Type document
Uittreksel document
Openbare behandeling van agendapunt
9. 9. Gebruiksovereenkomst atletiekpiste en clublokaal door ACKO (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- Erna Abeloos (Gemeenteraadslid)
- De Kiek De Brier (Gemeenteraadslid)
- Stijn Dekelver (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Steven Dierckx (Gemeenteraadslid)
- Evi Focquaert (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Sofie Lapiere (Gemeenteraadslid)
- Filip Libin (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Veerle Noppen (Gemeenteraadslid)
- Jonas Piot (Gemeenteraadslid)
- Sarah Remacle (Gemeenteraadslid)
- Alexander Rillaerts (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Kristof Van Roey (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
- Rita Verloy (Gemeenteraadslid)
- Elke Vleminckx (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Tom Jespers (Gemeenteraadslid)
- Peter Verhoeven (Gemeenteraadslid)
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad keurde de gebruiksovereenkomst voor de atletiekpiste en het clublokaal door atletiekclub ACKO goed.
Aanwezigen tijdens de stemming
- Erna Abeloos
- De Kiek De Brier
- Stijn Dekelver
- Carla Demaertelaere
- Steven Dierckx
- Evi Focquaert
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sofie Lapiere
- Filip Libin
- Wim Moons
- Veerle Noppen
- Jonas Piot
- Sarah Remacle
- Alexander Rillaerts
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Kristof Van Roey
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Rita Verloy
- Elke Vleminckx
Effectieve stemmers
- Erna Abeloos
- De Kiek De Brier
- Stijn Dekelver
- Carla Demaertelaere
- Steven Dierckx
- Evi Focquaert
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sofie Lapiere
- Filip Libin
- Wim Moons
- Veerle Noppen
- Jonas Piot
- Sarah Remacle
- Alexander Rillaerts
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Kristof Van Roey
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Rita Verloy
- Elke Vleminckx
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
9. Gebruiksovereenkomst atletiekpiste en clublokaal door ACKO
De gemeenteraad keurde de gebruiksovereenkomst voor de atletiekpiste en het clublokaal door atletiekclub ACKO goed.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur
Gelet op het huishoudelijk reglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 7 november 2011;
Gelet op de vorige gebruiksovereenkomst, goedgekeurd door de gemeenteraad op 7 november 2011;
Overwegende dat de gebruiksovereenkomst aangepast dient te worden gezien de ingebruikname van het nieuwe clublokaal;
Overwegende dat het wenselijk is om de tarieven van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur op eenzelfde basis vast te leggen;
Overwegende dat dit reglement werd opgemaakt in samenspraak met Atletiekclub Kortenberg;
Beslist,
Enig artikel
De gebruiksovereenkomst wordt als volgt goedgekeurd:
Gebruiksovereenkomst atletiekpiste en clublokaal door ACKO
Goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 april 2025
Tussen de ondergetekenden
enerzijds
de gemeente Kortenberg, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden Alexandra Thienpont, burgemeester, en Leen Ceuppens, algemeen directeur, handelend in uitvoering van het raadsbesluit ‘gebruiksovereenkomst atletiekpiste en clublokaal door ACKO’ houdende vaststelling van de voorwaarden van onderhavig overeenkomst tot gebruik van atletiekpiste en clublokaal te Kortenberg,
hierna de gemeente genoemd
en
anderzijds
Atletiekclub Kortenberg…………………., met maatschappelijke zetel te Kortenberg, hier vertegenwoordigd door ………………………………………., voorzitter,
en ……………………………………………………, secretaris,
hierna ACKO genoemd,
Artikel 1
De accommodatie blijft volle eigendom van de gemeente.
De accommodatie waarop deze overeenkomst betrekking heeft :
Atletiekpiste en clublokaal site Colomba, Colombastraat z/n te 3070 Kortenberg: atletiekpiste en clublokaal: berging, onthaalzone en sanitair.
De accommodatie wordt uitsluitend gebruikt voor sporten die geen risico op beschadiging inhouden. Zonder toestemming van het college mag de gebruiker geen andere bestemming geven aan de accommodatie.
