Uittreksel van Gemeenteraad Linkebeek , zitting van 26 september 2022, 18:00

De gemeenteraad, 

Juridische context

• Het besluit van de provincieraad van Vlaams-Brabant van 30 mei 2000 tot oprichting van «VERA als autonoom provinciebedrijf » (hierna: VERA) 

• ​Art. 4 en 5 van de beheersovereenkomst van VERA zoals goedgekeurd door de provincieraad van 17 december 2013, waarbij de dienstverlening die VERA ontwikkelt en aanbiedt als doel heeft e-government te helpen realiseren bij lokale besturen, bovenlokaal is en ondersteunend met het oog op de verbetering van de samenwerking tussen de besturen in de provincie Vlaams-Brabant en gericht op het creëren van schaalvoordelen

• Het bestek met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “Raamovereenkomst ICT-, Audiovisueel- en Netwerk materiaal 2021/004” als een overheidsopdracht voor diensten zowel Belgisch (BDA: 2021-519277) als Europees (2021/S 098-254423) gepubliceerd werd op 18 mei 2021

Feitelijke context en argumentatie

• VERA nam in de aankondiging en in het lastenboek op dat APB VERA Steunpunt e-government als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten handelt. Deze aankoopcentrale fungeert als tussenpersoon door het sluiten van raamovereenkomsten die door de aanbestedende overheden kunnen worden gebruikt (artikel 47, §1, alinea 2 van de wet overheidsopdrachten). De deelnemende instantie dient zelf nog een overeenkomst te sluiten met de gekozen leverancier.

• De opdracht betreft een raamovereenkomst voor aankoop van ICT-, Audiovisueel en Netwerk materiaal:

ICT Materiaal is onmogelijk weg te denken in een modern lokaal bestuur. Door de steeds snellere en verdere digitalisering is er meer en meer ICT materiaal nodig.

• Door de recente corona maatregelen is het duidelijk geworden dat een lokaal bestuur snel moet kunnen schakelen om de dienstverlening te kunnen blijven garanderen. Daarom is een raamovereenkomst waarbij men snel en met een beperkte administratieve overhead het noodzakelijke materiaal kan aanschaffen onontbeerlijk.

• De raamovereenkomst is opgesplitst in 3 percelen: 

·perceel 1 is op dd 17/03/2022 gegund

·perceel 2 is op dd 18/07/2022 gegund

·perceel 3 is op dd 10/06/2022 gegund

Perceel 1: ICT Materiaal

·Dit perceel bevat: Desktop PC’s, Schermen, Laptops & Docking stations, Tablets, Smartphones en divers klein ICT materiaal.

·We zoeken een professionele partner die snel ICT materiaal kan leveren uit een groot assortiment.

·Het raadplegen van de prijzen en het plaatsen van de bestellingen moeten online via een webshop kunnen gebeuren.

Perceel 2: Audiovisueel materiaal en diensten

Dit perceel bevat: 

·Grote schermen en beamers, zowel touch als klassiek

·Interactieve digitale borden

·Audiovisueel Materiaal (versterker, luidspreker, microfoons, camera’s,…) voor het inrichten van vergaderzalen

·Kiosk PC’s

·Indoor infoborden en de nodige software voor aansturing

·Oplossingen om draadloos te presenteren

Naast het materiaal verwachten we ook dat de leverancier advies geeft i.v.m de optimale inrichting en opzet van deze systemen en dat de leverancier de nodige installaties hiervoor kan uitvoeren (inclusief het voorzien van bijvoorbeeld bekabeling).

Perceel 3: Netwerkmateriaal en diensten 

Dit perceel bevat: 

·Netwerkapparatuur (Firewalls, Switches, Indoor & Outdoor wireless access points,…) om de hoofdinrichting van een lokaal bestuur en al hun bijlocaties met elkaar te verbinden en te voorzien van een performant lokaal netwerk.

·Analyse, installatie, beheer, onderhoud en ondersteuning van dit netwerk

·Monitoring en rapportering

• Een werkgroep van afgevaardigden van de lokale besturen bepaalde mee de inhoud en voorwaarden van het bestek en heeft ook de analyse en evaluatie van offertes en de gunning begeleid.

