Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 4 november 2024, 19:00

De gemeenteraad keurde de toetreding goed tot de raamovereenkomst “Digitale Communicatietools” van het autonoom provinciebedrijf VERA.

Gemeenteraad,

• Gelet op de toepasselijke bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur

• Gelet op de wet inzake overheidsopdrachten

  Gelet op de wet [betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies]

• Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing klassieke sectoren;

• Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels en algemene aannemingsvoorwaarden en latere wijzigingen;

• Gelet op het besluit van de provincieraad van Vlaams-Brabant van 30 mei 2000 tot oprichting van “VERA autonoom provinciebedrijf” (hierna: VERA) met toepassing van artikel 114, 5° tot en met 114,12° van de provinciewet en artikel 1,12° van het koninklijk besluit van 9 maart 1999 tot bepaling van de activiteiten van industriële of commerciële aard waarvoor de provincieraad een autonoom provinciebedrijf met rechtspersoonlijkheid kan oprichten;

• Gelet op de artikelen 4 en 5 van de beheersovereenkomst van VERA zoals goedgekeurd door de provincieraad van 17 december 2013, waarbij de dienstverlening die VERA ontwikkelt en aanbiedt als doel heeft e-Government te helpen realiseren bij lokale besturen, bovenlokaal is en ondersteunend met het oog op de verbetering van de samenwerking tussen de besturen in de provincie Vlaams-Brabant en gericht op het creëren van schaalvoordelen;

• Gelet op het bestek met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “Raamovereenkomst Digitale Communicatietools 2020/001_F02” dat als een overheidsopdracht voor diensten zowel Belgisch als Europees gepubliceerd werd op 13 januari 2020;

• Gelet op het feit dat VERA in de aankondiging en in het lastenboek opnam:

  - dat APB VERA Steunpunt e-Government als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten handelt. Deze aankoopcentrale fungeert als tussenpersoon door het sluiten van raamovereenkomsten die door de aanbestedende overheden kunnen worden gebruikt (artikel 47, §1, alinea 2 van de wet overheidsopdrachten). De deelnemende instantie dient zelf nog een overeenkomst te sluiten met de gekozen leverancier;

  - dat de opdracht een raamovereenkomst betreft voor een aantal digitale communicatietools en adviesverlening: website en CMS, een participatieplatform en adviesverlening m.b.t digitale communicatie. Het betreft een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen;

• Gelet op het feit dat de raamovereenkomst jaarlijks kan worden opgezegd mits motivatie; Onverminderd de toepassing van de in de wetgeving op de overheidsopdrachten bepaalde dwangmaatregelen kan de opdracht van rechtswege worden ontbonden of de uitvoering ervan door alle rechtsmiddelen worden doorgevoerd indien de opdrachtgever in gebreke blijft inzake de naleving van de voorgeschreven verplichtingen;

• Overwegende dat digitale communicatietools onontbeerlijk zijn voor een modern lokaal bestuur;

• Overwegende dat een raamovereenkomst waarbij men snel en met een beperkte administratieve overhead de noodzakelijke communicatietools kan aanschaffen belangrijk kan zijn wanneer na marktverkenning blijkt dat de aangeboden tools voldoen aan de vereisten van het lokaal bestuur;

• Overwegende dat VERA als autonoom provinciebedrijf een overheidsstatuut heeft, vastgesteld bij de provinciewet (art. 114 quinquies) en het provinciedecreet (art. 225-237), waaruit volgt dat de activiteiten van VERA kaderen in een opdracht van openbaar belang en VERA onderworpen is aan de wet op de overheidsopdrachten;

• Overwegende dat de overheidsopdracht “Raamovereenkomst Digitale Communicatietools 2020/001” werd uitgeschreven namens andere besturen, zoals vermeld in de Belgische en Europese publicatie;

• Overwegende dat het voorwerp van deze overheidsopdracht een overeenkomst is tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen;

• Overwegende dat VERA samen met een vertegenwoordiging van afgevaardigden van de lokale besturen de analyse gemaakt heeft en de leveranciers geselecteerd heeft die de interessantste aanbieding heeft tegen de beste prijs, kwaliteit en service, op alle hierbij betrokken gebieden;

• Overwegende dat de raamovereenkomst is opgesplitst in 4 percelen:

  - Perceel 1: Website en CMS:

