Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 18 december 2023, 19:00

Het reglement voor de organisatie van openbaar toegankelijke evenementen, integraal opgenomen in dit besluit, wordt goedgekeurd.

REGLEMENT VOOR DE ORGANISATIE VAN OPENBAAR TOEGANKELIJKE EVENEMENTEN

GEMEENTE KORTENBERG

GR 18 december 2023

Hoofdstuk 1: Algemene voorwaarden

Artikel 1: Openbare evenementen

Dit reglement heeft betrekking op alle openbare evenementen georganiseerd op het grondgebied van Gemeente Kortenberg.

Artikel 2: Definities / terminologie

2.1 Openbaar evenement

Evenement: een evenement is een activiteit voor het publiek toegankelijk, die plaats vindt in openlucht, tent of in zaal, zowel op het openbare plaats als op privéterrein.

• Openbaar evenement: niet-privé evenement waar iedereen welkom is met of zonder betaling van toegangsgeld of waarvoor promotie gevoerd wordt via gedrukte, digitale of andere kanalen.

• Privé evenement: evenement dat alleen toegankelijk is na voorafgaande persoonlijke uitnodiging, waarbij er sprake is van een persoonlijke band tussen organisator en aanwezigen en waarbij de organisator over een gastenlijst beschikt

• Organisator: de publieke of private rechtspersoon of natuurlijke persoon die een evenement organiseert

• Openbare plaats: de openbare weg met inbegrip van de bermen en voetpaden, de openbare pleinen en terreinen en de niet-openbare terreinen op het ogenblik dat zij voor één of meerdere personen vrij toegankelijk kunnen zijn.

2.2 Fuif en dansfeest

Feest waar aan de mensen de mogelijkheid gegeven wordt om samen te komen en te dansen en waar een DJ, orkest of muziekgroep zorgt voor de nodige muziek.  

2.3 Fuiftoezichter

Lid van de organisatie die zich op vrijwillige basis aan de toegang en in de onmiddellijke omgeving van de feestzaal bevindt en die verhoogd toezicht doet op basis van sociale controle om zo overlast tot een minimum te herleiden. Met onmiddellijke omgeving wordt bedoeld:

• een straal van 50 meter gerekend vanaf de ingang van de feestzaal

• in geval de inrichting gelegen is binnen een afgebakende private plaats wordt een straal van 50 meter gerekend vanaf de twee meest gebruikte ingangen op de grens tussen het privaat- en het openbare plaats.

2.4 Inplantingsplan

Het inplantingsplan bevat minimaal volgende items:

• plan op schaal 1/50

• een legende

• opstellingen (tenten, podia…)

• evacuatiewegen en nooduitgangen

• hulpposten indien aanwezig

• nutsaansluitingen ( gas(flessen opslag), water, elektriciteit)

• blusmiddelen

• eventueel bijzondere risico’s ( vuurwerk, drukpatronen, andere..)

2.5 Grondplan

Het grondplan bevat minimaal volgende zaken:

• plan op schaal 1/200

• een legende

• omliggende straten, eventuele parkings, busstelplaatsen

• hydranten

• afgesloten straten of straten met éénrichtingsverkeer

2.6 Sterke drank

Alle alcoholische dranken die meer dan 1,2 procent gedistilleerde alcohol bevatten en alle niet-gedistilleerde, met een alcoholpercentage van meer dan 22% vol. Ook alcoholpops en alle dranken waarin sterke drank vermengd wordt horen hierbij’

2.7. Brandweerinformatieblad

Een aanvraag tot brandpreventieverslag/advies voor evenementen dient altijd vergezeld te zijn van het brandweerinformatieblad. Een sjabloon is te vinden op de gemeentelijke website.

Hoofdstuk 2: soort evenementen

Artikel 3: Indoor evenement

3.1 Fuiven, dansfeesten en optredens

waarbij elektronisch versterkte muziek wordt geproduceerd of waarbij gebruik gemaakt wordt van andere geluid voortbrengende toestellen.

3.1.1 Extra activiteiten van jeugdhuizen

Activiteiten, georganiseerd door en in het jeugdhuis, waarbij sprake is van: toegangsgeld, optreden, gast DJ of verhuur aan derden

3.1.2 Kleine fuif, dansfeest of optreden

Waar op geen enkel moment meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig zijn.

3.1.3 Grote fuif, dansfeest of optreden

Waar op bepaalde momenten meer dan 500 personen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn. 

