Uittreksel van Gemeenteraad Lanaken , zitting van 25 maart 2024, 19:00

Akkoord met onderstaand gebruikersreglement. Dit gebruikersreglement vervangt het reglement van 20/12/2021 en treedt in werking vanaf 01/04/2024.

Gebruikersreglement voor gemeentelijke socio-culturele accommodaties en uitleendienst

1. RESERVATIE LOKALEN EN ZALEN

Reservaties van zalen en de Museumkerk dienen schriftelijk via het officiële reservatieformulier bij de afdeling Vrije Tijd toe te komen Dit reservatieformulier kan u op eenvoudige vraag toegestuurd worden.

Reservaties van lokalen kunnen telefonisch, maar bij voorkeur, via e-mail de afdeling Vrije Tijd bereiken.

Er kan slechts ten vroegste 2 jaar voor de datum van de geplande activiteit ingediend worden.

Een reservatie is pas definitief na schriftelijke bevestiging door de administratie en toezending van de reservatiebevestiging. Opties dienen binnen de 14 dagen bevestigd te worden.                            

1.1 De aanvaarde reservatie geeft recht op:                            

-  het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimten. Wijziging is slechts na overleg met de verantwoordelijke mogelijk.

- verlichting, verwarming en onderhoud van de gebruikte ruimten.

- het gebruik van het ter beschikking gestelde meubilair, de uitrusting en apparaten.

1.2 De aanvaarde reservatie verplicht de huurder-aanvrager:            

- tot naleving van het bestaande gebruikersreglement, waarvoor hij zich, door zijn aanvraag akkoord verklaart.

- een voorschot van 10% op de kostenraming wordt gevraagd, en dit voor activiteiten in grote zalen en hal-tentoonstellingsruimte.

- saldo huurgeld: dient binnen 30 dagen na factuurvoorlegging voldaan te worden.

- ingeval van overmacht zal het voorschot terugbetaald worden.

1.3 De afdeling Vrije Tijd moet tijdig en altijd schriftelijk (e-mail) in kennis gesteld worden van het niet-gebruik van een lokaal.

Tijdig annuleren wil zeggen:

voor grote zalen                                            1 maand

voor andere ruimtes                                      7 dagen

De annulatiekosten bedragen bij tijdige annulatie   10% van het te factureren bedrag

bij niet-tijdige annulatie                                        50% van het te factureren bedrag

niet-gebruikt, niet geannuleerd                             100% van het te factureren bedrag

1.4 Voor de activiteit kan op afspraak met de sleutelbeheerder de zaal bezichtigd worden.

1.5 Het niet-naleven van de reservatie-, annulatie- en betalingsclausule kan de weigering van een volgend initiatief tot gevolg hebben.

1.6. Het onderverhuren van de accommodaties is verboden. Bij niet naleving kan hiervoor een weigering voor een volgende verhuring volgen.

2. AANMELDING ACTIVITEIT OF EVENEMENT

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds een reservatie en anderzijds een aanmelding.

Een aanmelding van een activiteit/evenement kan enkel online via

https://www.lanaken.be/evenementenvergunning

U stelt zich zo in regel met:

- de voorschriften inzake gemeentelijke en/of provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden

- de geldende politiereglementen vb. leeftijdsgrens, sluitingsuur, …

- de voorschriften inzake Unisono https://www.unisono.be/

- de voorschriften inzake de wetten op de handelspraktijken.

- de voorschriften inzake de billijke vergoeding.

 3. RESERVATIE MATERIALEN UITLEENDIENST

Reservaties dienen schriftelijk (brief, e-mail) gericht te worden aan:

Gemeentelijke Uitleendienst Lanaken, Aan de Engelse Hof 10 bus 4, 3620 Lanaken

E-mail: vrijetijdsinfopunt@lanaken.be

Volgende gegevens zijn nodig:

-           naam en adres van de vereniging

-           naam, adres en telefoon van de verantwoordelijke ontlener

-           activiteit, plaats, datum en uur.

3.1 Het afhalen en inleveren van de materialen gebeurt uitsluitend tijdens de openingsuren en op het adres van de Gemeentelijke Uitleendienst p/a Vrijetijdsinfopunt, Aan Engelse Hof 10 bus 4, te 3620 Lanaken.

