Uittreksel van Raad voor Maatschappelijk Welzijn Lanaken , zitting van 27 maart 2023, 18:00

Openbare titel besluit:

Deontologische code voor mandatarissen

Korte openbare beschrijving:

Beslissing

Enig artikel : De OCMW-raad keurt volgende deontologische code voor haar lokale mandatarissen goed :

Deontologische code voor mandatarissen lokaal bestuur Lanaken

Toepassingsgebied

Artikel 1

De deontologische code  is van toepassing op de lokale mandatarissen.

Voor de gemeente worden hieronder begrepen:

• de voorzitter van de gemeenteraad

• de gemeenteraadsleden,

• de burgemeester,

• de schepenen.

Voor het OCMW worden hieronder begrepen:

• de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn,

• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn,

• de voorzitter van het vast bureau,

• de leden van het vast bureau,

• de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst,

• de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Voor het Autonoom Gemeentebedrijf Lanaken worden hieronder begrepen :

• de voorzitter van de raad van bestuur

• de leden van de raad van bestuur

• de voorzitter van het directiecomité

• de leden van het directiecomité

Deze code is bij uitbreiding eveneens van toepassing op de medewerkers van de lokale mandatarissen, welke ook hun statuut of hoedanigheid is (kabinets- en fractiemedewerkers), en op de vertrouwenspersonen.

Lokale mandatarissen die namens het lokaal bestuur andere mandaten bekleden (in externe verzelfstandigde agentschappen, intercommunales of andere verenigingen), zijn in die hoedanigheid eveneens ertoe gehouden de bepalingen van de deontologische code na te leven. Dit geldt zowel voor de mandaten die rechtstreeks in verband staan met hun ambt als voor alle hiervan afgeleide mandaten.


Algemene bepalingen

Artikel 2

De lokale mandatarissen zullen voor de omschrijving van hun dienstverlenende activiteiten geen termen gebruiken die verwarring kunnen scheppen met officiële, door de overheden ingestelde instanties belast met het verstrekken van informatie of met de behandeling van klachten. Het gebruik van de termen ‘ombuds’, ‘klachtendienst’ en andere afleidingen of samenstellingen is verboden.

Artikel 3

Bij hun optreden op en buiten het lokale bestuursniveau en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven, geven de lokale mandatarissen principieel voorrang aan het algemeen boven het particulier belang.

Handelingen die door een mandataris gesteld worden in de privé-sfeer en die niet gerelateerd zijn aan de uitoefening van een politiek mandaat en die ook op geen enkel punt interfereren met de uitoefening van een politiek mandaat (bv. op vlak van belangenvermenging), vallen buiten de bevoegdheid van deze code en deontologische commissie.

Artikel 4

Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling, doorverwijzing of begeleiding gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard of omvang ook en mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden.

Artikel 5

De lokale mandatarissen staan op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste van alle burgers zonder onderscheid van geslacht, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische en/of religieuze overtuiging, ideologische voorkeur of persoonlijke gevoelens.

Informatiebemiddeling

Artikel 6

Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris om informatie te ontvangen en te verstrekken, in het bijzonder over de diensten die instaan voor informatieverstrekking en over de
manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur.

Artikel 7

De lokale mandatarissen stellen informatie ter beschikking van de burger met betrekking tot de
werking van de ombudsdienst en van de diensten die instaan voor de behandeling van klachten over het optreden of het niet-optreden van de overheid.

Artikel 8

Informatie waarop de vraagsteller geen recht heeft, die de goede werking van de administratie kan doorkruisen of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen, mogen door de lokale mandatarissen niet worden doorgegeven.

Artikel 9

De lokale mandatarissen verwijzen de vragensteller, waar mogelijk, naar de bevoegde administratieve dienst(en). Waar het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachten- of ombudsdienst van het lokaal bestuur.

Administratieve begeleiding en ondersteuning

Artikel 10

De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met de betrokken instanties. Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken in een dossier, daarover nadere uitleg en toelichting te vragen en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.

Artikel 11

Bij de administratieve begeleiding en ondersteuning van de burgers respecteren de lokale mandatarissen de onafhankelijkheid van de diensten en van de personeelsleden, de objectiviteit van
de procedures en de termijnen die als redelijk moeten worden beschouwd voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.

