Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 4 oktober 2021, 18:00
Datum publicatie: 7 oktober 2021
Openbare behandeling van agendapunt
3. Goedkeuring gebruiksreglement Ontmoetingscentrum OC De Zolder (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker ( Gemeenteraadslid )
- Walter De Brouwer ( Gemeenteraadslid )
- Axel Degreef ( Gemeenteraadslid )
- Kristien Goeminne ( Gemeenteraadslid )
- David Haelterman ( Gemeenteraadslid )
- Gabriëla Langmans ( Gemeenteraadslid )
- Thomas Malisart ( Gemeenteraadslid )
- Wim Moons ( Gemeenteraadslid )
- Bart Nevens ( Gemeenteraadslid )
- Francis Peeters ( Gemeenteraadslid )
- Jonas Piot ( Gemeenteraadslid )
- Stef Ryckmans ( Gemeenteraadslid )
- Alexandra Thienpont ( Gemeenteraadslid )
- Hendrik Trappeniers ( Gemeenteraadslid )
- Ann Van de Casteele ( Gemeenteraadslid )
- Mia Vandervelde ( Gemeenteraadslid )
- Wim Vangoidsenhoven ( Gemeenteraadslid )
- Harold Vanheel ( Gemeenteraadslid )
- Hans Vanhoof ( Gemeenteraadslid )
- Ann Vannerem ( Gemeenteraadslid )
- Tine Vanneste ( Gemeenteraadslid )
- Maarten Willems ( Gemeenteraadslid )
- Chris Wynants ( Gemeenteraadslid )
- Marinus van Greuningen ( Gemeenteraadslid )
Afwezige leden
- Melody Debaetselier ( Gemeenteraadslid )
- Sabine Ledens ( Gemeenteraadslid )
- Barbara Vermeulen ( Gemeenteraadslid )
Voorzitter: Ann Van de Casteele
Secretaris: Leen Ceuppens
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad keurde het ‘Gebruiksreglement Ontmoetingscentrum OC De Zolder’ goed.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker ( Gemeenteraadslid )
- Walter De Brouwer ( Gemeenteraadslid )
- Axel Degreef ( Gemeenteraadslid )
- Kristien Goeminne ( Gemeenteraadslid )
- David Haelterman ( Gemeenteraadslid )
- Gabriëla Langmans ( Gemeenteraadslid )
- Thomas Malisart ( Gemeenteraadslid )
- Wim Moons ( Gemeenteraadslid )
- Bart Nevens ( Gemeenteraadslid )
- Francis Peeters ( Gemeenteraadslid )
- Jonas Piot ( Gemeenteraadslid )
- Stef Ryckmans ( Gemeenteraadslid )
- Alexandra Thienpont ( Gemeenteraadslid )
- Hendrik Trappeniers ( Gemeenteraadslid )
- Ann Van de Casteele ( Gemeenteraadslid )
- Marinus van Greuningen ( Gemeenteraadslid )
- Mia Vandervelde ( Gemeenteraadslid )
- Wim Vangoidsenhoven ( Gemeenteraadslid )
- Harold Vanheel ( Gemeenteraadslid )
- Hans Vanhoof ( Gemeenteraadslid )
- Ann Vannerem ( Gemeenteraadslid )
- Tine Vanneste ( Gemeenteraadslid )
- Maarten Willems ( Gemeenteraadslid )
- Chris Wynants ( Gemeenteraadslid )
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Axel Degreef
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Totaal aantal voorstanders: 24
Totaal aantal tegenstanders: 0
Totaal aantal onthoudingen, blanco of ongeldig: 0
Voorstanders
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Axel Degreef
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Met als gevolg,
Goedgekeurd
Openbare titel besluit:
3. Goedkeuring gebruiksreglement Ontmoetingscentrum OC De Zolder
Korte openbare beschrijving:
De gemeenteraad keurde het ‘Gebruiksreglement Ontmoetingscentrum OC De Zolder’ goed.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur , inzonderheid artikel 40 §3;
Gelet op het Algemeen verhuurreglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur goedgekeurd door de gemeenteraad op 4 oktober 2021;
Gelet op het gebruiksreglement dd. 28 oktober 2007;
Overwegende dat een update van het gebruiksreglement dd. 28 oktober 2007 aan de orde was;
- Overwegende dat deze aanpassing gebeurde in overleg met de verenigingsraad Erps-Kwerps;
Beslist,
Volgend gebruiksreglement voor het Ontmoetingscentrum De Zolder te Kortenberg wordt goedgekeurd:
| GEBRUIKSREGLEMENT ONTMOETINGSCENTRUM DE ZOLDER |
1. Algemene bepalingen
De regels bevinden zich in de locatie aan de verschillende muren in de zalen.
Je vindt ze ook in de blauwe map op de bar-frigo. Lees deze goed en respecteer ze.
Dit gebruiksreglement betreft de volgende lokalen in OC De Zolder: cafetaria, keuken, grote zaal, kleine zaal 1).
De speelplaats wordt niet gebruikt als speelterrein noch als parking.
