Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 23 mei 2022, 18:00
Datum publicatie: 30 juni 2022
Openbare behandeling van agendapunt
4. Kennisname Lokaal bemiddelingsboek 2021 Vlaamse Ombudsdienst, bevattende de klachtenrapportering 2021 van gemeente en Welzijnshuis Kortenberg, en goedkeuring nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker (Gemeenteraadslid)
- Walter De Brouwer (Gemeenteraadslid)
- Melody Debaetselier (Gemeenteraadslid)
- Axel Degreef (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Thomas Malisart (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Bart Nevens (Gemeenteraadslid)
- Francis Peeters (Gemeenteraadslid)
- Jonas Piot (Gemeenteraadslid)
- Stef Ryckmans (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Mia Vandervelde (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
- Ann Vannerem (Gemeenteraadslid)
- Tine Vanneste (Gemeenteraadslid)
- Maarten Willems (Gemeenteraadslid)
- Chris Wynants (Gemeenteraadslid)
- Marinus van Greuningen (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Sabine Ledens (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
Voorzitter: Ann Van de Casteele
Secretaris: Leen Ceuppens
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad nam kennis van het Lokaal bemiddelingsboek 2021, bevattende het jaarverslag van de werking van de Vlaamse Ombudsman als lokaal ombudsman en het klachtenrapport van de gemeente Kortenberg en het Welzijnshuis Kortenberg. De gemeenteraad keurde eveneens een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst goed.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Openbare titel besluit:
4. Kennisname Lokaal bemiddelingsboek 2021 Vlaamse Ombudsdienst, bevattende de klachtenrapportering 2021 van gemeente en Welzijnshuis Kortenberg, en goedkeuring nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst
Korte openbare beschrijving:
De gemeenteraad nam kennis van het Lokaal bemiddelingsboek 2021, bevattende het jaarverslag van de werking van de Vlaamse Ombudsman als lokaal ombudsman en het klachtenrapport van de gemeente Kortenberg en het Welzijnshuis Kortenberg. De gemeenteraad keurde eveneens een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst goed.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur inzonderheid artikel 40 inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad;
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur inzonderheid artikel 302 waarin gestipuleerd wordt dat de gemeenteraad bij reglement een systeem van klachtenbehandeling organiseert;
Gelet op het reglement burgerparticipatie van de gemeente Kortenberg, goedgekeurd door de gemeenteraad op 6 december 2021, waarbij de klachtenbehandeling op het ambtelijke niveau wordt georganiseerd en maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben;
Gelet op het feit dat er volgens artikel 303 §3 van het decreet over het lokaal bestuur jaarlijks aan de gemeenteraad en de raad van maatschappelijk welzijn gerapporteerd dient te worden over de klachten ingediend tegen de gemeente en tegen het Welzijnshuis;
Gelet op het feit dat dit overzicht van de klachten gericht aan de gemeente en het Welzijnshuis Kortenberg volgens de overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst overgemaakt dient te worden aan haar lokale kamer voor het opmaken van haar jaarverslag;
Gelet op het feit dat het Lokaal Bemiddelingsboek 2021 van de Vlaamse Ombudsdienst, dat het jaarverslag bevat van de werking van de Vlaamse Ombudsman als lokaal ombudsman, raadpleegbaar is via de link https://publicaties.vlaanderen.be/view-file/48613;
Gelet op het feit dat in dit jaarverslag het klachtenrapport van de gemeente Kortenberg en het Welzijnshuis Kortenberg integraal is opgenomen op de pagina’s 77-82;
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur inzonderheid artikel 303 §2 waarin gestipuleerd wordt dat de gemeente een ombudsdienst kan oprichten via een overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst;
Overwegende dat de gemeente en het Welzijnshuis als aanvulling op het bestaande systeem van klachtenbehandeling door de gemeente op 2 september 2019 een samenwerkingsovereenkomst voor tweedelijnsklachtenbehandeling hebben afgesloten met de Vlaamse Ombudsdienst, en dit voor een looptijd van 3 (drie) jaar, ingaand op de dag volgend op het besluit;
Gelet op het feit dat door deze samenwerkingsovereenkomst voorzien is in een professionele en objectieve behandeling van tweedelijnsklachten van privé- of rechtspersonen die klachten hebben over een onbehoorlijk optreden van de gemeente en/of van het Welzijnshuis, alsook in het onderzoek van mogelijke overtredingen van de deontologische code door een mandataris of ambtenaar;
Gelet op het feit dat de hogervermelde samenwerkingsovereenkomst een einde zal nemen op 1 september 2022;
Overwegende dat sinds de start van de samenwerking zes Kortenbergse klachten werden opgenomen door de Vlaamse Ombudsdienst en de samenwerking telkens positief geëvalueerd werd;
Gelet op het feit dat de voorgestelde overeenkomst een looptijd heeft van onbepaalde duur met ingang vanaf 1 september 2022, en dat de gemeente hiervoor jaarlijks een forfaitaire vergoeding van 0,05 euro per inwoner verschuldigd is;
Overwegende dat de jaarlijkse kostprijs derhalve geraamd kan worden op 1.025 euro;
Gelet op het krediet dat voor 2022 t.e.m. 2025 beschikbaar is en jaarlijks voorzien zal worden op de actie GBB-06.1, beleidsitem 0119-01 en algemene rekening 61500150;
- Gelet op het visum nr. 2022/100 d.d. 2 mei 2022 van de financieel directeur;
Beslist,
De gemeenteraad keurt de volgende samenwerkingsovereenkomst en bijlage eraan met de Vlaamse Ombudsdienst goed:
Artikel 1 Doel
Het lokaal bestuur beschikt reeds over een systeem van interne eerstelijnsklachtenbehandeling. Met huidige overeenkomst wordt een systeem van externe tweedelijnsklachtenbehandeling opgericht, onder de vorm van een ombudsdienst.
