Type document
Uittreksel document
Openbare behandeling van agendapunt
16. 16. Subsidiereglement voor projecten van de adviesraden (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- Erna Abeloos (Gemeenteraadslid)
- De Kiek De Brier (Gemeenteraadslid)
- Stijn Dekelver (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Steven Dierckx (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Tom Jespers (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Filip Libin (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Sarah Remacle (Gemeenteraadslid)
- Alexander Rillaerts (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Kristof Van Roey (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
- Peter Verhoeven (Gemeenteraadslid)
- Rita Verloy (Gemeenteraadslid)
- Chloë Vierin (Gemeenteraadslid)
- Elke Vleminckx (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Evi Focquaert (Gemeenteraadslid)
- Sofie Lapiere (Gemeenteraadslid)
- Veerle Noppen (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad keurde het subsidiereglement voor projecten van de adviesraden goed. Met dit reglement wenst Gemeente Kortenberg de erkende adviesraden te ondersteunen in het opnemen van projecten die in lijn liggen met hun eigen werking en het gemeentelijk beleid en financieel verantwoord kunnen worden.
Aanwezigen tijdens de stemming
- Erna Abeloos
- De Kiek De Brier
- Stijn Dekelver
- Carla Demaertelaere
- Steven Dierckx
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Tom Jespers
- Gabriëla Langmans
- Filip Libin
- Wim Moons
- Sarah Remacle
- Alexander Rillaerts
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Kristof Van Roey
- Harold Vanheel
- Peter Verhoeven
- Rita Verloy
- Chloë Vierin
- Elke Vleminckx
Effectieve stemmers
- Erna Abeloos
- De Kiek De Brier
- Stijn Dekelver
- Carla Demaertelaere
- Steven Dierckx
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Tom Jespers
- Gabriëla Langmans
- Filip Libin
- Wim Moons
- Sarah Remacle
- Alexander Rillaerts
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Kristof Van Roey
- Harold Vanheel
- Peter Verhoeven
- Rita Verloy
- Chloë Vierin
- Elke Vleminckx
Totaal aantal voorstanders: 17
Totaal aantal tegenstanders: 0
Totaal aantal onthoudingen, blanco of ongeldig: 5
Voorstanders
- Erna Abeloos
- Stijn Dekelver
- Carla Demaertelaere
- Steven Dierckx
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Wim Moons
- Alexander Rillaerts
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Harold Vanheel
- Peter Verhoeven
- Rita Verloy
- Chloë Vierin
- Elke Vleminckx
Onthoudingen, blanco of ongeldig
- De Kiek De Brier
- Tom Jespers
- Filip Libin
- Sarah Remacle
- Kristof Van Roey
Met als gevolg,
Goedgekeurd
16. Subsidiereglement voor projecten van de adviesraden
De gemeenteraad keurde het subsidiereglement voor projecten van de adviesraden goed. Met dit reglement wenst Gemeente Kortenberg de erkende adviesraden te ondersteunen in het opnemen van projecten die in lijn liggen met hun eigen werking en het gemeentelijk beleid en financieel verantwoord kunnen worden.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 41, 23°;
Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 1 september 2025 houdende definiëring begrip dagelijks bestuur;
Gelet op het feit dat het voorgaand reglement goedgekeurd werd op de gemeenteraad d.d. 13 januari 2020;
Gelet op het feit dat het nieuwe reglement het voorgaande vervangt;
Overwegende dat het gemeentebestuur de erkende adviesraden wenst te ondersteunen in het opnemen van projecten die in lijn liggen met hun eigen werking en het gemeentelijk beleid en financieel verantwoord kunnen worden;
Overwegende dat het o.a. kan gaan over het organiseren van activiteiten, zinvolle projecten of het coördineren en het tot stand brengen van overleg tussen de aangesloten verenigingen;
