Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 23 mei 2022, 18:00
Datum publicatie: 30 juni 2022
Openbare behandeling van agendapunt
2. Algemene voorwaarden inschrijven via reservatiesoftware voor gemeentelijke activiteiten (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker (Gemeenteraadslid)
- Walter De Brouwer (Gemeenteraadslid)
- Melody Debaetselier (Gemeenteraadslid)
- Axel Degreef (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Thomas Malisart (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Bart Nevens (Gemeenteraadslid)
- Francis Peeters (Gemeenteraadslid)
- Jonas Piot (Gemeenteraadslid)
- Stef Ryckmans (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Mia Vandervelde (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
- Ann Vannerem (Gemeenteraadslid)
- Tine Vanneste (Gemeenteraadslid)
- Maarten Willems (Gemeenteraadslid)
- Chris Wynants (Gemeenteraadslid)
- Marinus van Greuningen (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Sabine Ledens (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
Voorzitter: Ann Van de Casteele
Secretaris: Leen Ceuppens
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad keurde de ‘Algemene voorwaarden – Inschrijven voor gemeentelijke activiteiten‘ goed.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Openbare titel besluit:
2. Algemene voorwaarden inschrijven via reservatiesoftware voor gemeentelijke activiteiten
Korte openbare beschrijving:
De gemeenteraad keurde de ‘Algemene voorwaarden – Inschrijven voor gemeentelijke activiteiten‘ goed.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 2 december 2019 houdende wijziging van het begrip “dagelijks bestuur”;
Gelet op het ‘Annulatiereglement vakantiewerking dienst Vrije Tijd’ d.d. 9 januari 2017;
Overwegende dat het wenselijk is algemene voorwaarden vast te leggen bij het inschrijven voor alle gemeentelijke activiteiten via de voorziene reservatiesoftware;
Overwegende dat het ‘Annulatiereglement vakantiewerking dienst Vrije Tijd’ geïntegreerd werd in onderstaand reglement en bijgevolg opgeheven dient te worden;
Gelet op de afstemming hieromtrent tussen de verschillende diensten van gemeente en Welzijnshuis die activiteiten aanbieden;
Beslist,
De gemeenteraad keurt de ‘Algemene voorwaarden – Inschrijven voor gemeentelijke activiteiten‘ als volgt goed.
Algemene voorwaarden – Inschrijven voor gemeentelijke activiteiten
GR 23 mei 2022
Artikel 1: Inschrijven
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing als je inschrijft voor een gemeentelijke activiteit via kortenberg.kwandoo.com. Meer info over het inschrijvingssysteem Kwandoo vind je op kortenberg.be/kwandoo.
Denk eraan dat inschrijven en voorafgaand betalen verplicht is voor alle activiteiten. Wie niet beschikt over internet, kan terecht aan de onthaalbalie in het Dienstencentrum of kan een afspraak maken met de balie Vrije Tijd in het Administratief Centrum via 02 755 30 70 of kortenberg.mijnafspraakmaken.be/client. Onderaan vind je het adres terug.
Voor sommige activiteiten (bv. kamp) moet je eerst eenmalig een account aanmaken. Zodra je geregistreerd bent, kan je inschrijven en betalen.
Voor andere activiteiten (bv. lezing) heb je geen account nodig. Maak een keuze uit het activiteitenaanbod, voer je e-mailadres in en reserveer zo je plaats. Indien de activiteit betalend is, kan je meteen online betalen. Je inschrijving is definitief na betaling. Kan je niet online betalen, contacteer dan de Dienst Vrije Tijd (zie contactgegevens onderaan).
Artikel 2: Aantal deelnemers
Voor sommige activiteiten is er een beperkt aantal deelnemers. Dit is afhankelijk van de aard van de lessenreeks, het kamp of de activiteit, van het aantal begeleiders en van de locatie. Zodra een activiteit volzet is, is het niet meer mogelijk om een ticket aan te kopen. In sommige gevallen is het mogelijk om je op een wachtlijst te plaatsen.
Artikel 3: Tarieven
De weergegeven prijs bij de activiteit is de standaardprijs.
