Type document
Uittreksel document
Openbare behandeling van agendapunt
3. Burgerzaken – eLys – Toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- Anne Bauwens (Gemeenteraadslid)
- Gaëlle Cordier (Gemeenteraadslid)
- Yves Ghequiere (Gemeenteraadslid)
- Antoinette Godin (Gemeenteraadslid)
- Arlette Goossens (Gemeenteraadslid)
- Joëlle Grimmeau (Gemeenteraadslid)
- Charlotte Houset (Gemeenteraadslid)
- Roel Leemans (Gemeenteraadslid)
- Cédric Letier (Gemeenteraadslid)
- Leonôr Ramos Tavares da Silva (Gemeenteraadslid)
- Damien Thiéry (Gemeenteraadslid)
- Pierri Vercheval (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Benjamin Daro (Gemeenteraadslid)
- Delphine Jacques (Gemeenteraadslid)
- Charlotte Noël (Gemeenteraadslid)
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
het voorstel van besluit
Aanwezigen tijdens de stemming
- Anne Bauwens
- Gaëlle Cordier
- Yves Ghequiere
- Antoinette Godin
- Arlette Goossens
- Joëlle Grimmeau
- Charlotte Houset
- Roel Leemans
- Cédric Letier
- Leonôr Ramos Tavares da Silva
- Damien Thiéry
- Pierri Vercheval
Effectieve stemmers
- Anne Bauwens
- Gaëlle Cordier
- Yves Ghequiere
- Antoinette Godin
- Arlette Goossens
- Joëlle Grimmeau
- Charlotte Houset
- Roel Leemans
- Cédric Letier
- Leonôr Ramos Tavares da Silva
- Damien Thiéry
- Pierri Vercheval
goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Burgerzaken – eLys – Toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie
De gemeenteraad keurt de toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie goed.
De gemeenteraad,
Juridische context
Het decreet over het lokaal bestuur, meer bepaald artikelen 40 en 41;
Het decreet over het platform voor overlijdensadministratie;
De verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Feitelijke context en argumentatie
Het overlijden van een persoon leidt in Vlaanderen tot een uitgebreid administratief proces, met uitwisseling van papieren attesten tussen de betrokken partijen (gemeenten, uitvaartondernemer en artsen) om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook nabestaanden krijgen te maken met deze administratieve rompslomp.
Om dit proces te vereenvoudigen nemen alle Vlaamse lokale besturen vanaf 1 januari 2026 het eLys-platform in gebruik. Dit uitwisselingsplatform digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders.
Het gebruik van dit platform biedt verscheidene voordelen, met name:
Vermindering van de administratieve lasten en kosten: een geschatte besparing van 300 tot 1.400 euro per jaar aan portkosten per lokaal bestuur en een efficiëntiewinst van 20 tot 30 minuten per dossier.
Verkorting van de doorlooptijd: de tijd tussen de vaststelling door de arts en de opmaak van de overlijdensakte wordt teruggebracht van 2,5 naar 1 werkdag, en de tijd tot de afgifte van de toestemming tot begraven of crematie kort in van 4 naar 2 werkdagen.
Betere dienstverlening aan de burger die ontlast wordt van administratieve rompslomp.
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform, met andere woorden onder meer elk lokaal bestuur, een toetredingsovereenkomst te ondertekenen, die de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens regelt.
De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG, die de DPO's van de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek deze toetredingsovereenkomst, zoals gevoegd in bijlage, na en valideerde het.
Concreet gaat het om een toetredingsovereenkomst die wordt afgesloten tussen het lokaal bestuur Linkebeek en het Vlaams Datanutsbedrijf Athumi, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys.
Beslissing
Artikel 1.
De gemeenteraad keurt de toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie, zoals gevoegd in bijlage, goed.
Art. 2.
Deze beslissing wordt gecommuniceerd aan:
Wie? | Hoe? |
Dienst burgerzaken | Uittreksel |
Dienst secretariaat | Uittreksel |
DPO | |
ABB | Berichtencentrum (ondertekende overeenkomst) |