Overwegende dat in het budget 2026-2031 de ‘werking van de adviesraden’ is voorzien onder de diverse acties met algemene rekening 6499500;
Overwegende dat er op 6 oktober 2025 aan de erkende Kortenbergse adviesraden advies werd gevraagd over het ontwerp reglement ‘Subsidiereglement voor projecten van de adviesraden’;
Gelet op de toelichting die hierover gegeven werd aan Gemeentelijke Adviesraad voor Mobiliteit en Verkeersveiligheid (GAMV) op 14 oktober 2025;
Gelet op de toelichting die hierover gegeven werd aan de Gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Ordening (Gecoro) op 21 oktober 2025;
Gelet op de toelichting die hierover gegeven werd aan de Cultuurraad op 21 oktober 2025;
Gelet op de toelichting die hierover gegeven werd aan de Sportraad op 21 oktober 2025;
Gelet op de toelichting die hierover gegeven werd aan de Welzijnsraad op 21 oktober 2025;
Gelet op de toelichting die hierover gegeven werd aan de Jeugdraad op 21 oktober 2025;
Gelet op het advies van de Cultuurraad ontvangen d.d. 21 oktober 2025;
Gelet op het advies van de Wereldraad ontvangen d.d. 4 november 2025;
Gelet op het advies van de Gemeentelijke Erfgoedcommissie Kortenberg (Geck!) ontvangen d.d. 5 november 2025;
Gelet op het advies van de Sportraad ontvangen d.d. 5 november 2025;
Gelet op het advies van de Bibraad ontvangen d.d. 5 november 2025;
Gelet op het advies van de Gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Ordening (Gecoro) ontvangen d.d. 6 november 2025;
Gelet op het advies van de Jeugdraad ontvangen d.d. 6 november 2025;
Gelet op het advies van de Marktraad ontvangen d.d. 13 november 2025;
Gelet op het advies van de Raad voor Lokale Economie (RLE) ontvangen d.d. 13 november 2025;
Gelet op het antwoord op het advies van de Cultuurraad;
Gelet op het antwoord op het advies van de Sportraad;
Gelet op het antwoord op het advies van de Bibraad;
Gelet op het antwoord op het advies van de Jeugdraad;
Gelet op het antwoord op het advies van de Gemeentelijke Erfgoedcommissie Kortenberg (Geck);
Gelet op het antwoord op het advies van de Gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Ordening (Gecoro);
Gelet op het antwoord op het advies van de Wereldraad;
Gelet op het antwoord op het advies van de Marktraad;
Gelet op het antwoord op het advies van de Raad voor Lokale Economie (RLE);
Overwegende dat de jaarlijkse uitgave geraamd wordt op 28.000,00 euro voor alle adviesraden samen, waarvan 27.000,00 euro voorzien is in het gemeentebudget;
Gelet op het visum nr. 2025/86 d.d. 24 november 2025 van de financieel directeur;
Beslist,
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het subsidiereglement voor projecten van de adviesraden als volgt goed.
Subsidiereglement voor projecten van de adviesraden
GR 15 december 2025
I. Algemene voorwaarden
Artikel 1: Omschrijving algemeen doel
Een adviesraad kan, naast zijn adviestaak (= zijn kerntaak), projecten opnemen die in lijn liggen met zijn eigen werking en met het gemeentelijk beleid en die financieel verantwoord kunnen worden.
Het kan o.a. gaan over het organiseren van activiteiten, zinvolle projecten of het coördineren en het tot stand brengen van overleg tussen de aangesloten verenigingen.
De adviesraden zijn bij de besteding van hun gelden onderworpen aan dezelfde regels als het bestuur. Zij hebben geen winstgevend doel.
Om het project te kunnen opnemen dient de adviesraad voorafgaand een projectaanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2: Financiering en toekenning
De adviesraad dient voor het project dat het wenst op te nemen vooraf een aanvraag met bijhorende projectraming in bij het gemeentebestuur, ongeacht of er een effectieve subsidie wordt gevraagd.
Als het aangevraagde project in lijn ligt met de eigen werking en met het gemeentelijk beleid en financieel verantwoord kan worden, zoals gestaafd in de in te dienen documenten, dan wordt het project voorwaardelijk goedgekeurd.