Er geldt een algemeen rookverbod op de gehele infrastructuur van de school (inclusief de speelplaats van de school) en het ontmoetingscentrum. Buiten, aan de voorkant bij de ingang van O.C. De Zolder aan de straat, mag er gerookt worden, en is er een asbak voorzien voor de peuken.
2. Opstelling en materialen
Alle materialen dienen steeds terug geschikt te worden zoals op het grondplan en de foto’s.
Meubilair:
- 40 tafels (120 x 80 cm), waarvan 6 tafels open staan in de zaal en 3 x 11 tafels op de respectievelijke rolwagens (achteraan in de zaal, rechts van de deur naar de toiletten) + 1 rolwagen met 25 houten tafels (steeds opgeplooid op de rolwagen)
- 8 vierkante tafeltjes (80 cm), waarvan 7 in de cafetaria en 1 in de zaal rechts tussen de brandkast en de 1ste balk.
- 5 ronde bar-tafels (Ø 80 cm) en 10 rode barkrukken, waarvan 3 in de grote zaal (ter hoogte van het luik naar de keuken, en 2 aan de voorkant van de toog van de cafetaria, met overal telkens 2 barkrukken
- 3 kleinere houten barkrukken, in de zaal, opgeplooid tussen de brandkast en de geluidsinstallatie
- 160 grijze stoelen (achteraan in de zaal, rechts van de deur naar de toiletten,
- 32 rode stoelen gewone hoogte, waarvan er 16 rond de vierkante tafeltjes staan in de cafetaria en de rest opgestapeld in 3 stapeltjes rechts van de glazen deur tussen de cafetaria en de zaal.
De tafels en stoelen dienen bij verplaatsingen steeds gedragen te worden. Dit om strepen op de vloer te voorkomen.
Keukentoestellen:
1 grote percolator (met toebehoren), 2 kleine percolators, 1 waterkoker
2 ingebouwde keramische platen met 4 kookplaten (zoals in gewone keukens)
2 ovens (1 ingebouwd, 1 vrijstaand), 1 grote koelkast (links), 1 koelkast met kleine diepvriezer onderaan (rechts), 2 microgolfovens
De koelkasten en diepvriezer moeten ten alle tijden in werking blijven (nooit afzetten!)
Serviesgoed en glazen:
In de lades vindt men glazen, tassen, borden, kommen en bestek voor ongeveer 25 personen. Tevens zijn er pannen en kookpotten ter beschikking.
Indien er meer serviesgoed en glazen nodig zijn, kan dit aangevraagd worden minstens twee (2) weken op voorhand en kan er tot 200 stuks ter beschikking gesteld worden. Hiervoor wordt een waarborg gevraagd van 50 euro door de verenigingsraad (via overschrijving, ten laatste 1 week voor het moment van gebruik).
Handdoeken en vaatdoeken worden door de gebruikers zelf voorzien.
3. Dranken
Aanbod:
Koffiefilters, thee en soep staan op het aanrecht.
Er staan waters (bruis & plat), frisdranken, chocomelk, verschillende soorten bier en kleine flesjes witte wijn gekoeld in de bar-frigo. Deze frigo-bar mag nooit afgezet worden !
Enkele kleine flesjes rode wijn staan bovenop de bar-frigo.
Indien de inhoud van de frigo niet voldoende is voor de bedoelde activiteit, moet er twee (2) weken op voorhand het juiste aantal gevraagd worden (de avond zelf kan er niets meer bij gevraagd worden).
Cava, grote flessen witte en rode wijn moeten via de verenigingsraad besteld worden.
Bij een feest met cava en wijn kunnen er literflessen van water besteld worden. (ook dit alles minstens 2 weken op voorhand bestellen).
Leeggoed van flesjes die je uit de bar-frigo hebt gebruikt, kan je achterlaten in de bakken onder de bar-frigo.
Verbruikersbriefje en betalingen:
Voor de afrekening van alle verbruikte dranken, gebruikt u steeds het hiervoor beschikbare (gele) verbruikersbriefje met de vermelde prijzen.
Deze prijzen vindt u op het info-blad naast de toog en op het verbruikersbriefje zelf.
Naast het verbruik van de dranken worden ook steeds het gebroken servies (borden, glazen, …) genoteerd op de verbruikersbriefjes.
Het verbruikersbriefje dient volledig ingevuld te worden met vermelding van de naam van de vereniging en de datum van de activiteit (eventueel ook aangevuld met de naam van de verantwoordelijke van de vereniging).
De volledige som wordt ingevuld (totaal drank + totaal gebroken stukken + vuilzakken) en dit bedrag wordt binnen de twee (2) weken gestort op rek. nr. BE63 0680 3304 6008 van de verenigingsraad met vermelding van de naam van de vereniging en de datum van de activiteit.
