Type document
Uittreksel document

Artikel 1

Volgend reglement voor de verhuur van de Kortenbergse gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur wordt goedgekeurd:

 

 

 

Artikel 1. De infrastructuur

 

1.1. Het gemeentebestuur van Kortenberg stelt ter ondersteuning van het lokale verenigingsleven volgende infrastructuur ter beschikking (hierna “de infrastructuur” genoemd):

 

Naam	Adres	Maximum aantal toegelaten aanwezigen (m.i.v. de organisatie) volgens brandweer (rechtstaand***)
OC* Oud Gemeentehuis	Gemeentehuisstraat 11, 3078 Everberg	540
OC* Atrium	Dorpsstraat 177, 3078 Meerbeek	450
OC* Berkenhof: feestzaal	Beekstraat 25, 3070 Kortenberg	300
OC* Berkenhof: Auditorium	Beekstraat 25, 3070 Kortenberg	180
OC* De Zolder	Kwerpsebaan 251, 3071 Erps-Kwerps	180
GC** Colomba (grote zaal)	Wijngaardstraat 1, 3070 Kortenberg	620
GC Colomba (grote vergaderzaal)		180
GC Colomba (volledig)		1010
Polyvalente zaal Erps-Kwerps	Oude baan 14, 3071 Erps-Kwerps	960
Sporthal Colomba	Wijngaardstraat 1, 3070 Kortenberg	660
Turnzaal De Regenboog	Kloosterstraat 10, 3070 Kortenberg	176
Turnzaal De Klimop	Kwerpsebaan 249, 3071 Erps-Kwerps	360
Turnzaal De Boemerang	Alfons Dewitstraat 7, 3078 Meerbeek	215
Turnzaal De Negensprong	Annonciadenstraat 1, 3078 Everberg	150
Zorglokalen 1 en 2, De Klimop	Kwerpsebaan 249, 3071 Erps-Kwerps	Volgens opstelling klaslokaal

 

*OC = ontmoetingscentrum

**GC = gemeenschapscentrum

***De opgegeven cijfers betreffen het maximaal aantal toegelaten aanwezigen wanneer alle aanwezigen rechtstaand zijn. Ingeval van mogelijkheid tot zitten aan tafels, op rijen of anderszins, dient dit te worden aangegeven bij de aanvraag tot verkrijgen van het gebruik. Het maximaal aantal toegelaten aanwezigen, en de opstelling van de zaal, zal dan beoordeeld worden door de gemeente bij aanvraag. 

 

1.2. De gemeente Kortenberg (dienst verhuur) treedt op als beheerder van de infrastructuur tenzij het beheer werd toevertrouwd aan een verenigingsraad of andere. De infrastructuurbeheerder staat in voor het beheer van de infrastructuur en de bespreking en vastlegging van het gebruik van de infrastructuur. Treden op als infrastructuurbeheerder voor de volgende infrastructuur:

• OC Oud Gemeentehuis: verenigingsraad Everberg
• OC Atrium Meerbeek: verenigingsraad Meerbeek
• OC De Zolder: verenigingsraad Erps-Kwerps
• OC Berkenhof cultuurgedeelte: verenigingsraad Kortenberg
• OC Berkenhof Academie/Dienstencentrum: dienstencentrum Kortenberg
• GC Colomba: dienst verhuur
• Polyvalente zaal Erps-Kwerps activiteiten: dienst verhuur
• Sporthal Colomba (inclusief minihal): dienst verhuur
• Gemeentelijke turnzalen scholen: dienst verhuur

 

Voor de contactgegevens van deze beheerders kan u terecht op de gemeentelijke website onder de rubriek “Vrije Tijd”.

 

 

Artikel 2. De gebruikers 

 

De gebruikers van de infrastructuur worden ingedeeld in 4 (vier) gebruikersgroepen:

 

1)      Gebruikersgroep 1:

o   Gemeente en Welzijnshuis Kortenberg, gemeentelijke openbare instellingen

o   Politie HerKo

o   Onderwijsinstellingen uit Kortenberg, het Deeltijds Kunstonderwijs en hun ouderraden

o   Gemeentelijk erkende adviesraden

o   Verenigingsraden en beheerraden die infrastructuur beheren

 

2)      Gebruikersgroep 2:

o   verenigingen uit Kortenberg die voldoen aan het gemeentelijke erkenningsreglement (“erkende Kortenbergse verenigingen”).