Voor de vakantiewerking (kampen, stages, Alles Kids, Grabbelpas, A-teens en ZAP) gelden de volgende kortingen en supplementen:
- Schrijf je een derde kind in voor eenzelfde activiteit via hetzelfde gezinsaccount, dan krijg je 20% korting op de inschrijvingsprijs van het derde kind.
- Wil je inschrijven maar is je domicilie niet in Kortenberg of deelgemeenten, dan betaal je 20% meer dan de vermelde standaardprijs.
Deze korting of supplement geldt enkel voor de vakantiewerking. De inschrijvingssoftware berekent automatisch de prijs die voor jou van toepassing is.
Artikel 4: Vrijetijdspas
Je kunt voor alle gemeentelijke activiteiten (inclusief vakantiewerking) een vrijetijdspas aanvragen waarmee je recht hebt op een sociaal tarief. Het Welzijnshuis beslist of je in aanmerking komt. Wil je meer weten over het sociaal tarief en de voorwaarden, surf dan naar kortenberg.be/vrijetijdspas-met-sociaal-tarief. Schrijf je in aan de balies? Breng dan zeker je vrijetijdspas mee.
Artikel 5: Inschrijving annuleren
5.1 Annulatiereglement vakantiewerking (kampen, stages, Alles Kids, Grabbelpas, A-teens en ZAP)
Als je wil annuleren, ben je verplicht dit te melden aan de Dienst Vrije Tijd. Dit doe je bij voorkeur door een mail te sturen naar vakantiewerking@kortenberg.be. Heb je recht op een terugbetaling (zie voorwaarden in kader hieronder), vermeld dan in diezelfde mail het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder. Als je geen mail kan sturen, bel je best naar de dienst op 02 755 30 70.
| Reden en tijdstip van annulatie | Voorwaarde | Terugbetaling |
| Ziekte of ongeval, voorafgaand aan de activiteit | Op vertoon van een doktersbriefje | 100% |
| Ziekte of ongeval tijdens de activiteit | Op vertoon van een doktersbriefje | Gedeeltelijke terugbetaling in overeenstemming met het aantal gemiste dagen |
| Onmiddellijke annulatie | Bij annulatie op eerste inschrijvingsdag (start van de inschrijvingen) zelf. | 100% |
| Annulatie tot 35 kalenderdagen voor de aanvang van de activiteit |
| 80% |
| Annulatie tussen de 35ste en de 15de kalenderdag voorafgaand aan de activiteit |
| 40% |
| Annulatie in de 15 dagen voorafgaand aan de activiteit |
| Geen terugbetaling mogelijk |
Tot 7 kalenderdagen voor de activiteit kan je jouw inschrijving omzetten in een inschrijving voor een andere activiteit binnen dezelfde vakantieperiode, op voorwaarde dat er nog plaatsen beschikbaar zijn en dat het inschrijvingsgeld voor die activiteit evenveel of meer is dan die voor de activiteit waarvoor je initieel had ingeschreven. In geval van een hogere prijs, moet je het verschil bijbetalen.
Wanneer een activiteit wordt geschrapt of aangepast door de organisator, is een terugbetaling van het inschrijvingsgeld mogelijk.
5.2 Annulatiereglement dorpsrestaurant
Voor maaltijden in het dorpsrestaurant van het Dienstencentrum, kan je maaltijden bestellen of afzeggen tot 3 dagen voor de maaltijddag. Maaltijden die je niet tijdig afzegt, worden enkel terugbetaald in geval van ziekte of ongeval en dit op vertoon van een geldig doktersattest.
Je kan op verschillende manieren een maaltijd annuleren:
- Via het telefonisch onthaal van de Dienst Senioren en Zorg: 02 755 23 10
- Via mail: dienstencentrum@kortenberg.be
5.3 Annulatiereglement overige activiteiten
We stellen het op prijs om tijdig te verwittigen als je uiteindelijk toch niet aanwezig kan zijn. Zo geven we anderen de kans om zich in te schrijven. Annuleren doe je bij voorkeur via een mail naar vrijetijdsbalie@kortenberg.be en dienstencentrum@kortenberg.be.
Als je geen mail kan sturen, neem je contact op met ofwel de Dienst Vrije Tijd ofwel het Dienstencentrum, afhankelijk van wie de activiteit organiseert. Hun contactgegevens vind je onderaan.