De ontlener tekent bij het afhalen voor een goede ontvangst van de materialen.

Kleine materialen dienen op maandag, woensdag, vrijdag opgehaald of terug gebracht  te worden.

Er wordt een korting van 50% voorzien indien men de goederen langer dan 1 week huurt.

Leveringskosten bedragen 10% van de totale huurkost met een maximum van € 50 (brengen en terughalen inbegrepen).

Bij laattijdig inleveren van het materiaal wordt een extra huurperiode aangerekend alsook kosten igv. eventuele externe inhuur bij derden

3.2 Het materiaal dient in dezelfde staat teruggegeven te worden als deze waarin het zich bevond bij de ontlening.

Bij laattijdig inleveren van het materiaal wordt een extra huurperiode aangerekend. Dit kan eventueel vermeden worden door de uitleendienst tijdig te verwittigen.

3.3 De ontlener verbindt er zich toe dat de materialen uitsluitend bediend zullen worden door personen die eveneens op de hoogte zijn van het correcte gebruik en de correcte behandeling van de materialen. Tenslotte verbindt hij zich ertoe alle schriftelijk en/of mondeling verstrekte richtlijnen inzake het gebruik en de behandeling van de materialen strikt na te leven.

3.4 Indien een vorige lening door de ontlener niet volledig is afgehandeld, hetzij omdat het materiaal nog niet of niet volledig werd teruggebracht, hetzij omdat enige andere kost ten laste van de ontlener nog niet werd vereffend, wordt geen nieuwe lening toegestaan.

3.5 Elke beschadiging, diefstal of verlies van de materialen komt ten laste van de ontlener. Iedere herstelling wordt slechts uitgevoerd door of in opdracht van de Gemeentelijke Uitleendienst. Het is de ontlener ten strengste verboden zelf herstellingen uit te voeren of te laten uitvoeren. Alle herstellingskosten komen op het conto van de ontlener en worden verrekend op basis van de herstellingsfactuur.

Bij diefstal, verlies of volledige beschadiging wordt de ontlener de nieuwwaarde van de materialen aangerekend. Het is raadzaam een verzekering af te sluiten.

3.6 De ontlener verbindt zich ertoe de materialen in geen enkel geval verder uit te lenen of tegen vergoeding verder te verhuren aan derden.

3.7 De Gemeente Lanaken kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen voor de ontlener of voor derden die zouden voortvloeien uit het gebruik van de materialen.

3.8 Door het ontlenen van enig materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en waarborgt de stipte naleving ervan. Het niet naleven van de richtlijnen beschreven in dit reglement, herhaalde tekortkomingen of beschadigingen van het materiaal kan aanleiding geven tot uitsluiting van het gebruik van de uitleendienst.

3.9 De gemeente Lanaken verhuurt een mobiele podiumwagen. Aanvragen om deze podiumwagen te huren gebeuren via het aanmeldingsformulier. Het podium wordt geplaatst en opgeruimd door de technische dienst. Deze wordt enkel op het grondgebied van de gemeente Lanaken geplaatst en opgehaald.

4. VERANTWOORDELIJKHEID

4.1. De huurder is verantwoordelijk voor de schade aan de gebouwen, uitrustingen en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door hemzelf, door zijn aangestelde of door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit.Het nemen van een verzekering, ter dekking van dit risico, moet door de huurder zelf genomen worden. In bepaalde gevallen kan deze verzekering geëist worden door het gemeentebestuur. (verzekering "van nagel tot nagel" voor tentoonstellingsruimte, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid)

4.2. Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken of te beschrijven. Versieringen worden aangebracht zonder schade te berokkenen.

4.3. De veroorzaakte en/of vastgestelde schade moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden. Na oproeping van de betrokkene wordt in gezamenlijk overleg de schaderaming en de schaderegeling procedure vastgesteld. De kosten zullen doorgerekend worden aan de gebruiker. Bij niet-verschijning van de betrokkene wordt door de afdeling Vrije Tijd zelf een schaderaming gemaakt.