 

3)      Gebruikersgroep3:

o   Personen gedomicilieerd in Kortenberg.

o   Verenigingen en organisaties die in Kortenberg gevestigd zijn of hun zetel hebben in Kortenberg en die niet onder gebruikersgroep 2 vallen.

 

4)      Gebruikersgroep 4:

o   alle gebruikers die niet behoren tot gebruikersgroep 1, 2 of 3, met uitsluiting van privépersonen die niet gedomicilieerd zijn in Kortenberg.

o   Privépersonen die niet gedomicilieerd zijn in Kortenberg kunnen geen infrastructuur huren.

 

 

Artikel 3: Soorten activiteiten

 

Met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur worden er 3 (drie) soorten activiteiten onderscheiden:

 

1)      Activiteitencategorie 1: besloten activiteit/niet publiek toegankelijke activiteit

Besloten privé-activiteit of activiteit passend in de werking van de vereniging en die alleen toegankelijk is voor de eigen leden. Hierna “besloten activiteit” of “niet publiek toegankelijke activiteit” genoemd.

Voorbeelden: familiefeest, koffietafel, wekelijkse repetitie van fanfare, kaartnamiddag van een seniorenvereniging, vergaderingen,…

 

2)      Activiteitencategorie 2: publieke activiteit

Alle activiteiten/evenementen die open staan voor publiek. Hierna “publieke activiteit” genoemd.

Voorbeelden: tentoonstelling, sportgala, podiumkunsten met inbegrip van toneel, film, muziekopvoeringen, kleinkunst, wandeling, jogging (niet-competitief), vormingsavond met een gastspreker, bloemschikcursus, clubactiviteiten waarbij ook niet-leden uitgenodigd zijn, danscursus,, kaas- en wijnavond, fuiven, eetfestijnen, quiz, rommelmarkt, beurzen,….

 

3)      Activiteitencategorie 3: sportactiviteiten

Alle fysieke activiteiten: lessenreeksen, recreatieve of competitieve trainingen, competities en toernooien. Hierna “sportactiviteiten” genoemd.

 

 

Artikel 4: Huurprijzen en gebruiksmodaliteiten

 

4.1. De huurprijzen die verschuldigd zijn voor het gebruik van de infrastructuur worden bepaald in functie van de gebruikersgroep, zoals bepaald in artikel 2 van dit reglement, en in functie van het soort activiteit, zoals bepaald in artikel 3 van dit reglement.

 

4.2. De huurprijzen zijn in euro en zijn exclusief de eventuele bijkomende tarieven en kosten voorzien in dit reglement, de toepasselijke gebruiksreglementen en overeenkomsten met betrekking tot de gebruik van de infrastructuur.

 

4.3. Wordt in dit artikel 4 verstaan onder:

• “dagdeel”: Voormiddag: 8-13 uur / Namiddag: 13-18 uur / Avond: 18-03 uur 
• “grote zalen”: grote zaal in GC Colomba / feestzaal en auditorium in OC Berkenhof / feestzaal in OC Oud Gemeentehuis / grote zaal in OC Atrium / grote zaal in OC De Zolder.

De zalen, andere dan de “grote zalen”, worden beschouwd als een kleine zaal of vergaderlokaal.

 

4.4. De huurprijzen en bijzondere gebruiksmodaliteiten per gebruikersgroep zijn de volgende:

 

1)      Voor gebruikersgroep 1:

• Geen huurprijs verschuldigd.
• Kunnen deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement.
• Hebben voorrang bij jaarkalenderbesprekingen, met dien verstande dat voor de scholen en ouderraden deze voorrang beperkt is tot 1 activiteit per school en haar ouderraad (tezamen).
• Kunnen gebruik maken van de bepaalde schoolinfrastructuur na advies van de school en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
• Kunnen de infrastructuur per uur reserveren voor activiteitencategorieën 1 en 3. 