3.2 Andere indoor evenementen waar meer dan 500 bezoekers gelijktijdig aanwezig zijn

Artikel 4: Openlucht evenement

Evenement dat doorgaat in open lucht of tent en dat wordt onderverdeeld in volgende categorieën:

4.1 Klein - minder dan 1000 bezoekers gelijktijdig aanwezig

Evenement waar op geen enkel moment meer dan 1000 personen gelijktijdig aanwezig zijn.

4.2 Middelgroot – meer dan 1000 bezoekers gelijktijdig aanwezig

Evenement waar op bepaalde momenten meer dan 1000 personen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn.

4.3 Groot – meer dan 3000 bezoekers gelijktijdig aanwezig

Evenement waar op bepaalde momenten meer dan 3000 personen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn.

Artikel 5: Vuurwerk, kampvuren en kerstboomverbrandingen

Artikel 6: Circussen

Artikel 7: Garageverkoop en rommelmarkt

Artikel 8: Wielerwedstrijden

Hoofdstuk 3: Melding/aanvragen van het evenement

De administratieve procedure met betrekking tot de meldingen en aanvragen van
evenementen wordt in de hierna volgende artikelen beschreven.

Indien een aanvraag niet binnen de gewenste termijn gedaan wordt, kan er niet gegarandeerd worden dat de nodige vergunningen op tijd afgeleverd worden.

Artikel 9: Aanvraagtermijn indoor evenementen

Een aanvraag via het evenementenloket op de gemeentelijke website is verplicht.

Aanvraag minimaal 6 weken voorafgaand aan het evenement voor:

3.1 – Fuiven, dansfeesten en optredens

3.2 – Indoorevenementen waar meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig zijn

Artikel 10: Aanvraagtermijn openlucht evenementen

Zonder toelating van de burgemeester is het verboden om in openlucht evenementen te organiseren. De organisator moet binnen de hieronder bepaalde termijn toelating vragen via het evenementenloket op de gemeentelijke website.

Minimaal 6 weken op voorhand voor:

• 4.1: Klein evenement (-1000 bezoekers)

• 4.2: Middelgroot evenement (+1000 bezoekers)

• 5: Vuurwerk

• 6: Circus

• 7: Garageverkoop en rommelmarkt

Minimaal 14 weken op voorhand voor:

• 4.3: Groot openlucht evenement (+3000 bezoekers)

Minimaal 14 weken op voorhand voor:

• 8: Wielerwedstrijden

Hoofdstuk 4: basisvoorwaarden per soort evenement

Ieder soort evenement bepaald in hoofdstuk 2 moet verplicht voldoen aan een aantal basisvoorwaarden. Na advies van verschillende diensten is De Burgemeester bevoegd om extra voorwaarden op te leggen. Deze extra voorwaarden worden bepaald in hoofdstuk 5 – bijkomende voorwaarden.

Artikel 11: Indoor evenement

3.1 Fuiven, dansfeesten en optredens

3.1.1 extra activiteiten van jeugdhuizen

• Voldoen aan bestaande regel- en wetgeving rond

  • Geluidsnormen en milieuwetgeving

  • Alcohol, drugs en roken

• Maximaal toegestane capaciteit van de zaal mag nooit overtreden worden

• Verkoop en aanbieden van sterke dranken alleen toegalaten na goedkeuring door Burgemeester.

• Naleven van de voorschriften bepaald in het zonaal evenementenreglement van de hulpverleningszone West

3.1.2 Kleine fuif, dansfeesten of optreden (- 500 personen gelijktijdig aanwezig)

• Basisvoorwaarden 3.1.1

• Beschikken over een veiligheidsverantwoordelijke die het ganse evenement aanwezig is, verantwoordelijk is voor de coördinatie van fuiftoezichters en als aanspreekpunt van de politie

• Tijdens het evenement is steeds een EHBO-koffer en een medewerker met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO aanwezig

• De organisatie is in het bezit van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

• Bewijs aangifte Unisono

• Voor jeugdfuiven:

  • alle drank schenken in niet breekbare bekers.

  • sensibiliseren rond gebruik alcohol

  • gebruik maken van een systeem om de wetgeving rond alcoholverkoop aan -16 en -18 jarigen af te dwingen.

3.1.3 Grote fuif, dansfeesten of optreden (+ 500 personen gelijktijdig aanwezig)

• basisvoorwaarden 3.1.2

• deelname aan vooroverleg, met risicoanalyse, en evaluatievergadering tussen organisator, de dienst evenementen en politie

• beschikken over professionele veiligheidsmensen van een erkende bewakingsdienst of mits toelating van de burgemeester een volwaardig alternatief met vrijwilligers (zie voorwaarden op https://www.politie.be/5393/vragen/evenement/inzet-van-vrijwillige-security-op-uw-evenement).

