Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 2 september 2024, 18:00
Datum publicatie: 3 oktober 2024
Openbare behandeling van agendapunt
7. Gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker (Gemeenteraadslid)
- Melody Debaetselier (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Sofie Lapiere (Gemeenteraadslid)
- Thomas Malisart (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Bart Nevens (Gemeenteraadslid)
- Francis Peeters (Gemeenteraadslid)
- Jonas Piot (Gemeenteraadslid)
- Stef Ryckmans (Gemeenteraadslid)
- Jelke Segers (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Mia Vandervelde (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
- Ann Vannerem (Gemeenteraadslid)
- Tine Vanneste (Gemeenteraadslid)
- Maarten Willems (Gemeenteraadslid)
- Chris Wynants (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Walter De Brouwer (Gemeenteraadslid)
- Sabine Ledens (Gemeenteraadslid)
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek werd goedgekeurd.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker
- Melody Debaetselier
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sofie Lapiere
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Jelke Segers
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Melody Debaetselier
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sofie Lapiere
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Jelke Segers
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Openbare titel besluit:
7. Gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek
Korte openbare beschrijving:
De gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek werd goedgekeurd.
Gemeenteraad,
Gelet op de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuurinzonderheid artikel 40 §3
Gelet op het Algemeen verhuurreglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur d.d. 4 oktober 2021;
Overwegende de noodzaak een gebruiksovereenkomst op te stellen voor een goed gebruik van de oude kleuterschool van gemeente Kortenberg gelegen in de Dorpsstraat 182 te 3078 Meerbeek;
Overwegende dat dit reglement werd opgemaakt in samenspraak met de vaste gebruiker;
Beslist,
De gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek wordt als volgt goedgekeurd:
Gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek
Goedgekeurd door de gemeenteraad op 2 september 2024
GEBRUIKSOVEREENKOMST OUDE KLEUTERSCHOOL TE MEERBEEK
Tussen de ondergetekenden
enerzijds
de gemeente Kortenberg, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden Alexandra Thienpont, burgemeester, en Leen Ceuppens, algemeen directeur, handelend in uitvoering van het raadsbesluit ‘gebruiksovereenkomst oude kleuterschool te Meerbeek’ houdende vaststelling van de voorwaarden van onderhavig overeenkomst tot gebruik van de oude kleuterschool te Meerbeek,
hierna de gemeente genoemd
en
anderzijds
Turnvereniging De Krakende Spieren, met maatschappelijke zetel te Schoonaardestraat 133, 3078 Meerbeek, hier vertegenwoordigd door Luc Engelborghs, voorzitter, en Nathalie Engelborghs, secretaris,
hierna de vaste gebruiker genoemd,
Artikel 1:
De accommodatie waarop deze overeenkomst betrekking heeft :
Oude kleuterschool, Dorpsstraat 182 te 3078 Meerbeek: voorste lokalen, centrale inkom, achterste lokalen, sanitair en de volledige buitenruimte achteraan. Geen exclusief gebruik van de parking vooraan gelegen.
Het maximum aantal toegelaten aanwezigen (rechtstaand) is 75 personen. Ingeval van mogelijkheid tot zitten aan tafels of rijen dient dit te worden aangegeven door de gebruiker. Het maximaal aantal toegelaten aanwezigen, en de opstelling van de zaal, zal dan beoordeeld worden door de gemeente bij aanvraag.
De lokalen worden uitsluitend gebruikt voor sporten die geen risico op beschadiging van de terreinen inhouden. Zonder toestemming van het college mag de gebruiker aan de terreinen geen andere bestemming geven.
Activiteiten die afwijken van hun normale werking dienen gemeld te worden bij de sportdienst. Indien nodig dient men tijdig een evenementenaanvraag in (bv: opendeur, kijkdag,…). Na toestemming van het college kan het evenement plaatsvinden.
Artikel 2:
De overeenkomst loopt van 4 september 2024 tot en met 31 augustus 2025. Deze kan stilzwijgend verlengd worden tot en met 31 augustus 2026. Deze overeenkomst kan op elk moment en in onderling overleg tussen de gemeente en de vaste gebruiker aangepast worden. Eénzijdige opzeg kan jaarlijks tot en met 31 mei in het jaar x, de overeenkomst loopt dan af op 1 september van het jaar x. M.a.w. de vaste gebruiker kan steeds het seizoen volledig uit doen. De éénzijdige opzeg dient te gebeuren door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 3:
Turnvereniging De Krakende Spieren is de enige gebruiker van de oude kleuterschool te Meerbeek. Sportactiviteiten kunnen plaatsvinden van 8 uur tot 23 uur.
De aanvraag tot reservatie gebeurt via het online reservatiesysteem van de gemeente.
Deze methode is voorbehouden voor wie beschikt over een login met betrekking tot dit reservatiesysteem. De reservatie is pas finaal na bevestiging ervan in het reservatiesysteem.
Artikel 4:
De volledige locatie (binnen en buiten) wordt ter beschikking gesteld tegen een huurprijs van 5 euro per uur. Na ondertekening van deze gebruiksovereenkomst worden de huurprijzen gefactureerd door de gemeente aan de vaste gebruiker. De vaste gebruiker ontvangt deze factuur in twee keer, de eerste factuur begin januari (periode juli-december) en de tweede factuur begin juli (periode januari-juni).