Artikel 12

De briefwisseling met de overheid, gevoerd in het kader van de administratieve begeleiding en ondersteuning, wordt uitsluitend op naam van de burger gesteld. Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de begeleidende en ondersteunende rol van de lokale mandataris.

Artikel 13

Lokale mandatarissen hebben het recht om vragen te stellen naar concrete toelichting bij de
bestaande regelgeving of een genomen beslissingen, naar de motieven en elementen die ten grondslag liggen van een beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet-beantwoorden van vragen door de burgers gesteld.

Bespoedigings- en begunstigingstussenkomsten

Artikel 14

Bespoedigingstussenkomsten zijn tussenkomsten waarbij lokale mandatarissen een administratieve procedure proberen te bespoedigen in gevallen of in dossiers die zonder die tussenkomst een regelmatige afloop of resultaat zouden krijgen, maar dan na verloop van een langere verwerkings- of behandelingstermijn. Dergelijke tussenkomsten, die een ongelijke behandeling van de betrokken burgers inhouden, zijn verboden.

Artikel 15

Begunstigingstussenkomsten zijn tussenkomsten waarbij de lokale mandataris zijn voorspraak aanwendt om de afloop of het resultaat van een zaak of van een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin. Dergelijke tussenkomsten zijn verboden.

Artikel 16

Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het verhogen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie, zijn verboden.

Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen betrokkene mee dat de aanstelling, de benoeming of de bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en procedures. Zij verwijzen de belanghebbende naar de bevoegde dienst of instantie.

Tussenkomsten bij sanctionerende instanties en ambtenaren, die tot doel hebben de naleving van lokale regelgeving (GAS) of hogere regelgeving (o.m. omgevingsrecht) te garanderen, zijn verboden.

Tussenkomsten met de bedoeling de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met
de overheid te beïnvloeden, zijn niet toegelaten.

Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoend van de mandataris iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of onwettig is, is verboden.

Artikel 17

Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector. Ze mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.

Artikel 18

De algemeen directeur neemt de nodige maatregelen opdat de dossierbehandelende personeelsleden alle tussenkomsten opnemen in het desbetreffende administratieve dossier, wat ook de aard van de tussenkomst of de hoedanigheid van de tussenkomende persoon is.

Artikel 19

Louter informatieve vragen van algemene of technische aard worden niet beschouwd als tussenkomsten die in het administratief dossier dienen te worden opgenomen.

Belangenvermenging en de schijn ervan

Artikel 20

Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet gebruiken voor het eigen persoonlijk belang. Dat mag ook niet voor het persoonlijk belang van een ander persoon of het belang van een organisatie bij wie hij/zij een directe of indirecte betrokkenheid heeft.

Artikel 21

Een lokale mandataris gaat actief en uit zichzelf alle vormen van belangenvermenging, en zelfs de schijn daarvan, tegen. Een lokale mandataris neemt geen deel aan de bespreking en de stemming wanneer er sprake is van een beslissing waarbij belangenvermenging speelt.

Gedrag bij stemming en beraadslaging: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 27 §1, §3 en §4

Gedrag bij stemming en beraadslaging: Wet op de overheidsopdrachten, artikel 8

Gedrag bij stemming en beraadslaging: Burgerlijk Wetboek, artikel 1596

Artikel 22
Een lokale mandataris beseft dat mogelijke belangenvermenging niet beperkt is tot de bespreking en stemming. Daarom zorgt een lokale mandataris dat er ook geen enkele beïnvloeding is tijdens de andere fases van het besluitvormingsproces.

Artikel 23
Een lokale mandataris mag de in artikel 10 van het Decreet Lokaal Bestuur genoemde functies niet uitoefenen.

Verboden functies voor lokale mandatarissen: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 10

Onverenigbaarheden: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 11

Artikel 24
Een lokale mandataris mag de in artikel 27 §2 van het Decreet Lokaal Bestuur genoemde overeenkomsten en handelingen niet aangaan.

Verboden handelingen: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 27 §2 en §3

Artikel 25
Ter bevordering van de transparantie en om schijn van partijdigheid te voorkomen, meldt een lokale mandataris aan de algemeen directeur welke betaalde en onbetaalde mandaten hij/zij vervult naast het politiek mandaat bij het lokaal bestuur.