Het ingevulde verbruikersbriefje wordt in de brievenbus in de zaal zelf gedeponeerd. (U mag eventueel een 2e exemplaar voor uzelf maken en deze meenemen)
4. Gebruik geluidsinstallatie en/of projector
In de hoek van de grote zaal vindt men een ijzeren kast met daarin de geluidsinstallatie met 2 draadloze micro’s. Aan de laatste balk in de zaal hangt een projector die aangesloten kan worden op een laptop/PC (aansluitingspunten bevinden zich aan de rechterkant van de zaal ter hoogte van de projector) .
Zowel de geluidsinstallatie als de projector kunnen enkel aangezet en bediend worden met de schakelaars en bedieningen (oa. afstandsbedieningen) die zich in een lade in deze kast bevinden.
Deze kast is afgesloten en kan niet zonder speciale sleutel geopend worden.
Indien hiervan gebruik gemaakt wil worden dient dit laatste 1 week voor het moment van gebruik gemeld te worden, en de sleutel er van dient expliciet gevraagd te worden bij het afhalen van de sleutels van de infrastructuur.
Deze kast mag ook nooit verplaatst worden om de kabels en leidingen niet te beschadigen.
Hou er rekening mee dat de draadloze micro’s werken op 2 AA batterijen die een beperkte levensduur hebben. Neem dus altijd enkele extra AA batterijen mee als u de draadloze micro’s wenst te gebruiken.
Zet na gebruik altijd alles uit, ook de micro’s en de beide schakelaars bovenin de kast. Sluit daarna de deur van deze kast terug met de sleutel.
5. Plaats van de verschillende schakelaars
- schakelaar van de verwarming: links naast het doorgeefluik in de keuken: indien nodig kan deze gedurende 30 seconden ingedrukt worden (zonder loslaten) om de verwarming extra te laten draaien.
- schakelaars van de grote verlichting: rechts naast het doorgeefluik in de keuken.
- Dubbele schakelaar (bovenste van de zaal, onderste van de cafetaria (uitleg hoe te gebruiken vind je erbij)
- schakelaar van de verlichting van de keuken vind je zowel aan de ingang (spots bovenaan) als naast de bar-frigo (spots en Tl-verlichting).
- schakelaars van de hal (aan de lift) boven vind je op verschillende plaatsen in de gang en in de hal zelf.
- In de hal beneden gaan alle lichten automatisch aan en uit.
- de lichten in de gang naar de toiletten, alsook in de toiletten, gaan automatisch aan en uit.
- het licht in zaal 1 dient manueel aan en uit gedaan te worden met de schakelaar links als je zaal 1 binnenkomt. De gang zelf gaat automatisch aan en uit.
- De geluidsversterking en de projector worden bediend vanuit de afgesloten kast onmiddellijk rechts in de grote zaal (naast de brandslangkast)
Vergeet niet alle manueel te bedienen lichten te doven, ook die van de hal boven (aangezien er een automatische verlichting aanwezig is beneden, wordt deze vaak vergeten).
6. Afval
Voor de kroonkurken en de rietjes staat er een afvalbakje aan de bar-frigo. Deze dient niet om ander afval in weg te gooien.
De rest van het afval dient door de huurders zelf meegenomen te worden (alsook de lege flessen van Cava en wijnen alsook het papier/karton), tenzij er een groene vuilzak op voorhand aangevraagd werd (kostprijs € 3). Deze volle groene zak dient naderhand in de speciaal daarvoor voorziene grijze vuilbak (met de vermelding “verenigingsraad”) achteraan de speelplaats gedeponeerd te worden. (groene vuilzakken kunnen ook aan het onthaal van de gemeente worden verkregen)
7. Toegang en afsluiten
De sleutel/badge wordt vooraf opgehaald en nadien ook weer teruggebracht op een op voorhand telefonisch afgesproken tijdstip bij het bestuurslid van de Verenigingsraad Erps-Kwerps: Dirk Veldeman (0483 / 29 78 49) of Johan Debruyne (0475 / 75 11 27)
Hiervan vinden jullie de adressen en telefoonnummers op de prikkaders bij de ingang van de cafetaria, samen met deze regels.
Sluit na afloop steeds alle deuren en ramen (ook de Velux-ramen) bij het verlaten van de zalen. Sluit tevens de bar-frigo af (vooraan en achteraan) met het sleuteltje.
Sluit alle deuren (waarvan je een sleutel meegekregen hebt) steeds op slot (tweemaal draaien indien mogelijk om dubbelslot te verkrijgen).
Zeker alle deuren beneden dienen op slot gedaan te worden bij het verlaten van de infrastructuur.
Check dat er niets meer in de lift achtergebleven is en dat alle manueel bedienbare lichten gedoofd zijn.
8. Afsluitende bepalingen
Met vragen of opmerkingen kan u steeds terecht bij de verenigingsraad Erps-Kwerps via vrek@3071.be of bij de dienst verhuur van de gemeente Kortenberg via verhuur@kortenberg.be .
Bedankt om samen deze regels te respecteren, want zo houden we het voor iedereen aangenaam om de zaal te gebruiken.
9. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking vanaf 5 oktober 2021. Het vorige gebruiksreglement wordt opgeheven.
653.211.2