Je hebt enkel recht op een terugbetaling in geval van ziekte of ongeval en met een geldig doktersattest. Wanneer een activiteit wordt geschrapt of aangepast (bv. andere datum of inhoud) door de organisator, is een terugbetaling van het inschrijvingsgeld mogelijk.
Heb je recht op een terugbetaling, vermeld dan zeker in je mail het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder.
Artikel 6: Startuur activiteiten
De activiteiten beginnen stipt. Zorg dat je op tijd bent, want na de aanvang van de activiteit laten we in principe geen publiek meer toe, tenzij bij eventuele pauzes.
Artikel 7: Controle tickets
Elk ticket draagt een unieke QR-code. Breng je ticket digitaal of afgedrukt mee naar de activiteit. De geldigheid van het ticket kan bij aanvang van de activiteit gecontroleerd worden.
Artikel 8: Verzekering
8.1 Lichamelijk ongeval
Alle deelnemers aan gemeentelijke activiteiten (incl. vakantiewerking) zijn automatisch verzekerd voor lichamelijke ongevallen. In geval van een ongeval, ontvangt de deelnemer een ongevallenformulier. De gemeentelijke dienst en de gekwetste deelnemer (of ouder in geval van een minderjarige) vullen elk de nodige gegevens in op het formulier. De deelnemer (of ouder) laat een arts de medische verklaring invullen en bezorgt het formulier de volgende werkdag aan de betrokken dienst.
Bij dringende kwetsuren gaat de organisator – bij een minderjarige nadat de ouders telefonisch zijn geraadpleegd - rechtstreeks met de gekwetste naar de dokter of naar het ziekenhuis. Indien nodig wordt een ziekenwagen ingeschakeld. Als er kosten zijn, dan moet de deelnemer/ouder die eerst zelf betalen. waarna er een eventuele tussenkomst is door de verzekering.
8.2 Schade
De gemeente beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Wanneer je meent dat de organisatie aansprakelijk is voor eventuele schade opgelopen tijdens een gemeentelijke activiteit, kan je dit schriftelijk melden aan de betrokken dienst en kan er een schadeformulier ingediend worden. Als de gemeente aansprakelijk blijkt, krijg je via de verzekeringsmaatschappij een vergoeding voor de geleden schade.
Concrete vragen over hoe de verzekering is geregeld voor gemeentelijke activiteiten kan je opvragen via verzekeringen@kortenberg.be.
Artikel 9: Foto’s en verwerken persoonsgegevens
Tijdens de verschillende activiteiten kunnen er foto’s of korte filmopnames gemaakt worden. Er zal je steeds, via je account of ter plaatse, om toestemming worden gevraagd voor publicatie. Uiteraard worden je gegevens verwerkt conform de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Meer informatie op kortenberg.be/privacy
Artikel 10: Vragen?
Met vragen over de vakantiewerking kan je terecht bij:
Dienst Vakantiewerking
02 755 30 70
Dr. V. De Walsplein 30
3070 Kortenberg
(balie Vrije Tijd enkel op afspraak kortenberg.mijnafspraakmaken.be/client.)
Met vragen over alle andere gemeentelijke activiteiten kan je terecht bij:
Dienst Vrije Tijd
02 755 30 70
Dr. V. De Walsplein 30
3070 Kortenberg
(balie Vrije Tijd enkel op afspraak kortenberg.mijnafspraakmaken.be/client.)
Dienstencentrum
02 755 23 10
OC Berkenhof
Beekstraat 25
3070 Kortenberg
(raadpleeg de openingsuren onthaalbalie Dienstencentrum via www.kortenberg.be/dienstencentrum)
Artikel 11: Algemene bepaling
Door in te schrijven verbind je je ertoe de algemene voorwaarden gelezen te hebben en na te leven.
Artikel 12: Geschillen en onvoorziene omstandigheden
Alle interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden betreffende de toepassing van dit reglement worden behandeld door het bestuur van de gemeente Kortenberg.
Artikel 13: Looptijd reglement
Dit reglement gaat in voege vanaf 1 mei 2022 en eindigt op 31 december 2025.
Artikel 14: Annulatiereglement vakantiewerking
Het ‘Annulatiereglement vakantiewerking dienst Vrije Tijd’ dd. 9 januari 2017 wordt opgeheven.