Artikel 26
Een lokale mandataris meldt aan de algemeen directeur wanneer hij/zij substantiële financiële belangen heeft (bijvoorbeeld aandelen of opties) in een onderneming waarmee het lokaal bestuur zaken doet of waarin het lokaal bestuur een belang heeft.

Artikel 27

De door een lokale mandataris gemelde mandaten en substantiële financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Ook een tussentijds ontstaan mandaat of belang moet meegedeeld worden. De algemeen directeur of een personeelslid dat daartoe door de algemeen directeur werd aangewezen, draagt zorg voor een geactualiseerde openbare lijst van gemelde mandaten en belangen.

Corruptie en de schijn ervan

Artikel 28

Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door geld, goederen, diensten of andere gunsten die hem/haar gegeven of beloofd werden.

Artikel 29

Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van corruptie tegengaan.

Wetgeving inzake corruptie: Strafwetboek, artikel 245

Het aannemen van geschenken

Artikel 30

Een lokale mandataris neemt geen geschenken aan die hem/haar door zijn/haar functie worden aangeboden. Eventueel uitgezonderd zijn de incidentele, kleine attenties (zoals een bloemetje of een fles wijn) waarbij de schijn van corruptie en beïnvloeding minimaal is én waarbij minstens aan één van de onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

• Het weigeren of teruggeven van het geschenk zou de gever ernstig kwetsen of bijzonder in verlegenheid brengen.

• De overhandiging van het geschenk vindt in het openbaar plaats.

• Het terugbezorgen van het geschenk is praktisch onwerkbaar.

• Het gaat om een prijs die door de lokale mandataris gewonnen wordt bij een tombola of activiteit.

• Het gaat om een kleine attentie naar aanleiding van nieuwjaar of een andere feestelijkheid of plechtigheid.

Artikel 31
Als geschenken op een andere wijze dan bepaald in artikel 31 in het bezit komen van een lokale mandataris, wordt dit door de lokale mandataris gemeld aan de algemeen directeur.
Afhankelijk van de aard van het geschenk en de omstandigheden waarin het gegeven werd, wordt het ofwel alsnog terugbezorgd, ofwel eigendom van het lokaal bestuur. De algemeen directeur registreert deze giften en geeft ze in alle transparantie een bestemming binnen het lokaal bestuur.

Artikel 32
De raad kan in concrete gevallen afwijken van de regels die gelden over het aannemen van geschenken. Dit kan enkel in volledige openbaarheid.

Artikel 33
Een lokale mandataris accepteert geen persoonlijke geschenken, voordelen of diensten van anderen, die hem/haar uit door zijn/haar functie worden aangeboden, ontvangen, tenzij aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

• Het weigeren ervan maakt het raadswerk onmogelijk of onwerkbaar.

• De schijn van corruptie of beïnvloeding is minimaal.

Artikel 34
Een lokale mandataris gebruikt die persoonlijke geschenken, voordelen of diensten die voor zijn/haar raadswerk aangenomen mogen worden nooit voor privédoeleinden.


Het aannemen van uitnodigingen

Artikel 35
Een lokale mandataris accepteert uitnodigingen (lunches, diners, recepties en andere) die door anderen betaald of gefinancierd worden enkel wanneer aan één van onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

• De uitnodiging behoort tot de uitoefening van het raadswerk.

• De aanwezigheid kan worden beschouwd als functioneel (protocollaire taken, formele vertegenwoordiging van het lokaal bestuur, netwerking, …).

De schijn van corruptie of beïnvloeding is in elk geval minimaal.


Het accepteren van reizen, verblijven en werkbezoeken

Artikel 36
Een lokale mandataris accepteert werkbezoeken, waarbij reis- en verblijfkosten door anderen betaald worden alleen bij hoge uitzondering. Een dergelijke invitatie dient altijd besproken te worden op het college/vast bureau/directiecomité en er dient melding van te worden gemaakt in de notulen van de vergadering. De invitatie kan alleen geaccepteerd worden wanneer het bezoek aantoonbaar van belang is voor het lokaal bestuur en de schijn van corruptie of beïnvloeding minimaal is.