 

 

2)      Voor gebruikersgroep 2:

 

	Grote zalen zonder gebruik toog van: -OC Atrium -OC De Zolder -OC Berkenhof -OC Oud Gemeentehuis -GC Colomba	Kleine zalen /  vergaderlokalen /  gebruik toog grote zalen -OC Atrium -OC De Zolder -OC Berkenhof -OC Oud Gemeentehuis -GC Colomba -2 zorglokalen Klimop	1 unit in Sporthal KO/polyvalente zaal EK en minihal	Turnzalen/refter/ Lokalen van de gemeentescholen
Categorie 1 en 3: besloten activiteit /niet publiek toegankelijk, alle zalen (prijs per uur) en sportactiviteiten	2	1	2	2
Categorie 2: publieke activiteiten (prijs per dagdeel)	20	10	20	20
Gebruik keuken en regiekamer (indien aanwezig en prijs per dagdeel, attest nodig voor regiekamer van erkend vormingsinstituut)	30	nvt	30	nvt

 

• Het gebruik van de toog van de grote zalen kan enkel samen met de huur van een grote zaal.
• Kunnen deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement, en met inachtneming van de voorrangsregel die geldt voor gebruikersgroep 1.
• Kunnen gebruik maken van de schoolinfrastructuur na advies van de school en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
• Kunnen de infrastructuur per uur reserveren voor activiteitencategorieën 1 en 3.
• Kunnen een aanvraag richten aan het college om, wanneer de opbrengst van een activiteit (na aftrek van de rechtstreekse onkosten voor de organisatie van die activiteit) integraal geschonken wordt aan een goed doel, geen huurgeld te moeten betalen. Het schepencollege kan het gratis gebruik één keer per jaar toestaan voor 3 dagdelen in één infrastructuur.

 

 

3)      Voor gebruikersgroep 3:

	Grote zalen zonder gebruik toog van: -OC Atrium -OC Berkenhof -OC Oud Gemeentehuis -GC Colomba	Kleine zalen /  vergaderlokalen / gebruik toog grote zalen van: -OC Atrium -OC Berkenhof -OC Oud Gemeentehuis -GC Colomba	1 unit in Sporthal KO/polyvalente zaal EK en minihal	Turnzalen/refter/ lokalen van de gemeentescholen
Categorie 1 en 3:  besloten activiteit /niet publiek toegankelijk, alle zalen (prijs per uur) en sportactiviteiten	10	5	10	nvt
Categorie 2: publieke activiteiten (prijs per dagdeel)	100	50	100	nvt
Gebruik keuken en regiekamer (indien aanwezig en prijs per dagdeel, attest nodig voor regiekamer van erkend vormingsinstituut)	150	nvt	150	nvt

 

 

• Het gebruik van de toog van de grote zalen kan enkel samen met de huur van een grote zaal.
• Kunnen niet deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement.

·         Kunnen alleen volgende dagdelen huren: 8-13u, 13-18u.

·         Kunnen alleen per uur reserveren tussen 8-23u. 

·         Kunnen geen gebruik maken van OC De Zolder

·         Kunnen geen gebruik maken van de gemeentelijke schoolinfrastructuur.

·         Kunnen de zaal ten vroegste drie maanden voorafgaand aan de activiteit vastleggen.

·         Kunnen een aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen om, wanneer de opbrengst van een activiteit (na aftrek van de rechtstreekse onkosten voor de organisatie van die activiteit) integraal geschonken wordt aan een goed doel, geen huurgeld te moeten betalen. Het college kan het gratis gebruik één keer per jaar toestaan voor 3 dagdelen in één infrastructuur.

 

 

4)      Voor gebruikersgroep 4:

 

	Grote zalen zonder gebruik toog van: -OC Atrium --OC Berkenhof -OC Oud Gemeentehuis -GC Colomba	Kleine zalen / vergaderlokalen /  gebruik toog grote zalen -OC Atrium -OC Berkenhof -OC Oud Gemeentehuis -GC Colomba	1 unit in Sporthal KO/polyvalente zaal EK en minihal	Turnzalen/refter/ lokalen van de gemeentescholen
Categorie 1 en 3:  besloten activiteit /niet publiek toegankelijk, alle zalen (prijs per uur) en sportactiviteiten	20	10	20	nvt
Categorie 2: publieke activiteiten (prijs per dagdeel)	200	100	200	nvt
Gebruik keuken (indien aanwezig en prijs per dagdeel)	300	nvt	300	nvt

 

• Het gebruik van de toog van de grote zalen kan enkel samen met de huur van een grote zaal.
• Kunnen niet deelnemen aan de jaarkalenderbesprekingen zoals voorzien in artikel 8.1 van dit reglement.
• Kunnen geen gebruik maken van OC De Zolder

·         Kunnen geen gebruik maken van de gemeentelijke schoolinfrastructuur.