Activiteiten die afwijken van hun normale werking dienen gemeld te worden bij de sportdienst. Indien nodig dient men tijdig een evenementenaanvraag in (bv: meeting). Na toestemming van het college kan het evenement plaatsvinden.
Artikel 2
De overeenkomst loopt van 29 april 2025 tot en met 31 december 2031. Deze overeenkomst kan op elk moment en in onderling overleg tussen de gemeente en de vaste hoofdgebruiker aangepast worden. Eénzijdige opzeg kan op elk moment tot drie maanden vooraf door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 3
ACKO mag gebruik maken van de atletiekpiste en clublokaal, mits eerbiediging van deze gebruiksovereenkomst en het algemeen huishoudelijk reglement van de atletiekpiste.
Artikel 4
Het gebruik van de kantine en/of kleedkamers/douches van de voetbal en B-veld kan geregeld worden via het gebruiksreglement gemeentelijke voetbalaccommodaties. Dit rekening houdend met de vaste gebruikers.
Artikel 5
ACKO kan gebruik maken van de kleedkamers en de douches van de sporthal van Kortenberg mits reservatie en beschikbaarheid en het naleven van het betreffende verhuur- en gebruiksreglement.
De binnen accommodatie mag niet betreden worden met spikes of buitenschoenen.
Artikel 6
De volledige atletiekpiste en clublokaal worden ter beschikking gesteld tegen een huurprijs van 6 euro per uur. Na ondertekening van deze gebruiksovereenkomst worden de huurprijzen gefactureerd door de gemeente aan de vaste gebruiker. De vaste gebruiker ontvangt per trimester een factuur.
Artikel 7
De aanvraag tot reservatie gebeurt via het online reservatiesysteem van de gemeente. Deze methode is voorbehouden voor wie beschikt over een login met betrekking tot dit reservatiesysteem. De reservatie is pas finaal na bevestiging ervan in het reservatiesysteem.
In overleg met de sportdienst worden er vaste gebruiksuren van de atletiekpiste vastgelegd voor ACKO. Op deze momenten is de piste exclusief voor ACKO voorbehouden en zijn individuele lopers in het bezit van een loopkaart niet welkom. Dit wordt geafficheerd aan de inkom van de atletiekpiste.
ACKO is exclusieve gebruiker van het clublokaal en hoeft dit niet te reserveren. Gebruik van het clublokaal door externen gebeurt in overleg met ACKO. Onderverhuring van de atletiekpiste en het clublokaal door ACKO is niet toegelaten.
Artikel 8:
De gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor openen en sluiten van de deuren. Op elk ogenblik kan er toezicht uitgeoefend worden door het gemeentepersoneel.
Men bekomt de nodige sleutels/badges die toegang bieden tot de accommodaties via de sportdienst. Mits het betalen van een waarborgsom van € 30 per sleutel/badge is deze eigendom van de vaste gebruiker voor de duur van de overeenkomst. Deze waarborgsom wordt aan de vaste gebruiker teruggegeven bij het inleveren van de sleutel/badge.
Artikel 9:
De vaste gebruiker staat met eigen middelen in voor:
de inrichting van het clublokaal
alle niet vast trainings- en wedstrijdmateriaal
minimum 2 maal per jaar de goten rondom de atletiekpiste uitkuisen
de zandvangers van de verspringbak dienen regelmatig geledigd te worden en de bak zelf dient vrij te zijn van onkruid en afval
de zone voor het kogelstoten onkruidvrij houden
na iedere training de piste opgeruimd en proper achterlaten
E.H.B.O. materiaal
borstelen en dweilen van de vloer in de gebruikte lokalen
het nodige kuis en sanitair materiaal: poetsproducten, zeep, wc/handdoekenpapier, vuilnisbakken,…
de toiletten worden netjes achter gelaten en gepoetst
afval verwijderen, vuilnisbakken leegmaken en deponeren in containers
openen en sluiten van de accommodatie
de brandverzekering van de eigen inboedel
de accommodatie proper achterlaten: geen zwerfvuil!