Deze ombudsdienst vormt het sluitstuk van de informatiefunctie en de interne klachtenbehandeling.
In concreto betekent dit dat alle klachten eerst geregistreerd en behandeld worden door de interne klachtenbehandeling en doorgestuurd naar de bevoegde dienst voor behandeling, ook als deze rechtstreeks bij de Vlaamse Ombudsdienst zouden terecht gekomen zijn.
Pas als de verzoeker geen genoegen neemt met het antwoord dat door het lokaal bestuur wordt doorgestuurd of het antwoord niet voldoet (toepassing van wetgeving, procedures, …) gaat de klacht over naar de Vlaamse Ombudsdienst.
De Vlaamse Ombudsdienst beslist dan in alle neutraliteit en onafhankelijkheid van het lokaal bestuur een nieuw onderzoek te openen.
Dit alles veronderstelt een intensieve samenwerking tussen het lokaal bestuur en de Vlaamse Ombudsdienst.
Artikel 2 Opdracht
De Vlaamse Ombudsdienst verbindt er zich toe om de opdracht zoals omschreven in artikel 1 van deze overeenkomst op zich te nemen en uit te voeren conform de bepalingen van het Ombudsreglement.
Dit reglement wordt als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.
Artikel 3 Vergoeding
Het lokaal bestuur verbindt er zich toe om voor de uitoefening van de omschreven verbintenissen in deze overeenkomst jaarlijks een forfaitaire vergoeding te betalen van 0,05 euro per inwoner op basis van een factuur die overgemaakt wordt tegen uiterlijk 30 april.
Artikel 4 Verslaggeving
Het lokaal bestuur bezorgt uiterlijk op 10 februari aan de Vlaamse Ombudsdienst het jaarverslag bedoeld in artikel 303, §3, Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 5 Duur
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde duur, met ingang van 1 september 2022, en is door beide partijen opzegbaar.
BIJLAGE Ombudsreglement
Art. 1 Zowel privé- als rechtspersonen die klachten hebben over een onbehoorlijk optreden van het lokaal bestuur, hebben het recht zich tot de ombudsdienst te wenden.
De klager richt zich altijd eerst tot het lokaal bestuur. De tussenkomsten van de ombudsdienst zijn gratis. De betrokkene kan de klacht zowel mondeling als schriftelijk indienen. De ombudsdienst herformuleert schriftelijk de mondeling ingediende klacht.
Art. 2 De ombudsdienst kan beslissen een klacht niet te behandelen wanneer de identiteit van de klager hem/haar onbekend is.
Art. 3 De ombudsdienst is niet bevoegd klachten te behandelen die betrekking hebben op:
1. algemeen geldende voorschriften en reglementeringen op zich, maar wel over de toepassing ervan;
2. het algemeen beleid van het lokaal bestuur;
3. handelingen die buiten de bevoegdheidssfeer vallen van het lokaal bestuur;
4. feiten die duidelijk meer dan een jaar oud zijn;
5. aangelegenheden waarvoor nog een administratieve beroepsmogelijkheid open staat;
6. aangelegenheden die het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure.
Art. 4 De klachten die buiten de toepassing van dit reglement vallen, worden doorverwezen, indien mogelijk.
Art. 5 De ombudsdienst streeft naar oplossingen en verzoeningen. Eenvoudige zaken worden zo veel mogelijk binnen de werkweek behandeld; doorgedreven klachtenonderzoek binnen de drie maanden. De ombudsman beslist over een eventuele verlenging, waarvan hij de betrokkene schriftelijk in kennis stelt.
Zo mogelijk geeft de ombudsdienst aanbevelingen aan het lokaal bestuur om de oorzaken die aanleiding geven tot de klacht in de toekomst weg te nemen.
Art. 6 De ombudsdienst bemiddelt omtrent het optreden ten opzichte van de burgers door het lokaal bestuur (en haar medewerkers) en/of privé-personen (natuurlijke en rechtspersonen) aan wie het lokaal bestuur een dienstverlening heeft toevertrouwd.
Deze bemiddeling gebeurt hetzij naar aanleiding van een klacht, hetzij op verzoek van het college van burgemeester en schepenen.
De ombudsdienst is bevoegd uit eigen beweging een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een dienst zich in een bepaalde situatie heeft gedragen en daar rond een advies te formuleren. Hij/zij stelt hiervan het college van burgemeester en schepenen in kennis.
Art. 7 De ombudsdienst kan alle documenten nodig/nuttig voor het onderzoek opvragen. De dienst kan schriftelijk alle inlichtingen en ophelderingen vragen, om ze op hun waarheidsgetrouwheid kan toetsen, en de ombudsdienst kan iedereen uitnodigen voor een gesprek ter zake.
Art. 8 De communicatie tussen het lokaal bestuur en de ombudsdienst is principieel vertrouwelijk, net zoals de communicatie tussen de klager en de ombudsdienst.
De jaarlijkse forfaitaire vergoeding van 0,05 euro per inwoner wordt geraamd op 1.025 euro. Deze is voor de jaren 2022-2025 voorzien en zal jaarlijks worden voorzien op de actie GBB-06.1, beleidsitem 0119-01 en algemene rekening 61500150.