·         Kunnen alleen volgende dagdelen huren: 8-13u, 13-18u.

·         Kunnen per uur reserveren alleen voor besloten vergaderingen tussen 8-23u.

·         Kunnen de infrastructuur ten vroegste drie maanden en ten laatste 15 werkdagen voorafgaand aan de activiteit aanvragen. Aanvragen worden bijkomend voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

 

4.5. Voor alle gebruikersgroepen gelden, waar toepasselijk, de volgende aanvullende gebruiksmodaliteiten en tarieven:

 

-      In de huurprijs van de keuken is het gebruik van alle keukenmateriaal, tafelmateriaal, borden en bestek, indien aanwezig, inbegrepen.

-      De infrastructuur is gesloten op feestdagen en gemeentelijke sluitingsdagen. Eénmalige publieke activiteiten op feestdagen en sluitingsdagen zijn enkel mogelijk in onderling overleg of na opname in de jaarkalender.

-      Sportactiviteiten kunnen plaatsvinden van 8 uur tot 23 uur.

-      Overnachten is nooit toegestaan.

-      OC De Zolder en de schoolinfrastructuur kunnen enkel gebruikt worden buiten de schooluren: dit betekent vanaf 17u op ma-di-do-vr en vanaf 13u op woensdag. 

-      Douchen zonder te sporten is mogelijk aan 1,50 euro per persoon per beurt in de individuele douches. Groepen van maximum 10 personen betalen 1 euro per uur voor het gebruik van een kleedkamer zonder douche en 10 euro per uur voor het gebruik van een kleedkamer mét douche.

Erkende verenigingen (Gebruikerscategorie 2) betalen voor het gebruik van 1 kleedkamer met douche per uur de huurprijs van 1 unit.

 

 

Artikel 5. Berging

 

5.1. Gebruikersgroepen 1 en 2 kunnen, waar mogelijk, kosteloos gebruik maken van een kast of een andere plaats in een toegewezen niet-exclusieve (opslag)ruimte voor de berging van materialen die gebruikt worden in het kader van hun reguliere terugkerende activiteiten én die rechtstreeks verbonden zijn aan de activiteit waarvoor de infrastructuur wordt gehuurd:

• in sportinfrastructuur en turnzalen: de materialen die nodig zijn voor de trainingen en lessen;
• in OC’s en GC: de materialen die nodig zijn voor de repetities en reguliere activiteiten.

In geen geval kan dergelijke opslagruimte gebruikt worden voor andere dan de hierboven vermelde materialen (vb. vuren voor mosselfeesten, koelkasten) en/of voor archiveringsdoeleinden (vb. boekhoudkundige documenten).

Het gebruik van de voormelde opslagruimte dient te worden aangevraagd bij de gemeente via verhuur@kortenberg.be.

De gemeente kan op elk ogenblik beslissen om het gebruik van de opslagruimte stop te zetten.

 

5.2. De opslagruimte vermeld in artikel 5.1 van dit reglement is mogelijk in de volgende infrastructuur:

• SH KO
• SH EK
• OC Atrium
• GC Colomba
• OC De Zolder
• OC Berkenhof
• Turnzaal Klimop
• Turnzaal Negensprong
• Turnzaal Regenboog
• Turnzaal Boemerang

5.3. Verenigingen die exclusieve en niet-gemeenschappelijke opslagruimte wensen in het kader van hun activiteiten in de infrastructuur, dienen hiertoe een aanvraag richten aan de gemeente via verhuur@kortenberg.be. In de mate dat er opslagruimte beschikbaar is, geldt een huurtermijn van 1 (één) jaar en een vaste vergoeding van 600 euro per jaar. 