De vaste gebruiker is verantwoordelijk voor:
alle mogelijke schade, behalve brandschade volgens de wettelijke bepalingen van de wet van 1/2/1988, toegebracht aan de gehuurde lokalen van de accommodatie gedurende de huurtijd. De vastgestelde schade dient, onverminderd eventuele strafrechtelijke vervolging, door de gebruiker op eerste verzoek van het gemeentebestuur integraal te worden vergoed.
het gedrag van alle aanwezigen.
de gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden in geval van diefstal.
eventuele lichamelijke en/of stoffelijke schade van zijn leden. De huurders zijn als enige verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid.
de in/uituitgangen die vrij moeten blijven van materieel
verlies en/of diefstal van persoonlijke bezittingen, sportuitrustingen en -materieel, e.d.
het doen naleven van het rookverbod
rationeel energieverbruik: na gebruik doven van de lichten, sluiten van alle waterkranen.
het naleven van richtlijnen en afspraken met gemeentepersoneel
het melden van defecten of gebreken
Het is alle gebruikers verboden zonder uitdrukkelijke toestemming van de gemeente kleine of grote wijzigingen aan te brengen (niet in muren boren, geen wijzigingen sloten, geen camera’s, etc.). Toegang tot de technische ruimte en wijzigingen aan de technische installaties zijn niet toegestaan voor de vaste gebruiker.
De vaste gebruiker is verplicht de accommodatie en de inboedel te vrijwaren van schade. Beschadigingen dienen onmiddellijk gemeld te worden aan de gemeentelijke sportdienst. Herstellingen gebeuren door het gemeentebestuur. De kosten hieraan verbonden worden door de gebruiker op eerste verzoek van het gemeentebestuur vergoed.
Artikel 10:
De gemeente staat in voor:
verzekering van de accommodaties
keuringen elektriciteit/noodverlichting
keuringen brandblusapparaten
beheren accommodatie m.b.t. legionella (i.s.m. vaste gebruikers)
alle grote en kleine werken en eigenaar onderhoud van de accommodatie en technische installaties
controle en toezicht op taakuitvoering door de vaste gebruiker
alle kosten voor nutsvoorzieningen van de volledige accommodatie. De gemeente verwacht een rationeel gebruik en rekent hiervoor op de burgerzin van de gebruikers.
Artikel 11:
Het college van burgemeester en schepenen en/of zijn afgevaardigde behouden zich het recht voor op elk ogenblik toezicht te kunnen uitoefenen op de gemeentelijke gebouwen. Indien wordt vastgesteld dat de richtlijnen betreffende het gebruik van de accommodatie niet worden nageleefd, zal het extra werk door het personeel voor het terug in orde brengen doorgerekend worden aan de vaste gebruiker.
Artikel 12:
Niet naleven van de voorwaarden van deze overeenkomst zal door de gemeente worden bestraft. De sanctie zal representatief zijn voor de inbreuken op deze overeenkomst. Mogelijke sancties zijn een financiële boete en/of het (per direct) ontnemen van de overeengekomen gebruiksuren. Of het per direct éénzijdig verbreken van de overeenkomst.
Artikel 13:
De verwerking van persoonsgegevens door de gemeente Kortenberg in het kader van het verhuren van de infrastructuur gebeurt overeenkomstig hetgeen bepaald is in de privacyverklaring. Deze kan op elk ogenblik geconsulteerd worden op de website van de gemeente (https://www.kortenberg.be/privacy). Een kopie ervan kan steeds worden verkregen in het Administratief Centrum (Dr. V. De Walsplein 30, 3070 Kortenberg).
Artikel 14
Indien de accommodatie geheel of gedeeltelijk wordt afgesloten door onvoorziene omstandigheden (zie artikel 9 in het huishoudelijk reglement), dan zal ACKO, indien mogelijk, hiervan zo snel mogelijk verwittigd worden.
Opgemaakt te Kortenberg, op……………………………………… in twee exemplaren waarvan één voor elke partij.
Namens de begunstigde, Namens het bestuur,
…………………… ……………………. Leen Ceuppens Alexandra Thienpont
voorzitter secretaris algemeen directeur burgemeester