamelijke en/of stoffelijke schade van zijn leden.

Het betreden van de terreinen door derden is op eigen risico.

Ingeval van defecten of gebreken, dient de gebruiker dit onmiddellijk en duidelijk omschreven ter kennis te brengen aan gebouwenbeheer@kortenberg.be. Ondertussen moet de gebruiker de nodige stappen zetten om de veiligheid te garanderen.

7.2. De gebruiker laat de gebruikte lokalen in propere staat achter:

• Borstelen en dweilen van de vloer.

• De toiletten worden netjes achter gelaten en bij grotere activiteiten poetst men deze zelf.

• De toiletten (reguliere activiteiten) en centrale gang worden onderhouden door de gemeente.

• Tafels vegen, toog en spoelbakken schoon maken.

• Keuken schoon maken en correct onderhouden.

• Afval verwijderen, vuilnisbakken leegmaken en deponeren in de juiste container.

7.3. Wie gebruik wenst te maken van de infrastructuur dient voorafgaandelijk kennis te nemen van de toepasselijke reglementen. Ingeval van vragen hieromtrent, dient men zich te wenden tot de Dienst Verhuur van de gemeente Kortenberg, bij gebreke waaraan men erkent de inhoud ervan te kennen en te begrijpen. Door de infrastructuur te huren, verklaart de huurder zich akkoord met de inhoud van dit verhuurreglement en verbindt de huurder zich ertoe dit reglement na te leven.

7.4. Het is alle gebruikers verboden zonder uitdrukkelijke toestemming van de gemeente kleine of grote wijzigingen aan te brengen (niet in muren boren, geen wijzigingen sloten, geen camera’s, etc.). Toegang tot de technische ruimte en wijzigingen aan de technische installaties zijn niet toegestaan.

7.5. De drankenregeling met de erkende Kortenbergse petanque verenigingen staan opgenomen in hun respectievelijke gebruiksovereenkomsten. In het geval dat een occasionele gebruiker drank en/of snacks wenst aan te bieden zal deze occasionele gebruiker bij de vaste hoofdgebruiker dienen te bestellen. De occasionele gebruiker maakt de nodige praktische afspraken met de hoofdgebruiker wat betreft het gebruik van de peatanquehal. De eindafrekening drank en/of snacks van de occasionele gebruiker mag maximaal 10% hoger liggen dan de aankoopprijs bij de respectievelijke externe leverancier.

7.6. Wie gebruik wenst te maken van de infrastructuur dient, waar nodig, een evenementenaanvraag te richten aan de gemeente.

7.7. Eenmalige activiteiten van erkende Kortenbergse verenigingen krijgen voorrang op reguliere terugkerende  activiteiten wanneer deze zijn besproken en opgenomen in de jaarkalender (zie artikel 8 van dit reglement), steeds na onderling overleg tussen de organiserende verenigingen.

7.8. Het college van burgemeester en schepenen kan, na schriftelijke en gemotiveerde aanvraag, een organisator vrijstellen van het betalen van huurgeld, het huurgeld aanpassen of verhuring aan soorten gebruikers en soorten activiteiten die niet voorzien zijn in dit reglement, toch toestaan.

7.9. De huurders zijn als enige verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid.

7.10. In de infrastructuur geldt een rookverbod.

7.11. Onderverhuring is niet toegelaten. Een geplande activiteit moet ingericht worden door de gebruiker die de infrastructuur gehuurd heeft. Ingeval van schending van deze regel zal zowel de persoon/entiteit die de infrastructuur gehuurd heeft als de onderhuurder, gesanctioneerd worden met een boete die drie (3) maal het normale tarief bedraagt met een minimum van 100,00 euro en dit voor beide partijen (gebruiker en onderverhuurder). 

7.12. Het maximum aantal toegelaten aanwezigen mag niet overschreden worden en kan op ieder moment door de gemeente worden aangepast. Bij overtreding van deze maxima kan de gemeente Kortenberg niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen. De aansprakelijkheid ligt dan volledig bij de organisator(en).

7.13. Vóór het einde van de huurperiode dient de gebruiker de infrastructuur proper te maken en klaar voor onmiddellijk gebruik door de volgende gebruiker.

7.15. Wanneer het gebruik van de infrastructuur gepaard gaat met het verkrijgen van een vaste sleutel/badge (in het kader van reguliere terugkerende activiteiten van minimum 1 jaar), dient voorafgaandelijke aan het gebruik een waarborg van 30 euro per sleutel/badge te worden betaald. Bij verlies van de sleutel/badge wordt de waarborg ingehouden.

Wanneer een eenmalig gebruik van de infrastructuur gepaard gaat met het verkrijgen van een of meerdere sleutels/badges, dient/dienen deze onmiddellijk na afloop van de huurperiode te worden teruggeven. Bij verlies van de sleutel/badge een schadevergoeding te worden betaald van 30 euro per sleutel/badge.