 

 

Artikel 6: Billijke Vergoeding en andere kosten

 

6.1. De gemeente sloot een jaarovereenkomst af met UNISONO voor het onderdeel ‘billijke vergoeding’ voor onderstaande zalen met volgende modaliteiten (ook “Billijke Vergoeding” genoemd):

 

• OC Atrium (grote zaal en cafetaria)                  polyvalente zaal           met drank/dans
• OC De Zolder (grote zaal en cafetaria)             polyvalente zaal           met drank
• OC Berkenhof (feestzaal en auditorium)                       polyvalente zaal           met drank/dans
• OC Oud Gemeentehuis                                    polyvalente zaal           met drank
• Polyvalente zaal Erps-Kwerps                         polyvalente zaal           met drank
• GC Colomba (feestzaal, kleine zaal & cafetaria)           polyvalente zaal           met drank/dans
• Sporthal Colomba (minihal)                             polyvalente zaal           met dans

 

6.2. Voor activiteiten in open lucht is, wanneer van toepassing, steeds een afzonderlijke aangifte door de vereniging verplicht.

 

6.3. Aangaande het onderdeel billijke vergoeding dient afhankelijk van het type overeenkomst (drank of dans) per zaal de organisator contact op te nemen met de dienst Vrije Tijd wanneer zijn evenement afwijkt van het type jaarcontract. Op dat moment zal dit verder in orde gebracht worden door de dienst.

 

6.4. Alle andere kosten dan de Billijke Vergoeding zijn steeds ten laste van de huurder. Voor alle activiteiten moet de organisator steeds zelf een aangifte te doen voor het onderdeel SABAM. Dit kan via www.unisono.be.

 

 

Artikel 7. Algemene voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur

 

7.1. Het gebruik van de infrastructuur is verbonden aan de naleving van het gebruiksreglement dat van toepassing is op de gehuurde infrastructuur. De van toepassing zijnde gebruiksreglementen zijn op elk ogenblik te consulteren op de website van de gemeente Kortenberg of te verkrijgen via de beheerder van de infrastructuur zoals beschreven in artikel 1.2 van dit reglement.

 

7.2. Wie gebruik wenst te maken van de infrastructuur dient voorafgaandelijk kennis te nemen van de toepasselijke reglementen. Ingeval van vragen over de toepasselijke reglementen en/of het gebruik van de infrastructuur, dient men zich te wenden tot de Dienst Verhuur van de gemeente Kortenberg. Wie, in het kader van deze verplichte voorafgaandelijke kennisname van de toepasselijke reglementen, geen vragen stelt aan de Dienst Verhuur van de gemeente Kortenberg, wordt geacht de inhoud van de toepasselijke reglementen te kennen en te begrijpen. Door de infrastructuur te huren, verklaart de huurder zich akkoord met de inhoud van dit algemeen verhuurreglement, van het gebruiksreglement van de gehuurde infrastructuur, inclusief de bepalingen omtrent de drankregeling, en verbindt de huurder zich ertoe deze reglementen na te leven.

 

7.3. Wie gebruik wenst te maken van de infrastructuur dient, waar nodig, een evenementenaanvraag te richten aan de gemeente via het webloket te vinden op www.kortenberg.be

7.4. Eenmalige activiteiten van erkende Kortenbergse verenigingen krijgen voorrang op reguliere terugkerende  activiteiten wanneer deze zijn besproken en opgenomen in de jaarkalender (zie artikel 8 van dit reglement) of na onderling overleg tussen de organiserende verenigingen.

 

7.5. Het college van burgemeester en schepenen kan, na schriftelijke en gemotiveerde aanvraag, een organisator vrijstellen van het betalen van huurgeld, het huurgeld aanpassen of verhuring aan soorten gebruikers en soorten activiteiten die niet voorzien zijn in dit reglement, toch toestaan.

 

7.6. De huurders zijn als enige verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid.

 

7.7. In de infrastructuur geldt een rookverbod.

 

7.8. Onderverhuring is niet toegelaten. Een geplande activiteit moet ingericht worden door de gebruiker die de infrastructuur gehuurd heeft. Ingeval van schending van deze regel zal zowel de persoon/entiteit die de infrastructuur gehuurd heeft als de onderhuurder, gesanctioneerd worden met een boete die drie (3) maal het normale tarief bedraagt met een minimum van 100,00 euro en dit voor beide partijen (gebruiker en onderverhuurder). 

 

7.9. Het maximum aantal toegelaten aanwezigen mag niet overschreden worden en kan op ieder moment door de gemeente worden aangepast. Bij overtreding van deze maxima kan de gemeente Kortenberg niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen. De aansprakelijkheid ligt dan volledig bij de organisator(en).