4.4. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van of schade aan achtergelaten apparaten, goederen of uitrusting van de gebruikers. Daarom is de gebruiker dan ook verplicht onmiddellijk na iedere activiteit de materialen, goederen en uitrusting, niet behorend tot het patrimonium van het gemeentebestuur te verwijderen.
Evenmin kan het gemeentebestuur voor ongevallen verantwoordelijk gesteld worden, noch kan het gemeentebestuur aansprakelijk gesteld worden voor schade aan derden (bezoekers). Elke gebruiker zal steeds vrije toegang verschaffen aan het personeel van het gemeentebestuur in werkopdracht.

4.5. De toegang tot de technische lokalen, het podium en de artiestenloges is verboden voor alle personen, die er niet om dienstredenen geroepen zijn.

5. VEILIGHEID

5.1 Het overschrijden van het aantal toegewezen plaatsen, is omwille van brandpreventie verboden.

5.2 Het gebruik van de vestiaire bij activiteiten is verplicht. Regenschermen, losse jassen en tassen zijn in schouwburgen en feestzalen niet toegelaten.

5.3 Het rookverbod geldt in openbare gebouwen. De organisator zorgt voor extra bekendmaking hieromtrent.

5.4 Brandbestrijding- en brandmelding apparatuur is geen speelgoed. Misbruik wordt financieel gesanctioneerd. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake arbeidsinspectie(A.R.A.B. en A.R.E.I.) in het gedrang kunnen brengen zijn strafbaar en dus streng verboden.

5.5 Het gebruik van gasflessen is verboden in de gebouwen.

5.6 Het gebruik van vuurwerk en ander pyrotechnisch materiaal is verboden.

5.7 Tijdens de activiteit wordt er geen materiaal of eetkramen geplaatst voor deuren of nooduitgangen. De vluchtwegen dienen ten alle tijd vrij te zijn.

5.8 Het niet naleven van deze veiligheidsmaatregelen heeft de verplichte stopzetting van de activiteit door het gemeentebestuur tot gevolg.

5.9 De geldende geluidsnormen dienen gerespecteerd te worden.

Concreet:

Als in het ontmoetingscentrum/gemeenschapscentrum muziek elektronisch versterkt wordt, zijn de volgende categorieën van geluidsnormen van toepassing:

- Het maximaal geluidsniveau situeert zich tussen 85 dB(A) en 95 dB(A). In dit geval zijn metingen verplicht ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Er mag getoetst worden aan 102 dB(A). LAmax.slow

- Het geluidsniveau is hoger dan 95 dB(A) en bedraagt maximaal 100 dB(A). In dit geval zijn metingen en registraties verplicht ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats.

- Het gemiddelde mag nooit boven 100 dB(A) komen.

Bij niet naleving van deze verplichting of bij aangemelde geluidsoverlast, kan bij een volgende aanmelding de vergunning geweigerd worden door het schepencollege.

6. GEBRUIK INFRASTRUCTUUR

6.1 De lokalen zijn in principe in behoorlijke staat en afgesloten.

vóór de activiteit: sleutel of badge afhalen bij de sleutelbeheerder op afspraak.

gedurende de activiteit:

- zuinig zijn met energie

- alles behandelen alsof het van uzelf is

- andere activiteiten niet storen

na de activiteit:

- opruimen en lokaal in oorspronkelijke opstelling terugplaatsen

- licht en verwarming doven

- zaal afsluiten en de sleutel of badge terug bezorgen aan de sleutelbeheerder

- voor een verloren sleutel of badge zal de kostprijs voor vervanging aangerekend worden

6.2 Het normale einde van de activiteit is vastgesteld op:

Voor een bal, feest,... geldend reglement inzake sluitingsuur (2 uur) met een stil uur vooraleer de verplichte ontruiming. (het stil uur dient grotendeels voor het nakomen van de poetsverplichting). Naargelang de activiteit blijkt het bovendien soms nog nodig een nachtvergunning aan te vragen.

Afwijkingen inzake einduren zijn enkel mogelijk mits goedkeuring van het gemeentebestuur.

7. GEBRUIK VAN BUFFETTEN

7.1 De inrichter is verplicht dranken bij de depothouder van het gemeentebestuur aan te kopen en is gebonden aan het contract met de brouwerij.Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, zal er een passende sanctie volgen.