• Beschikken over een professionele EHBO-hulppost

• Tijdig bezorgen van het veiligheidsplan aan het evenementenloket

3.2 Andere indoor evenementen waar meer dan 500 bezoekers gelijktijdig aanwezig zijn

• Maximaal toegestane capaciteit van de zaal mag nooit overtreden worden

• Verkoop van sterke dranken is alleen toegestaan na goedkeuring door de burgemeester

• Tijdig een inplantingsplan bezorgen van de zaal bezorgen aan het evenementenloket

Artikel 12: Openlucht evenement

4.1 Klein - minder dan 1000 bezoekers gelijktijdig aanwezig

• Voldoen aan de bestaande regel- en wetgeving rond

  • Geluidsnormen en milieuwetgeving

  • Alcohol, drugs en roken

• Einduur elektronische versterkte muziek met een maximaal geluidsniveau van 85db(A)LAeq, 15 min.

  • 22u op een dag voorafgaand aan een weekdag

  • 24u op een dag voorafgaand aan een weekenddag of feestdag

• Verkoop en aanbieden van sterke dranken is alleen toegestaan na goedkeuring door de burgemeester

• Aangifte Unisono in orde brengen

• Naleven van de voorschriften bepaald in het zonaal evenementenreglement van de hulpverleningszone west

• Communicatie naar de omwonenden minstens 5 dagen voor de start van de activiteit

  • Programma van de activiteit

  • Einduur muziek – en einduur activiteit

  • Indien van toepassing de inhoud van het Politiebesluit mbt inname openbare ruimte

  • Contactgegevens verantwoordelijke organisatie

• Site en onmiddellijke omgeving opruimen, reinigen en in zijn oorspronkelijke staat herstellen.

Indien wordt vastgesteld dat niet voldaan werd aan bovenstaande dan krijgt de organisatie, indien mogelijk, 24u de tijd om dit recht te zetten (opruim locatie, afvalsortering,…). Nadien  wordt de kost gefactureerd aan volgend tarief: 50 euro per uur, met een minimum van 100 euro.  Ook eventuele extra kosten voor de afvalophaling kunnen worden doorgefactureerd.

• Indien gebruik van signalisatie moet deze binnen de 24u na het evenement verwijderd worden

  • Bij de bevestiging mag er geen schade gebracht worden aan bomen, palen of ander materiaal

• Beschikken over een verantwoordelijke die het ganse evenement aanwezig is en als aanspreekpunt voor de politie fungeert

• Tijdens het evenement is er een EHBO-koffer aanwezig en een medewerker met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO

• Voorzien van een inplantings – en grondplan

• Indien het outdoor evenement ook een fuif, bal, festival of optreden is, gelden ook de voorwaarden beschreven in Artikel 11, § 3.1

• Voor evenementen met signalisatie op het openbaar domein

  • indienen van volgende documenten: plan van het parcours

  • signalisatie dient binnen 24 uur na het evenement verwijderd te zijn

Pijlen of aanduidingsborden die na deze periode nog omhoog hangen worden verwijderd door de gemeente en de kost wordt gefactureerd aan volgend tarief: 50 euro per uur met een minimum van 100 euro.

• start- en aankomstplaats of centrale locatie en onmiddellijke omgeving opruimen, reinigen en in zijn oorspronkelijke staat herstellen

• indien het een mountainbiketocht betreft die gebruik maakt van de gemeentelijke mountainbikeroute dient steeds met de rijrichting mee gereden te worden

4.2 Middelgroot – meer dan 1000 bezoekers gelijktijdig aanwezig

• Voorwaarden van 4.1(klein evenement – minder dan 1000 bezoekers)

• Deelname aan vooroverleg met risicoanalyse, en evaluatievergadering tussen organisator, dienst evenementen en politie

• Beschikken over professionele EHBO-hulppost 

4.3 Groot – meer dan 3000 bezoekers gelijktijdig aanwezig

• Voorwaarden 4.1 en 4.2

• Advies op maat door Brandweerzone is noodzakelijk

Artikel 13: vuurwerk, kampvuren en kerstboomverbrandingen

• Verplicht naleven van alle bepalingen opgenomen in het zonaal reglement van brandweerzone Vlaams-Brabant West voor zover dit niet in tegenspraak is met de algemene bestuurlijke politieverordening;

• Indien het gaat om een openbaar evenement moeten de organisatoren van dit type evenement ook voldoen aan de basisvoorwaarden bepaald in artikel 12 (openlucht evenement)