Artikel 5:
De gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor openen en sluiten van de deuren. Op elk ogenblik kan er toezicht uitgeoefend worden door het gemeentepersoneel.
Men bekomt de nodige sleutels/badges die toegang bieden tot de accommodaties via de sportdienst. Mits het betalen van een waarborgsom van € 30 per sleutel/badge is deze eigendom van de vaste gebruiker voor de duur van de overeenkomst. Deze waarborgsom wordt aan de vaste gebruiker teruggegeven bij het inleveren van de sleutel/badge.
Artikel 6:
De vaste gebruiker staat met eigen middelen in voor:
• de specifieke inrichting van de locatie
• alle trainings- en wedstrijdmateriaal
• E.H.B.O. materiaal
• borstelen en dweilen van de vloer in de gebruikte lokalen
• de toiletten worden netjes achter gelaten en gepoetst
• afval verwijderen en vuilnisbakken leegmaken en tijdig aanbieden voor ophaling
• openen en sluiten van de accommodatie
• de brandverzekering van de eigen inboedel
• de accommodatie proper achterlaten: reinigen met nat en geen zwerfvuil!
De vaste gebruiker is verantwoordelijk voor:
• alle mogelijke schade, behalve brandschade volgens de wettelijke bepalingen van de wet van 1/2/1988, toegebracht aan de gehuurde lokalen van de accommodatie gedurende de huurtijd. De vastgestelde schade dient, onverminderd eventuele strafrechtelijke vervolging, door de gebruiker op eerste verzoek van het gemeentebestuur integraal te worden vergoed.
• het gedrag van alle aanwezigen.
• het maximum aantal toegelaten aanwezigen mag niet overschreden worden en kan op ieder moment door de gemeente worden aangepast. Bij overtreding van deze maxima kan de gemeente Kortenberg niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen. De aansprakelijkheid ligt dan volledig bij de gebruiker.
• het correct afsluiten van de lokalen.
• de gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden in geval van diefstal.
• eventuele lichamelijke en/of stoffelijke schade van zijn leden. De huurders zijn als enige verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid.
• de nooduitgangen die vrij moeten blijven van materieel
• verlies en/of diefstal van persoonlijke bezittingen, sportuitrustingen en -materieel, e.d.
• het doen naleven van het rookverbod
• rationeel energieverbruik: na gebruik doven van de lichten, sluiten van alle waterkranen.
• het naleven van richtlijnen en afspraken met gemeentepersoneel
• het melden van defecten of gebreken
Het is alle gebruikers verboden zonder uitdrukkelijke toestemming van de gemeente kleine of grote wijzigingen aan te brengen (niet in muren boren, geen wijzigingen sloten, geen camera’s, etc.). Toegang tot de technische ruimte en wijzigingen aan de technische installaties zijn niet toegestaan voor de vaste gebruiker.
De vaste gebruiker is verplicht de accommodatie en de inboedel te vrijwaren van schade. Eventuele moedwillige beschadigingen dienen onmiddellijk gemeld te worden aan de gemeentelijke sportdienst. Eventuele herstellingen gebeuren vanwege het gemeentebestuur. De kosten hieraan verbonden worden door de gebruiker op eerste verzoek van het gemeentebestuur vergoed.
Artikel 7:
De gemeente staat in voor:
• brandverzekering van het gebouw exclusief de inboedel
• keuringen elektriciteit/noodverlichting
• keuringen brandblusapparaten
• het ter beschikking stellen van poetsmateriaal
• alle grote en kleine werken en eigenaar onderhoud van de accommodatie en technische installaties
• controle en toezicht op taakuitvoering door de vaste gebruiker
• alle kosten voor nutsvoorzieningen van de volledige accommodatie. De gemeente eist een rationeel gebruik en rekent hiervoor op de burgerzin van de gebruikers.
Artikel 8:
Het college van burgemeester en schepenen en/of zijn afgevaardigde behouden zich het recht voor op elk ogenblik toezicht te kunnen uitoefenen op de gemeentelijke gebouwen. Indien wordt vastgesteld dat de richtlijnen betreffende het gebruik van de accommodatie niet worden nageleefd, zal het extra werk door het personeel voor het terug in orde brengen doorgerekend worden aan de vaste gebruiker.
Artikel 9:
Niet naleven van de voorwaarden van deze overeenkomst zal door de gemeente worden bestraft. De straf zal representatief zijn voor de inbreuken op deze overeenkomst. Mogelijke sancties zijn een financiële boete en/of het (per direct) ontnemen van de overeengekomen gebruiksuren.
Artikel 10:
De verwerking van persoonsgegevens door de gemeente Kortenberg in het kader van het verhuren van de infrastructuur gebeurt overeenkomstig hetgeen bepaald is in de privacyverklaring. Deze kan op elk ogenblik geconsulteerd worden op de website van de gemeente (https://www.kortenberg.be/privacy). Een kopie ervan kan steeds worden verkregen in het Administratief Centrum (Dr. V. De Walsplein 30, 3070 Kortenberg).
Opgemaakt te Kortenberg, op……………………………………… in twee exemplaren waarvan één voor elke partij.
Namens de begunstigde, Namens het bestuur,