Type document
Uittreksel document
Openbare behandeling van agendapunt
4. Goedkeuring gebruiksreglement Ontmoetingscentrum Oud Gemeentehuis (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker ( Gemeenteraadslid )
- Walter De Brouwer ( Gemeenteraadslid )
- Axel Degreef ( Gemeenteraadslid )
- Kristien Goeminne ( Gemeenteraadslid )
- David Haelterman ( Gemeenteraadslid )
- Gabriëla Langmans ( Gemeenteraadslid )
- Thomas Malisart ( Gemeenteraadslid )
- Wim Moons ( Gemeenteraadslid )
- Bart Nevens ( Gemeenteraadslid )
- Francis Peeters ( Gemeenteraadslid )
- Jonas Piot ( Gemeenteraadslid )
- Stef Ryckmans ( Gemeenteraadslid )
- Alexandra Thienpont ( Gemeenteraadslid )
- Hendrik Trappeniers ( Gemeenteraadslid )
- Ann Van de Casteele ( Gemeenteraadslid )
- Mia Vandervelde ( Gemeenteraadslid )
- Wim Vangoidsenhoven ( Gemeenteraadslid )
- Harold Vanheel ( Gemeenteraadslid )
- Hans Vanhoof ( Gemeenteraadslid )
- Ann Vannerem ( Gemeenteraadslid )
- Tine Vanneste ( Gemeenteraadslid )
- Maarten Willems ( Gemeenteraadslid )
- Chris Wynants ( Gemeenteraadslid )
- Marinus van Greuningen ( Gemeenteraadslid )
Afwezige leden
- Melody Debaetselier ( Gemeenteraadslid )
- Sabine Ledens ( Gemeenteraadslid )
- Barbara Vermeulen ( Gemeenteraadslid )
Voorzitter: Ann Van de Casteele
Secretaris: Leen Ceuppens
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad keurde het ‘Gebruiksreglement Ontmoetingscentrum Oud Gemeentehuis’ goed.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker ( Gemeenteraadslid )
- Walter De Brouwer ( Gemeenteraadslid )
- Axel Degreef ( Gemeenteraadslid )
- Kristien Goeminne ( Gemeenteraadslid )
- David Haelterman ( Gemeenteraadslid )
- Gabriëla Langmans ( Gemeenteraadslid )
- Thomas Malisart ( Gemeenteraadslid )
- Wim Moons ( Gemeenteraadslid )
- Bart Nevens ( Gemeenteraadslid )
- Francis Peeters ( Gemeenteraadslid )
- Jonas Piot ( Gemeenteraadslid )
- Stef Ryckmans ( Gemeenteraadslid )
- Alexandra Thienpont ( Gemeenteraadslid )
- Hendrik Trappeniers ( Gemeenteraadslid )
- Ann Van de Casteele ( Gemeenteraadslid )
- Marinus van Greuningen ( Gemeenteraadslid )
- Mia Vandervelde ( Gemeenteraadslid )
- Wim Vangoidsenhoven ( Gemeenteraadslid )
- Harold Vanheel ( Gemeenteraadslid )
- Hans Vanhoof ( Gemeenteraadslid )
- Ann Vannerem ( Gemeenteraadslid )
- Tine Vanneste ( Gemeenteraadslid )
- Maarten Willems ( Gemeenteraadslid )
- Chris Wynants ( Gemeenteraadslid )
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Axel Degreef
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Totaal aantal voorstanders: 24
Totaal aantal tegenstanders: 0
Totaal aantal onthoudingen, blanco of ongeldig: 0
Voorstanders
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Axel Degreef
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Met als gevolg,
Goedgekeurd
Openbare titel besluit:
4. Goedkeuring gebruiksreglement Ontmoetingscentrum Oud Gemeentehuis
Korte openbare beschrijving:
De gemeenteraad keurde het ‘Gebruiksreglement Ontmoetingscentrum Oud Gemeenterhuis’ goed.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur , inzonderheid artikel 40 §3;
Gelet op het Algemeen verhuurreglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur goedgekeurd door de gemeenteraad op 4 oktober 2021;
Gelet op het gebruiksreglement d.d. 15 september 2017;
Overwegende dat een update van het bestaande gebruiksreglement d.d. 15 september 2017 aan de orde was;
Overwegende dat deze aanpassing gebeurde in overleg met de verenigingsraad Everberg;
Beslist,
Volgend gebruiksreglement voor het Ontmoetingscentrum Oud Gemeentehuis te Kortenberg wordt goedgekeurd:
| GEBRUIKSREGLEMENT ONTMOETINGSCENTRUM OUD GEMEENTEHUIS |
1. Algemene informatie
a) Het beheer van het ontmoetingscentrum OC Oud Gemeentehuis, gelegen te Gemeentehuisstraat 11 in 3078 Everberg, (hierna ook “de infrastructuur”), is in handen van de vzw Verenigingsraad Everberg (hierna “de infrastructuurbeheerder”).