 

7.10. Vóór het einde van de huurperiode dient de gebruiker de infrastructuur proper te maken en klaar voor onmiddellijk gebruik door de volgende gebruiker. De bepalingen van de respectievelijke gebruiksreglementen zijn hierbij van toepassing.

 

7.11. Wanneer het gebruik van de infrastructuur gepaard gaat met het verkrijgen van een vaste sleutel/badge (in het kader van reguliere terugkerende activiteiten van minimum 1 jaar), dient voorafgaandelijke aan het gebruik een waarborg van 30 euro per sleutel/badge te worden betaald. Bij verlies van de sleutel/badge wordt de waarborg ingehouden.

 

Wanneer een eenmalig gebruik van de infrastructuur gepaard gaat met het verkrijgen van een of meerdere sleutels/badges, dient/dienen deze onmiddellijk na afloop van de huurperiode te worden teruggeven. Bij verlies van de sleutel/badge een schadevergoeding te worden betaald van 30 euro per sleutel/badge.

 

Het is daarbij niet toegelaten om een sleutel/badge bij te maken of door te geven aan derden. Ingeval van misbruik kan beslist worden dat de huurder geen infrastructuur meer kan huren. De bepalingen van de respectievelijke gebruiksreglementen zijn hierbij aanvullend van toepassing.

 

7.12. De verwerking van persoonsgegevens door de gemeente Kortenberg in het kader van het verhuren van de infrastructuur gebeurt overeenkomstig hetgeen bepaald is in de privacyverklaring. Deze kan op elk ogenblik geconsulteerd worden op de website van de gemeente (https://www.kortenberg.be/privacy). Een kopie ervan kan steeds worden verkregen in het Administratief Centrum (Dr. V. De Walsplein 30, 3070 Kortenberg).

 

 

Artikel 8. Reservatie, facturatie, waarborgen en schade

 

8.1. Het reserveren van infrastructuur gebeurt in de eerste plaats op de jaarkalenderbesprekingen die, waar toepasselijk, met betrekking tot de betrokken infrastructuur georganiseerd worden door de infrastructuurbeheerder:

 

• jaarkalender “Ontmoetings- en gemeenschapscentra”: de kalender volgt het kalenderjaar (n) en de bespreking vindt plaats in de maand december van het jaar n-2 (bijvoorbeeld: de jaarkalender voor het kalenderjaar 2024 wordt vastgelegd in december 2022).
• jaarkalender “Sporthal Kortenberg, polyvalente zaal Erps-Kwerps en turnzalen”: de kalender volgt het schooljaar (n) en de bespreking vindt plaats in de maand mei van het schooljaar n-1 (bijvoorbeeld: de jaarkalender voor het schooljaar 2024-2025 wordt opgesteld in mei van het schooljaar 2023-2024).

 

Voor de contactgegevens van de infrastructuurbeheerders kan u terecht op de gemeentelijke website onder de rubriek “Vrije Tijd”

 

Op basis van de jaarkalenderbesprekingen, dienen de verenigingen zelf de reservaties in te geven via het online reservatiesysteem van de gemeente. Deze methode is voorbehouden voor wie beschikt over een login met betrekking tot dit reservatiesysteem. De reservatie is pas finaal na bevestiging ervan in het reservatiesysteem.

 

8.2. Het reserveren van infrastructuur naast de kalenderbesprekingen (zie artikel 8.1) gebeurt, tenzij anders aangegeven in het gebruiksreglement, als volgt:

• een aanvraag tot reservatie gebeurt digitaal via het online reservatiesysteem van de gemeente. Deze methode is voorbehouden voor wie beschikt over een login met betrekking tot dit reservatiesysteem. De reservatie is pas finaal na bevestiging ervan in het reservatiesysteem.

 

• wie niet beschikt over een login, dient een aanvraag tot reservatie te richten aan verhuur@kortenberg.be. De reservatie is pas finaal bij verkrijgen van bevestigingsmail door de gemeente;

 

• voor aanvragen tot reservatie in het OC Oud Gemeentehuis dient men contact op te nemen met de Verenigingsraad Everberg voor wat betreft de delen van deze infrastructuur waarvoor de voormelde Verenigingsraad optreedt als infrastructuurbeheerder. Voor de reservatie van de overige delen van de infrastructuur en voor eventuele vragen hieromtrent, dient men een e-mail te zenden naar verhuur@kortenberg.be.