Het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur

Artikel 37
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgelegd zijn over het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur en aan de regels die vastgesteld zijn voor het gebruik van interne voorzieningen voor het raadswerk. In het bijzonder betreft het gebruik van hardware (laptop, smartphone), het gebruik van het mailadres Lanaken.be, het gebruik van burelen en vergaderlokalen, het gebruik van voertuigen en fietsen van het lokaal bestuur.

Artikel 38
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels over onkostenvergoedingen zoals vastgesteld in het huishoudelijk reglement.


Omgaan met informatie

Artikel 39
De raad werkt onder het principe van principiële openbaarheid. Zij ziet erop toe dat het college van burgemeester en schepenen/het vast bureau/directiecomité alle relevante informatie aangaande dossiers, stukken en akten openbaar toegankelijk maakt.

Artikel 40
Een lokale mandataris communiceert eerlijk over de redenen en motieven op basis waarvan hij/zij individueel gestemd heeft. Daarnaast communiceert een lokale mandataris eerlijk over de reden en motieven op basis waarvan de raad als geheel de beslissing genomen heeft.

Artikel 41
Een lokale mandataris is gebonden aan het beroepsgeheim wanneer hij/zij door de functie van lokale mandataris kennis krijgt van geheimen die door personen aan het lokaal bestuur zijn toevertrouwd. Bekendmaking van deze geheimen is verboden, behalve wanneer de wet de openbaring oplegt of mogelijk maakt.

Artikel 42
Naast het strenge beroepsgeheim geldt eveneens een geheimhoudingsplicht voor lokale mandatarissen. Deze plicht beschermt wat besproken wordt tijdens een besloten vergadering (feiten, meningen, overwegingen…).

Wetgeving inzake beroepsgeheim: Strafwetboek, artikel 458

Wetgeving inzake geheimhoudingsplicht: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 29 §4

Wetgeving inzake openbaarheid van de vergadering: Decreet Lokaal Bestuur, artikel 28

Artikel 43
Een lokale mandataris heeft een algemene discretieplicht. Hij/zij gaat op discrete en voorzichtige wijze om met de informatie die hem/haar toekomt in de uitoefening van zijn/haar functie.

Wetgeving inzake vertrouwelijkheid van informatie: Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, artikel 10 §2

Artikel 44

Een lokale mandataris gebruikt de informatie die hij/zij kreeg door de uitoefening van zijn/haar functie enkel voor zijn/haar raadswerk en niet voor zijn/haar persoonlijk belang of voor het persoonlijk belang van anderen.

Artikel 45
Een lokale mandataris maakt brieven niet openbaar en stuurt e-mails niet door wanneer het niet zeker is dat de afzender daarmee zou instemmen. Bij twijfel over de bedoeling van de afzender wordt de expliciete toestemming gevraagd.

Onderlinge omgang en afspraken over vergaderingen

Artikel 46
Raadsleden gaan respectvol om met elkaar, de leden van het college/vast bureau/BCSD/
directiecomité en de personeelsleden van het lokaal bestuur.

Artikel 47
Lokale mandatarissen houden zich tijdens vergaderingen van de politieke organen aan het huishoudelijk reglement en volgen de aanwijzingen van de voorzitter hierover op.

Artikel 48
Lokale mandatarissen onthouden zich in het openbaar, dus ook in openbare raads- en commissievergaderingen, van negatieve uitlatingen over individuele personeelsleden.

Deontologische commissie

Artikel 49
De gemeenteraad en OCMW-raad richten in hun schoot één deontologische commissie op voor mandatarissen. Deze commissie wordt belast met de naleving van de bepalingen van deze deontologische code.

Deze deontologische commissie bestaat uit 11 effectieve leden gekozen onder de raadsleden en wordt als volgt samengesteld: eerst vindt een voorafname plaats waarbij aan elke fractie één vertegenwoordiger wordt toegewezen. De overige mandaten worden verdeeld door het systeem
Imperiali toe te passen op de zetelverdeling in de raad. In elk geval moet de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau steeds hoger zijn dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.

De samenstelling van deze commissie vindt plaats door middel van een voordrachtsakte gericht aan
de voorzitter van de raad. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden en hun plaatsvervangers, ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de betrokken fractie. Indien de fractie maar uit twee verkozenen
bestaat, volstaat de handtekening van één van hen. Niemand kan meer dan één akte ondertekenen
per beschikbaar mandaat voor de fractie.