Als een adviesraad - op basis van de projectraming - onvoldoende middelen heeft om het voorgestelde project zelf te realiseren, kan hij een aanvraag tot projectsubsidie indienen.
Voor het voorwaardelijk goedgekeurde project wordt de projectsubsidie voorzien in het meerjarenplan van het jaar waarin de realisatie voorzien is. Van zodra de projectsubsidie definitief is opgenomen in het meerjarenplan, wordt het voorwaardelijk goedgekeurde project definitief.
Als de uitvoering van het project in hetzelfde jaar als de aanvraag valt, zal dus mogelijks gewacht moeten worden op een aanpassing van het meerjarenplan vooraleer het project kan uitgevoerd worden.
De mogelijkheid om projectsubsidie aan te vragen hangt af van de financiële draagkracht van de adviesraad.
Een adviesraad heeft - op datum van de aanvraag van het project - meer dan 1.000 euro op al zijn rekeningen samen én heeft - op basis van de projectraming - voldoende eigen middelen om het project zelf te realiseren met behoud van 1.000 euro of meer op al zijn rekeningen samen: de adviesraad kan geen projectsubsidie aanvragen.
Een adviesraad heeft - op datum van de aanvraag van het project - meer dan 1.000 euro op al zijn rekeningen samen, maar heeft - op basis van de projectraming - onvoldoende eigen middelen om het project zelf te realiseren met behoud van 1.000 euro op alle rekeningen samen: de adviesraad kan een projectsubsidie aanvragen voor het saldo van de projectkost dat overblijft na gebruik van de eigen middelen met behoud van 1.000 euro op al zijn rekeningen samen.
Een adviesraad heeft - op datum van de aanvraag van het project - minder dan 1.000 euro op al zijn rekeningen samen: de adviesraad kan - op basis van de projectraming - een projectsubsidie aanvragen voor de totale kost van het project.
Voorbeeldsituaties:
Projectraming = 4.000 euro
adviesraad heeft 6.000 euro: geen projectsubsidie, adviesraad betaalt zelf 4.000 euro en houdt 2.000 euro over.
adviesraad heeft 3.000 euro: gedeeltelijke projectsubsidie, adviesraad betaalt zelf 2.000 euro en houdt 1.000 euro over, gemeente betaalt 2.000 euro.
adviesraad heeft 500 euro: volledige projectsubsidie, adviesraad betaalt niets en houdt 500 euro over, gemeente betaalt 4.000 euro.
De goedgekeurde projectsubsidie wordt betaald op de rekening van de erkende adviesraad.
Indien een project waarvoor een aanvraag met subsidie werd goedgekeurd door overmacht niet kan plaatsvinden, dan moet de beslissing tot annulering van het project in onderling overleg tussen de adviesraad en de gemeente genomen worden.
Binnen de twee maanden na uitvoering van het project wordt een concrete afrekening gemaakt en eventuele overschotten worden teruggestort.
Artikel 3: Omschrijving doelgroep
Deze subsidies worden verleend aan de erkende adviesraden volgens de voorwaarden van dit reglement.
II. Subsidiëring
Artikel 4: Procedure
Artikel 4 §1 Tijdsverloop
Men kan de subsidies voor een project in werkjaar n als volgt verkrijgen:
Een werkjaar start op 1 januari jaar n en eindigt op 31 december jaar n.
De termijn waarbinnen men de subsidieaanvraag kan doen, bevindt zich tussen 1 januari n-1 en 15 oktober jaar n.
Bij voorkeur worden de projecten het jaar voor de uitvoering bedacht en aangevraagd vóór 15 oktober jaar n-1, zodat budget tijdig kan gereserveerd worden.
Projecten kunnen ook later worden aangevraagd, maar hier kan geen snelle uitvoering van het project gegarandeerd worden (aanpassing meerjarenplan is immers misschien dan nodig).Het besluit over de voorwaardelijke goedkeuring van het project en de eventuele projectsubsidies vindt plaats binnen de 3 maanden na de aanvraag.
Tot 15 dagen na de kennisgeving van de beslissing over het aangevraagde project kan gemotiveerd beroep aangetekend worden bij het college van burgemeester en schepenen.