Procedure:

1.         Vaststelling door ambtenaar van de gemeente (administratie, poets, klus, sleutelbeheerder…) door middel van foto's of ander bewijsmateriaal

2.         De gebruiker wordt in kennis gesteld van de overtreding door e-mail of telefonisch.

3.         Iedere overtreding wordt voorgelegd aan het schepencollege, zij bepalen een passende sanctie.

Mogelijke sancties zijn:

-           Geldboete

-           Schrapping bij volgende huuraanvraag

-           Inhouding gemeentelijke subsidie, indien het een gesubsidieerde vereniging betreft

-           stopzetten van de activiteit

7.2 De organisator zorgt zelf voor het vullen van frigo's voor de activiteit en het ledigen van de frigo's na de activiteit.

7.3 Dranken in glazen, flessen, bekers mogen onder geen beding mee naar buiten genomen worden. De drankenhandelaar heeft het recht om voor de huur van de glazen een bedrag aan te rekenen.

8. AFVALBEHEER

8.1 Voor de regelgeving omtrent afvalsortering verwijzen we naar het actueel geldende gemeentelijk reglement betreffende duurzame evenementenhttps://www.lanaken.be/reglement-duurzame-evenementen

9. POETSVERPLICHTING

9.1  Bij het gebruik van de infrastructuur bestaat de poetsverplichting.

       Deze verplichting houdt in:

• glazen, kopjes en dienbladen ledigen en afwassen

• tafels, stoelen en barmeubel poetsen

• gemorst vocht op vloeren en meubilair onmiddellijk opvegen

• verwijderen van afval leeggoed, resten en niet-gebruikte voorraden.

• vegen van vloer(standplaats buffet dweilen).

• alle materialen verwijderen

• buiten en rond de gebruikte infrastructuur mag geen afval blijven rondslingeren

Containers hiervoor zijn bijkomend te huren via het aanmeldingsformulier of men kan het afval zelf meenemen. Anders worden de opruimkosten conform het actuele geldende retributiereglement door gefactureerd. https://www.lanaken.be/retributiereglement-gemeentelijke-diensten

Dit alles dient onmiddellijk na de activiteit te gebeuren.

Indien niet voldaan wordt aan de poetsverplichting worden de extra poetsuren doorgerekend aan uurloontarief, vermeld in het actuele geldende gemeentelijk retributiereglement.

9.2 Bij bepaalde activiteiten in het cultureel centrum kan het afdekken van de parketvloer geëist worden en dienen de volgende richtlijnen vervuld of in acht genomen te worden:

- De vloerbedekking wordt gratis ter beschikking gesteld door de afdeling Vrije Tijd

- De gebruiker zal zelf instaan voor het plaatsen van de vloerbescherming

- De vloerbescherming wordt door het personeel van de afdeling Vrije Tijd opgeruimd.

9.3 Bij uitbating van een eetkraam buiten de gebouwen draagt de organisator de verantwoordelijkheid dat het openbaar domein proper achter gelaten wordt. Dit wil zeggen dat alle afval opgeruimd wordt.

9.4 WC- bewaking is verplicht bij activiteiten met meer dan 500 bezoekers en bij bals en feesten. De WC rolhouders worden gevuld voor iedere activiteit. Voor het verbruik tijdens de activiteit dient de organisator zelf in te staan. Bij niet naleving worden hiervoor extra poetsuren doorgerekend aan uurloontarief..

10. MUSEUMKERK

10.1 De Museumkerk is een openbare ruimte en dient als dusdanig toegankelijk te zijn binnen de openingsuren bepaald door de dienst voor toerisme.

10.2 De Museumkerk kan gehuurd worden voor; lezingen, concerten en andere culturele activiteiten buiten de geldende openingsuren.

10.3 Kerkelijke plechtigheden (huwelijk, doop,…) kunnen plaatsvinden op voorwaarde dat de toeristische werking niet in het gedrang komt.

11. INFOBORDEN

De regelgeving rond het gebruik van de infoborden staat in een apart reglement. Dit reglement kan opgevraagd worden bij de afdeling Vrije Tijd  en is tevens terug te vinden op www.lanaken.be/infoborden

12. TARIEVEN

De tarieven in verband met het huren van socio-culturele accommodaties, materialen van de gemeentelijke uitleendienst en apparaten van het cultureel centrum worden bepaald in het actueel geldende retributiereglement afdeling Vrije Tijd.

https://www.lanaken.be/cultureel-centrum