 

8.3. Ingeval van reguliere terugkerende  activiteiten waarbij infrastructuur wordt gereserveerd via de kalenderbesprekingen, zoals vermeld in artikel 8.1 van dit reglement, wordt de huurprijs 2 (twee) maal per jaar afgerekend. In alle andere gevallen, dient de huurprijs betaald te worden voorafgaand aan het effectieve gebruik van de infrastructuur. Bij gebreke aan betaling kan geen gebruik worden gemaakt van de infrastructuur.

 

8.4. De afrekening en facturatie verloopt via de dienst verhuur van de gemeente Kortenberg en houdt in het bijzonder rekening met hetgeen bepaald is in artikelen 8.5, 8.6 en 8.7 (waarborg en schade). Alle facturen zijn onmiddellijk betaalbaar.

 

8.5. De volgende waarborgen zijn van toepassing:

-      gebruikersgroep 1: geen waarborg verschuldigd;

-      gebruikersgroep 2: geen waarborg verschuldigd ingeval van reservering via het online reservatieplatform van de gemeente Kortenberg, bij gebreke waaraan men onder dezelfde regeling als gebruikersgroepen 3 en 4 valt.

-      gebruikersgroepen 3 en 4: voorafgaande betaling van een waarborg volgens onderstaande regeling:

-      Voor het gebruik van de regiekamer geldt, niettegenstaande enige andere regeling, een waarborg van 250,00 euro (en is verbonden aan de voorlegging van de gevraagde attesten).

 

8.6. De infrastructuur wordt geacht in orde te zijn voor het begin van de activiteit tenzij vooraf door de gebruiker melding wordt gemaakt van het tegendeel. Eventueel veroorzaakte schade tijdens de activiteit wordt onmiddellijk gemeld aan de infrastructuurbeheerder. De gebruiker draagt de kosten verbonden aan de  vastgestelde onregelmatigheden en schade gerelateerd aan het gebruik van infrastructuur.

 

8.7. Het bedrag van de aangerichte schade wordt aangerekend aan de hand van het volgende:

• materiële schade: technische dienst berekent materiaalkost en werkuren;
• materiaal ontbreekt: vervangprijs;
• niet gekuist of opgeruimd: 50 euro per werkuur, met een minimum van 100 euro.

 

Ingeval van onregelmatigheden en schade kan de waarborg, vermeld onder artikel 8.5, bij beslissing van het college van burgemeester en schepenen geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

 

Een aanrekening van schadebedragen en/of inhouden van de waarborg sluit niet uit dat tegen de gebruiker een gerechtelijke eis tot verdere schadevergoeding kan worden ingesteld. Bij gebreke aan volledige betaling van de aangerekende schade kan de huurder geen infrastructuur meer huren.

 

 

Artikel 9. Verbrekingsvergoeding

 

Voor reservaties die niet voorafgaandelijk aan de geplande datum van de activiteit geannuleerd werden, is de volledige huurprijs verschuldigd en zal deze worden aangerekend.

 

Behoudens ingeval van overmacht, en enkel ingeval van de reservatie van grote zalen, bedraagt de verbrekingsvergoeding:

• 50% van de voorziene huurprijs bij annulering van de reservatie tussen drie maand en 1 maand voor de geplande activiteit.
• 75% van de voorziene huurprijs bij annulering van de reservatie minder dan 1 maand voor de geplande activiteit.

 

 

Artikel 10. Controle en betwistingen

 

10.1. De algemene controle over het gebruik van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur berust bij het college van burgemeester en schepenen.

 

10.2. Betwistingen met betrekking tot de infrastructuur, met inbegrip van het gebruik ervan en de aanrekening van kosten, worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen dat een gemotiveerde uitspraak doet na het inwinnen van advies bij de beheerders van de infrastructuur, waar toepasselijk.

 

 

Artikel 11. Inwerkingtreding

 

Dit reglement treedt in werking vanaf 5 oktober 2021. Het vorige reglement van 27 juni 2011 en zijn addendum van 5 maart 2012 worden opgeheven.

 

653.211.2