• Volgende instanties kunnen afnemen van deze raamovereenkomst zonder dat er een afnameplicht bestaat :

- ​Lokale overheden (gemeentebesturen, OCMW’s, gemeentescholen, hulpverleningszones, politiezones, culturele centra, gemeenschapscentra, bibliotheken, autonome gemeentebedrijven, intercommunales, interlokale verenigingen, VZW’s,… niet-limitatieve lijst) in de provincie Vlaams-Brabant die toegetreden zijn tot een door VERA opgericht samenwerkingsverband, hierna verder genaamd “virtuele centrumstad” of “samenwerking”. Dit geldt zowel voor de bestaande virtuele centrumsteden (Noord, STAD, Hageland, Luchthaven, Groene Rand, Brabantse Kouters, Lambiek, ADD-ICT) en samenwerkingen (Politie OOST, Politie WEST en Regionale landschappen Vlaams-Brabant), als voor de nog op te richten virtuele centrumsteden of samenwerkingen. Inschrijvers moeten er rekening mee houden dat de totale omvang van de leveringen of diensten kan stijgen in de ondergenoemde twee gevallen:

   o Bij toetreding van een lokale overheid, die nog geen deel uitmaakte van een virtuele centrumstad of samenwerking, tot een
      bestaande virtuele centrumstad of samenwerking;

   o Bij oprichting van een nieuwe virtuele centrumstad of samenwerking, waardoor ook de lokale overheden in deze regio van 
     deze raamovereenkomst gebruik kunnen maken.

Onder toetreding tot een virtuele centrumstad verstaan wij het nemen van een college- of raadsbeslissing door de desbetreffende lokale overheid of het nemen van een beslissing door het hoogste bestuursorgaan van de organisatie met het oog op de goedkeuring van het protocol tot samenwerken. Meer info over virtuele centrumsteden en de deelnemende besturen kan je vinden op: https://www.vera.be/virtuele-centrumsteden

- ​Leden en toekomstige leden van de interlokale vereniging IT-punt. Meer info kan je vinden op: https://www.it-punt.be/it-punt-in-het-kort

·- VERA (Autonoom provinciebedrijf)

- ​Provinciebestuur Vlaams-Brabant inclusief provinciale VZW's en provinciale scholen

• Plaats van dienstverlening: Bij de verschillende deelnemende instanties in de provincie Vlaams-Brabant die zijn bepaald bij ‘Doelgroep’.

• Deze overheidsopdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één deelnemer per perceel. 

Conform de bepalingen van het bestek werden de volgende percelen toegewezen aan:

-Perceel 1: ICT Materiaal: Centralpoint België N.V., Nieuwlandlaan 111, 3200 Aarschot

-Perceel 2: Audiovisueel materiaal en diensten: IT1, Steenkaaistraat 14, 9200 Dendermonde

-Perceel 3: Netwerkmateriaal en diensten: Simac NV, A. De Coninckstraat 5, 3070 Kortenberg

• ​VERA heeft als autonoom provinciebedrijf een overheidsstatuut, vastgesteld bij de provinciewet (art. 114 quinquies) en het provinciedecreet (art. 225-237), waaruit volgt dat de activiteiten van VERA kaderen in een opdracht van openbaar belang en VERA onderworpen is aan de wet op de overheidsopdrachten;

• ​De overheidsopdracht “Raamovereenkomst ICT-, Audiovisueel- en Netwerk materiaal 2021/004” werd uitgeschreven namens andere besturen, zoals vermeld in de Belgische en Europese publicatie; 

Het voorwerp van deze overheidsopdracht is een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen. 

• ​VERA heeft samen met een vertegenwoordiging van 10 afgevaardigden van de lokale besturen de analyse gemaakt en de leveranciers geselecteerd die de interessantste aanbieding voor ICT materiaal heeft tegen de beste prijs en kwaliteit, op alle hierbij betrokken gebieden. 

​Het bestek en de evaluaties gebeurde onder toezicht en met medewerking van een werkgroep van 8 openbare besturen en VERA. 

• ​De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 48 maanden met ingang op 17 maart 2022 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief.

• De daartoe bestemde kredieten zijn ingeschreven in het meerjarenplan 2020-2025 onder registratiesleutel 

  GBB-01/0119-00/24100000/GEMEENTE/BESTUUR/IP-20-2020 en worden aangepast indien nodig 

  ​