Het is daarbij niet toegelaten om een sleutel/badge bij te maken of door te geven aan derden. Ingeval van misbruik kan beslist worden dat de huurder geen infrastructuur meer kan huren.

7.16. De gemeente draagt alle kosten voor nutsvoorzieningen van de volledige petanquehal Colomba. De gemeente eist een rationeel gebruik en rekent hiervoor op de burgerzin van de gebruikers.

7.17. De verwerking van persoonsgegevens door de gemeente Kortenberg in het kader van het verhuren van de infrastructuur gebeurt overeenkomstig hetgeen bepaald is in de privacyverklaring. Deze kan op elk ogenblik geconsulteerd worden op de website van de gemeente (https://www.kortenberg.be/privacy). Een kopie ervan kan steeds worden verkregen in het Administratief Centrum (Dr. V. De Walsplein 30, 3070 Kortenberg).

Artikel 8. Reservatie, facturatie, waarborgen en schade

8.1. Het reserveren van infrastructuur gebeurt in de eerste plaats op de jaarkalenderbesprekingen die, waar toepasselijk, met betrekking tot de betrokken infrastructuur georganiseerd worden door de infrastructuurbeheerder:

• jaarkalender “Petanquehal Colomba”: de kalender volgt het schooljaar (n) en de bespreking vindt plaats in de maand mei van het schooljaar n-1 (bijvoorbeeld: de jaarkalender voor het schooljaar 2024-2025 wordt opgesteld in mei van het schooljaar 2023-2024).

Op basis van de jaarkalenderbesprekingen, dienen de verenigingen zelf de reservaties in te geven via het online reservatiesysteem van de gemeente. Deze methode is voorbehouden voor wie beschikt over een login met betrekking tot dit reservatiesysteem. De reservatie is pas finaal na bevestiging ervan in het reservatiesysteem.

1. Het reserveren van infrastructuur naast de kalenderbesprekingen (zie artikel 8.1) gebeurt als volgt:

• een aanvraag tot reservatie gebeurt via het online reservatiesysteem van de gemeente. Deze methode is voorbehouden voor wie beschikt over een login met betrekking tot dit reservatiesysteem. De reservatie is pas finaal na bevestiging ervan in het reservatiesysteem.

• wie niet beschikt over een login, dient een aanvraag tot reservatie te richten aan verhuur@kortenberg.be. De reservatie is pas finaal bij verkrijgen van bevestigingsmail door de gemeente;

8.3. Ingeval van reguliere terugkerende  activiteiten waarbij infrastructuur wordt gereserveerd via de kalenderbesprekingen, zoals vermeld in artikel 8.1 van dit reglement, wordt de huurprijs 2 (twee) maal per jaar afgerekend. In alle andere gevallen, dient de huurprijs betaald te worden voorafgaand aan het effectieve gebruik van de infrastructuur. Bij gebreke aan betaling kan geen gebruik worden gemaakt van de infrastructuur.

8.4. De afrekening en facturatie verloopt via de dienst verhuur van de gemeente Kortenberg en houdt in het bijzonder rekening met hetgeen bepaald is in artikelen 8.5, 8.6 en 8.7 (waarborg en schade). Alle facturen zijn onmiddellijk betaalbaar.

8.5. Voor de huur van de petanquehal zijn geen waarborgen van toepassing, ongeacht de gebruikersgroep of soort activiteit.

8.6. De infrastructuur wordt geacht in orde te zijn voor het begin van de activiteit tenzij vooraf door de gebruiker melding wordt gemaakt van het tegendeel. Eventueel veroorzaakte schade tijdens de activiteit wordt onmiddellijk gemeld aan de infrastructuurbeheerder. De gebruiker draagt de kosten verbonden aan de  vastgestelde onregelmatigheden en schade gerelateerd aan het gebruik van infrastructuur.

8.7. Het bedrag van de aangerichte schade wordt aangerekend aan de hand van het volgende:

• materiële schade: technische dienst berekent materiaalkost en werkuren;

• materiaal ontbreekt: vervangprijs;

• niet gekuist of opgeruimd: 50 euro per werkuur, met een minimum van 100 euro.

Een aanrekening van schadebedragen sluit niet uit dat tegen de gebruiker een gerechtelijke eis tot verdere schadevergoeding kan worden ingesteld. Bij gebreke aan volledige betaling van de aangerekende schade kan de huurder geen infrastructuur meer huren.

Artikel 9. Verbrekingsvergoeding

Voor reservaties die niet voorafgaandelijk aan de geplande datum van de activiteit geannuleerd werden, is de volledige huurprijs verschuldigd en zal deze worden aangerekend.

Artikel 10. Controle en betwistingen

10.1. De algemene controle over het gebruik van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur berust bij het college van burgemeester en schepenen.

10.2. Betwistingen met betrekking tot de infrastructuur, met inbegrip van het gebruik ervan en de aanrekening van kosten, worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen dat een gemotiveerde uitspraak doet na het inwinnen van advies bij de beheerders van de infrastructuur, waar toepasselijk.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking vanaf 23 mei 2023.