• Specifiek voor wat vuurwerk betreft is artikel 86 uit de algemene bestuurlijke politieverordening van toepassing waarin staat dat het verboden is om, zowel op de openbare plaats als op private eigendommen, binnenplaatsen en op alle plaatsen die palen aan de openbare weg, om het even welk vuurwerk af te steken, vreugdeschoten af te vuren of voetzoekers, thunderflashes, knal- en rookbussen of andere zaken te laten ontploffen en wensballonnen op te laten. De burgemeester is ertoe gemachtigd toestemming te verlenen om geluidsarm feestvuurwerk af te steken door professionele vuurwerkfirma’s. Aanvragen tot het afsteken van eindejaarsvuurwerk door particulieren worden niet aanvaard. Enkel aan professionele vuurwerkfirma’s kan toestemming gegeven worden door de burgemeester mits inachtname van alle nodige veiligheidsmaatregelen.

Artikel 14: circussen

• Naleven van de basisvoorwaarden bepaald in artikel 12 (openluchtevenement)

• Voldoen aan de wetgeving rond dierenwelzijn

• Indien dieren meereizen moeten bij toepassing van de omzendbrief van de federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu betreffende het houden van dieren in circussen en rondreizende tentoonstellingen voor het plaats vinden van de activiteit volgende documenten worden gevoegd:

  • een kopie van het contract met de erkende dierenarts

  • een kopie van het meldingsformulier voor de dieren die niet voorkomen op de lijst A

  • een afschrift van de combinatiepolis

  • een technische beschrijving van de installaties (verblijven van dieren, tenten, …)

• Indienen van volgende documenten voor het plaats vinden van de activiteit

  • Ondernemingsnummer

  • inrichtingsplan met aandacht voor veiligheid (evacuatie, toegang hulpdiensten…)

  • recent gunstig keuringsattest elektriciteit

  • bewijs van afsluiting van een geldige brandverzekering, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering objectieve aansprakelijkheid

Artikel 15: garageverkoop en rommelmarkten

Afhankelijk van de grootte van het evenement, de locatie en het aantal deelnemers zijn de voorwaarden voor indoor en/of openluchtevenementen van toepassing.

Bijkomend:

• Niet-verkocht materiaal moet verwijderd worden.

• De organisatie moet een inschrijvingslijst van deelnemende verkopers bezorgen.

• Marktopstelling bezorgen met aanduiding van:

  • Standen (verkopers, eet- en/of drankstanden)

  • Eventueel EHBO

  • Alle relevante info

Artikel 16: Wielerwedstrijden

De administratie van het gemeentebestuur gaat na of er een politiebesluit nodig is. Afhankelijk daarvan zijn er andere voorwaarden van toepassing.

Organisatie is conform de richtlijnen en vorm zoals vastgelegd in het Koninklijk besluit tot reglementering van de wielerwedstrijden en van de alle-terreinwedstrijden.

• op openbare domein zonder dat daarvoor een politiebesluit nodig is

• signalisatie dient binnen 24 uur na het evenement verwijderd te zijn

• Pijlen of aanduidingsborden die na deze periode nog omhoog hangen worden verwijderd door de gemeente en de kost wordt gefactureerd aan volgend tarief: 50 euro per uur met een minimum van 100 euro.

• start- en aankomstplaats of centrale locatie en onmiddellijke omgeving opruimen, reinigen en in zijn oorspronkelijke staat herstellen

Indien wordt vastgesteld dat niet voldaan werd aan bovenstaande dan krijgt de organisatie, indien mogelijk, 24u de tijd om dit recht te zetten (opruim locatie, afvalsortering,…). Nadien wordt de kost gefactureerd aan volgend tarief: 50 euro per uur, met een minimum van 100 euro.  Ook eventuele extra kosten voor de afvalophaling kunnen worden doorgefactureerd.

• indien het een mountainbiketocht betreft die gebruik maakt van de gemeentelijke mountainbikeroute dient steeds met de rijrichting mee gereden te worden

• tijdens het evenement is steeds een EHBO-koffer en een medewerker met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO aanwezig

• verkoop of aanbieden van sterke dranken is alleen toegelaten na goedkeuring door het college

• de organisator dient rekening te houden met het convenant van de Prins wanneer van toepassing

• aanvraag dient conform de bepalingen in de brandweerrichtlijnen te zijn

• indienen van volgende documenten minimaal 1 maand voor het plaats vinden van de activiteit:

  • plan van het parcours

• op openbare plaats waarbij het gebruik van openbare plaats geregeld dient te worden door een politiebesluit