Het bestuur voorziet voor het voorwaardelijk goedgekeurde project de gevraagde projectsubsidie in (de aanpassing van) het meerjarenplan
De uitbetaling van de projectsubsidie zal gebeuren binnen de maand nadat er én een voorwaardelijke goedgekeurd project is én een goedgekeurd meerjarenplan waarin de projectsubsidie in is opgenomen.
De financiële afrekening van het project wordt aan het bestuur bezorgd binnen de twee maanden na uitvoering van het project.
Artikel 4 §2 Documenten in te dienen bij de aanvraag
Ieder project dient te worden aangevraagd door middel van het indienen van documenten, gedateerd en ondertekend.
Voor projecten waarvoor geen subsidie wordt aangevraagd:
de daartoe bestemde aanvraagformulieren (online of offline). Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de gemeentelijke website.
Voor projecten waarvoor wel een subsidie wordt aangevraagd, dienen bovenstaande documenten ingediend te worden, en bijkomend ook:
Een standopgave van alle rekeningen van de adviesraad, waarbij de middelen voor werking of voor reeds goedgekeurde projecten specifiek daarvoor aangeduid en gereserveerd worden en dus niet in rekening worden gebracht bij het berekenen van het bedrag dat moet worden toegekend.
Een raming van de ontvangsten en uitgaven van de adviesraad voor het project in jaar n evenals een berekening van de gevraagde projectsubsidie.
Bij de begroting wordt duidelijk melding gemaakt van alle financieringsbronnen.
Hoewel hier omzichtig mee dient omgesprongen te worden – neutraliteit van een adviesraad – mag een adviesraad sponsoring voor het aangevraagde project voorzien. Dit maakt deel uit van de projectaanvraag en zal mee beoordeeld worden.
Artikel 4 §3 Documenten in te dienen na de uitvoering
Na iedere uitvoering van het project moeten de volgende documenten, gedateerd en ondertekend, ingediend worden:
Een financieel verslag van de effectieve ontvangsten en uitgaven van de adviesraad voor het project.
Minstens één foto of een kort verslag van het project en minstens één document (flyer, bericht op sociale media, poster, ….) waaruit blijkt dat de adviesraad in zijn communicatie heeft vermeld dat het project werd gerealiseerd met ondersteuning van gemeente Kortenberg.
Artikel 5: Controle
Het gemeentebestuur wenst na te gaan of het aangevraagde project:
de kerntaak van de adviesraad niet naar de achtergrond duwt;
aansluit bij het beleid van de gemeente;
de financiële, logistieke of administratieve draagkracht van de gemeentelijke diensten niet buitenproportioneel belast.
Om deze reden moet de adviesraad altijd een aanvraag indienen ook al zijn er geen financiële implicaties voor het gemeentebestuur of de adviesraad.
In toepassing van de wet van 14 november 1983, aangaande de toekenning en aanwending van subsidies, is de begunstigde ertoe gehouden:
de gemeente toe te laten de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hierover verdere inlichtingen in te winnen;
de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het gemeentebestuur toe te staan om, eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren.
Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het gemeentebestuur overgaan tot het geheel of gedeeltelijk niet uitbetalen van de subsidie of de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor de toekomst.
De aanvrager kan geen subsidies voor dezelfde opdracht ontvangen via andere gemeentelijke kanalen.
Artikel 6: Doelstellingen subsidiereglement
De subsidie dient om de kosten te betalen voor de uitvoering van het project dat de adviesraad heeft aangevraagd.
Artikel 7: Looptijd reglement
Dit reglement gaat in voege vanaf 1 januari 2026 en eindigt op 31 december 2031.
Artikel 8: Geschillen en onvoorziene omstandigheden
Alle interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden betreffende de toepassing van dit reglement worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Kortenberg.
Artikel 9: Opheffingsbepalingen
Het besluit van de gemeenteraad “Subsidiereglement voor de projecten van de adviesraden” van 13 januari 2020 wordt hierbij opgeheven.