b) De infrastructuur wordt ter beschikking gesteld van verenigingen, particulieren, bedrijven en overheden in overeenstemming met het Algemeen Huurreglement inzake de Gemeentelijke infrastructuur, hetgeen samen met dit gebruiksreglement integraal van toepassing is op elk gebruik van de infrastructuur.
2. Reservatie en Sleutels
a) Reserveren, vastleggen en betalen gebeurt op dinsdagavond tussen 20 u en 21u30 bij Donald Coorevits, Wolvestraat 23 te Everberg - 02/759.54.58
b) Sleutels voor de gereserveerde infrastructuur dienen te worden afgehaald bij de uitbater van de cafetaria op de vrijdag voorafgaand aan de activiteit tussen 18 en 23 uur en hier terugbezorgd worden de eerste maandag na de activiteit voor 20.00 uur.
c) De overhandiging hiervan gebeurt tegen ondertekening van een ontvangstbevestiging en, waar toepasselijk, na betaling van de waarborg.
Bij feesten wordt een waarborg van 20 euro gevraagd. Wanneer men aanwezig is bij de controle ontvangt men deze terug.
3. Algemene regels inzake het gebruik van de infrastructuur
a) Het is verboden gas- of andere gestookte toestellen te gebruiken of op te stellen in of op het terrein van de infrastructuur, op de stoep voor de centrale ingang en het oud gemeentehuis en aan de ingang van de centrale verwarmingsinstallaties aan de Gemeentehuisstraat 11.
b) Het is verboden te parkeren op alle in 3.a vermelde plaatsen
c) Voor verwarming en ventilatie: raadpleeg de uitbater van de cafetaria
d) Geen enkele wijziging aan de infrastructuur is toegelaten. Meubilair en toestellen die zich bij de aanvang van de gebruiksperiode in de infrastructuur bevinden, mogen de infrastructuur niet verlaten zonder de toelating van de infrastructuurbeheerder.
e) Materialen en toestellen mogen enkel worden binnengebracht worden in de infrastructuur mits toelating van de infrastructuurbeheerder.
f) Het gebruik van bevestigingsmaterialen zoals nagels, haken, vijzen, duimspijkers enz. is verboden.
g) Bij het verlaten van de infrastructuur dient de gebruiker de lichten te doven en alle deuren op slot te doen. Indien van toepassing dienen hiervoor de nodige afspraken gemaakt te worden met de andere aanwezige verenigingen en/of de cafetaria-uitbater.
h) De nooduitgangen moeten te allen tijde vrij van obstakels zijn en de noodverlichtingen moeten steeds zichtbaar zijn;
4. Gebruik grote zaal en toog
a) Stoelen mogen alleen vervoerd worden op de hiervoor bestemde karretjes : na gebruik terugplaatsen => 1 kar (50 stoelen ) blijft in de grote zaal, reserve (7 karren) in zaal Rood.
Voor het vervoer van de tafels is eveneens een aangepaste transpalet voorzien.
b) Ruim eventueel gebroken glas onmiddellijk op (gevaar voor kwetsuren, ... )
c) Gelieve de schappen in de frigo’s niet te verplaatsen (risico op beschadigingen)
d) Alle meegebrachte materialen worden terug meegenomen en al het afval wordt verwijderd.
5. Sanitair
Er zijn 3 damestoiletten, 1 herentoilet, 1 minder-validen-toilet en 4 urinoirs. Toiletpapier en handdrogers zijn eveneens aanwezig. Voor kuisen zie 7.
6. Gebruik vergaderzalen
Reservaties van de vergaderzalen voor regelmatig terugkerende activiteiten worden vastgelegd op de algemene vergadering van de Verenigingsraad Everberg Vzw. Eénmalige of occasionele reservaties kunnen aangevraagd worden via de uitbater van de cafetaria volgens beschikbaarheid van de gewenste vergaderzaal.