• basisvoorwaarden van 4.1

• communicatie naar omwonenden in verband met de inhoud van het politiebesluit , met uitzondering van parkeerverbod

Hoofdstuk 5: bijkomende voorwaarden

Voor alle evenementen, kan de burgemeester, eventueel na advies of risicoanalyse door de gemeentelijke administratie voor evenementenbeheer en een veiligheidsdienst bijkomende voorwaarden opleggen (onderstaande opsomming is niet limitatief):

• 3.1.1: extra activiteiten van jeugdhuizen

  • beschikken over een veiligheidsverantwoordelijke die het ganse evenement aanwezig is, verantwoordelijk is voor de coördinatie van fuiftoezichters en als aanspreekpunt voor de politie fungeert

  • tijdens het evenement zijn steeds 2 fuiftoezichters actief in de onmiddellijke omgeving van de zaal

  • alle drank schenken in herbruikbare bekers

            3.1.2: kleine fuif, dansfeesten of optreden

• deelname aan vooroverleg, met risicoanalyse, en evaluatievergadering tussen organisator, de gemeentelijke administratie voor evenementenbeheer en de politie

• bijzondere verkeersmaatregelen via politieverordening in functie van de veiligheid en mobiliteit van bezoekers en passanten

• 3.1.3: grote fuif, dansfeesten of optreden

  • bijzondere verkeersmaatregelen via politieverordening in functie van de veiligheid en mobiliteit van bezoekers en passanten

Artikel 17: Openlucht evenementen

o    bijzondere verkeersmaatregelen via politieverordening in functie van de veiligheid en mobiliteit van bezoekers en passanten

o    indien het parcours geheel of gedeeltelijk loopt over een gewestweg is toelating van de wegbeheerder vereist

o    indien het parcours geheel of gedeeltelijk loopt door een domein beheerd door het Agentschap voor Natuur en Bos is een machtiging of toelating door het Agentschap Natuur en Bos vereist

Voor alle evenementen kan door de gemeentelijke administratie voor evenementenbeheer of een veiligheidsdienst een startvergadering en/of evaluatievergadering met organisator worden belegd.

Hoofdstuk 6: Bepalingen betreffende verkoop en aanbieden van alcoholische dranken

o          Het college kan, onder bepaalde voorwaarden, en eventueel na advies of risicoanalyse door de gemeentelijke administratie voor evenementenbeheer, toestemming geven tot de verkoop of het aanbieden van sterke dranken.

o          De burgemeester kan het politiereglement aangaande het tijdelijk en plaatselijk verbod op de verkoop en het gebruik van alcoholische dranken in de omgeving van risicodragende evenementen instellen.

o          De burgemeester kan het politiereglement aangaande het tijdelijk verbod op de verkoop van alcoholische dranken naar aanleiding van risicodragende evenementen instellen.

Hoofdstuk 7: Afwijkingen betreffende de geluidsnormen

Voor alle evenementen  kan het college van burgemeester en schepenen volgende afwijkingen op de basisvoorwaarden toestaan:

• Indoor evenementen

Het college kan toestemming geven tot afwijking van de standaard geluidsnormen. Het maximaal toegestane geluidsniveau mag nooit meer bedragen dan 95dB(A)LAeq.15 min. En steeds dienen volgende maatregelen genomen te worden:

• Het geluidsvolume wordt gedurende het volledige evenement gemeten te worden met een reglementair meettoestel

• Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient

• Openlucht evenementen

Het college kan in zeer uitzonderlijke omstandigheden toestemming geven tot afwijking van de standaard geluidsnormen. De uitzondering kan toegestaan worden tot 85dB(A), 95dB(A) en in uitzonderlijke situaties gedurende 1u tot maximum 100 dB(A).

Steeds dienen volgende maatregelen genomen te worden:

• Het geluidsvolume dient gedurende het volledige evenement gemeten te worden met een reglementair meettoestel.

• Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.

Hoofdstuk 8: Afwijkingen betreffende de einduren voor openlucht evenementen

Voor alle evenementen kan het college van burgemeester en schepenen volgende afwijkingen op de basisvoorwaarden toestaan:

Het college kan in zeer uitzonderlijke omstandigheden toestemming geven tot afwijking van de standaard einduren en dit tot max. 3u.

Hoofdstuk 9: Slot- en opheffingsbepalingen

Artikel 18

Dit reglement treedt in werking vanaf 19 december 2023.

Het reglement ‘Organisatie van openbaar toegankelijke evenementen’ van 27 juni 2022 wordt opgeheven.