Ingeval van mogelijke belangenvermenging dient een commissielid zich sowieso te laten vervangen door zijn/haar plaatsvervanger.

De deontologische commissie duidt onder haar leden een voorzitter aan. De algemeen directeur maakt deel uit van de deontologische commissie en wordt belast met notulering, dossiervoorbereiding en dossieruitvoering. 

Artikel 50

Een dossier kan voor de deontologische commissie gebracht worden op volgende wijze:

• Wanneer een lokale mandataris twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de code zou kunnen zijn, wint het lid hierover eerst advies in bij de algemeen directeur.

• Wanneer een lokale mandataris twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris, dan waarschuwt hij/zij die persoon. De lokale mandataris verwoordt de twijfels en verwijst de betrokkene zo nodig door naar de algemeen directeur.

• Wanneer een lokale mandataris vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kan hij/zij hiervan melding van maken bij
  de algemeen directeur.

• Pas indien het vermoeden van een schending blijft bestaan, meldt de lokale mandataris dit per brief of digitaal aan de voorzitter van de deontologische commissie.

Daarnaast is de deontologische commissie ook bevoegd om:

• Een advies te geven over door de raad geplande wijzigingen of aanvullingen aan de deontologische code.

• Een advies te geven over een casus die door het lokaal bestuur aan de commissie wordt voorgelegd en die niet specifiek betrekking heeft op een lokale mandataris.

Artikel 51

Alleen meldingen of klachten die gericht zijn tegen individuele mandatarissen zijn ontvankelijk.
Klachten tegen een fractie of tegen een orgaan in zijn geheel zijn niet ontvankelijk.

Indien het klachten betreft die gericht zijn tegen individuele mandatarissen, is er verder ontvankelijkheidsonderzoek. Vanaf datum van ontvangst is de voorzitter verplicht om de
deontologische commissie binnen 14 dagen bijeen te roepen.

Artikel 52

De deontologische commissie gaat na over welke mandataris er een melding of klacht wordt gemaakt en in welke hoedanigheid. De commissie zal vervolgens de klacht en de feiten onderzoeken. Ze hoort in elk geval de melder/klager en de persoon die het voorwerp uitmaakt van de melding of klacht. Het staat de commissie vrij om andere personen te horen.

De deontologische commissie zal uiterlijk binnen 60 dagen na ontvangst van de melding of klacht door de voorzitter, een uitspraak overmaken aan de raad (gemeenteraad, OCMW-raad of BCSD) waarvan de mandataris deel uitmaakt. Dezelfde termijn geldt bij vragen tot advies.

Artikel 53

Uitspraken van de deontologische commissie kunnen leiden tot:

• Een advies of aanbeveling aan de raad over de aanvulling of wijziging van de deontologische code.

• Een advies over een casus aan het lokaal bestuur op vraag van het lokaal bestuur.

• Vaststellingen over het gedrag van een mandataris en of deze al dan niet overeenstemmen
  met de deontologische code. Deze vaststellingen worden overgemaakt aan de raad waarvan de mandataris deel uitmaakt. Alleen de raad doet een einduitspraak, die de vorm kan aannemen van een vrijspraak, een aanbeveling of een berisping van de mandataris. De raad kan ook beslissen om het dossier over te maken aan de minister en/of aan het parket.

• Een dossier met de bevindingen van de commissie voor de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen en de betrokken burgemeester, schepen, voorzitter van de raad, voorzitter van het vast bureau, lid van het vast bureau of voorzitter van het BCSD kan
  schorsen of afzetten wegens kennelijk wangedrag of grove nalatigheid. Ook in dat geval wordt het dossier eerst overgemaakt aan de raad, die beslist om het dossier over te maken aan de minister en/of aan het parket.   

Artikel 54

De vergaderingen van de deontologische commissie hebben een gesloten karakter. De persoon die
het voorwerp uitmaakt van de melding of de klacht, kan wel om een openbare behandeling vragen van zijn tussenkomst.

Artikel 55

Er geldt geen aanwezigheidsquorum voor de vergaderingen van de deontologische commissie. 

Leden van de deontologische commissie ontvangen geen presentiegelden.