7. Opruimen en kuisen
a) De huurder is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de orde en de netheid van de ter beschikking gestelde infrastructuur en materialen. Bij het verlaten van de infrastructuur dienen stoelen en tafels proper te zijn. Alle meubilair en materiaal moeten teruggeplaatst worden in de oorspronkelijke opstelling in elk lokaal. Meubilair en materiaal mogen niet over de vloer gesleept worden maar moeten gedragen worden of met behulp van de daartoe voorziene karren vervoerd worden. Er mag geen afval of vuil op de vloer achterblijven. Zo nodig moet het lokaal met water en zeep gedweild worden.
b) Bij het inschakelen van derden voor het onderhoud van lokalen van OC Oud Gemeentehuis blijft uiteindelijk de vereniging verantwoordelijk voor de netheid en eventuele schade. De overeenkomst tussen de vereniging en deze personen valt volledig buiten de verantwoordelijkheid van de Vzw Verenigingsraad Everberg. De Vzw Verenigingsraad Everberg zal op geen enkel ogenblik tussen komen in geschillen tussen beide partijen.
c) Bij grote activiteiten dient de organisator zelf voor de nodige vuilniszakken te zorgen. De groene restafvalzakken, die verkrijgbaar zijn bij bij de gemeente, dienen gedeponeerd te worden in de zwarte container aan de ingang van de zaal (sleutel container aan te vragen bij reservatie). Papier en karton kan, na dat het verscheurd werd, gedeponeerd worden in de gele container. Glas en andere afval dient door de gebruikers meegenomen te worden.
d) Voor een aantal ruimtes gelden meer specifieke kuisonderrichtingen die hieronder opgesomd worden. Het nodige kuisgerief is te vinden in de berging in de kleedkamer in de zaal .
Na gebruik dient dit kuismateriaal gereinigd teruggeplaatst te worden in de berging; dweilen open hangen op het voorziene droogrek.
e) Grote zaal
Gebruikte tafels met warm water afwassen en stoelen proper en correct terugplaatsen op de karren. Na gebruik dienen alle tafels, stoelen en indien van toepassing podiumelementen terug op de daartoe voorziene plaatsen en de daar vermelde wijze opgeborgen te worden. De parketvloer indien nodig, na uitborstelen, met een weinig warm water dweilen.
f) Toog en inkomhal
Na elk intensief gebruik moeten toogomgeving en inkomhal gepoetst worden. De vereniging zorgt zelf voor de nodige afdrooghanddoeken, schoteldoeken en afwasproducten. De toog en de afwasbakken dienen na gebruik grondig gereinigd te worden. De vloer achter, naast en voor de toog moet met water en zeep gekuist worden. Glazen en bakken, zowel lege als volle, ter afhaling door brouwer in de inkom links plaatsen; kasten en doorgang naar kleedkamer, oud gemeentehuis en buitendeur moeten hierbij vrij blijven. De koelinstallaties uitschakelen, reinigen en deuren open laten. De boilers uitschakelen.
g) Toiletten en kleedkamers
Elke gebruiker zorgt er mee voor dat het sanitaire deel proper blijft. Na gebruik dienen de toiletten en de gebruikte kleedkamers met water en zeepsop gekuist te worden en de vuilbakjes te worden geledigd.
8. Parkeergelegenheid
Er is een ruime parking op het dorpsplein voor de zaal. Binnenbrengen en opstellen van materiaal voor artiesten, orkesten, dj’s, exposanten,.. e.a. kan via de nooduitgangen achteraan de zaal. Deze zijn te bereiken via de parking kant Prins Van Everbergstraat).
9. Controle na gebruik
De controle der gebruikte lokalen gebeurt in overleg met de 2 aangestelde vertegenwoordigers van de Verenigingsraad Everberg Vzw. De aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de inrichtende vereniging bij deze controle achteraf is vereist.
Bij afwezigheid bij de afgesproken controle wordt de overgemaakte waarborg van 20 euro ingehouden.
Indien, na controle, niet voldaan werd aan de voorwaarden opgesteld in dit reglement, vooral met betrekking tot opruimen en kuisen, wordt een gedeelte of het geheel van de waarborg ingehouden of worden de kosten verrekend in het eindfactuur.
10. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking vanaf 5 oktober 2021. Het vorige gebruiksreglement wordt opgeheven.
653.211.2