  • dit perceel bevat: een website en Content Management Systeem (CMS) met bijhorende modules gericht op lokale besturen, begeleiding (analyse en projectmanagement) bij de opzet van een website en CMS volgens de noden van de afnemer, inclusief hosting, onderhoud en ondersteuning middels een Service Level Agreement (SLA),

  - Perceel 2: Brand management software

  • Dit perceel bevat: sjabloonsoftware die ervoor zorgt dat iedereen binnen een bestuur eenvoudig zelf (decentraal, door meerdere medewerkers) folders, flyers,… kan opmaken binnen vooraf bepaalde sjablonen en huisstijlregels,

  - Perceel 3: Participatieplatform

  • Dit perceel bevat: een online participatieplatform dat afnemers in staat stelt om online in interactie te treden met burgers en participatietrajecten te organiseren en ondersteuning bij het opzetten van een participatietraject,

  - Perceel 4: Adviesverlening m.b.t. digitale communicatie

  • Dit perceel bevat: begeleiding en ondersteuning bij het uitwerken van strategie- en visievorming m.b.t. digitale communicatie. Vooraleer besturen een keuze maken in de tools en kanalen die ze inzetten voor hun digitale communicatie, kan een strategische oefening helpen bij het bepalen van die keuze;

• Overwegende dat een werkgroep van afgevaardigden van de lokale besturen mee de inhoud en voorwaarden van het bestek bepaalde en ook de analyse en evaluatie van offertes en de gunning heeft

  begeleid;

• Overwegende dat volgende instanties kunnen afnemen van deze raamovereenkomst zonder dat er een afnameplicht bestaat:

  • Lokale overheden (gemeentebesturen, OCMW’s, gemeentescholen, hulpverleningszones, politiezones, culturele centra, gemeenschapscentra, bibliotheken, autonome gemeentebedrijven, intercommunales, interlokale verenigingen, VZW’s,… niet-limitatieve lijst) in de provincie Vlaams-Brabant die toegetreden zijn tot een door VERA opgericht samenwerkingsverband, hierna verder genaamd “virtuele centrumstad” of “samenwerking”.

  Dit geldt zowel voor de bestaande virtuele centrumsteden (Noord, STAD, Hageland, Luchthaven, Groene Rand, Brabantse Kouters, Lambiek, ADD-ICT) en samenwerkingen (Politie OOST, Politie WEST en Regionale landschappen Vlaams-Brabant), als voor de nog op te richten virtuele centrumsteden of samenwerkingen. Inschrijvers moeten er rekening mee houden dat de totale omvang van de leveringen of diensten kan stijgen in de ondergenoemde twee gevallen:

  o Bij toetreding van een lokale overheid, die nog geen deel uitmaakte van een virtuele centrumstad of samenwerking, tot een bestaande virtuele centrumstad of samenwerking;

  o Bij oprichting van een nieuwe virtuele centrumstad of samenwerking, waardoor ook de lokale overheden in deze regio van deze raamovereenkomst gebruik kunnen maken.

  Onder toetreding tot een virtuele centrumstad verstaan wij het nemen van een college- of raadsbeslissing door de desbetreffende lokale overheid of het nemen van een beslissing door het hoogste bestuursorgaan van de organisatie met het oog op de goedkeuring van het protocol tot samenwerken. Meer info over virtuele centrumsteden en de deelnemende besturen kan je vinden op: https://www.vera.be/virtuele-centrumsteden.

  • Leden en toekomstige leden van de interlokale vereniging IT-punt. Meer info kan je vinden op: https://www.it-punt.be/it-punt-in-het-kort

  • VERA (Autonoom provinciebedrijf)

  • Provinciebestuur Vlaams-Brabant inclusief provinciale VZW's en provinciale scholen;

• Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 2 maart 2016 houdende de toetreding van OCMW Kortenberg tot de “virtuele centrumsteden” Groene Rand van Vera;

• Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 7 maart 2016 houdende de goedkeuring van een samenwerkingsprotocol tussen de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Oud-Heverlee, Overijse, Tervuren, Kraainem en Kortenberg en het autonoom provinciebedrijf VERA;

• Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 2 december 2019 houdende de toetreding van gemeente Kortenberg tot de interlokale vereniging IT-punt;

• Overwegende dat de plaats van dienstverlening bij de verschillende deelnemende instanties in de provincie Vlaams-Brabant is;

• Overwegende dat de overheidsopdracht het sluiten van een raamovereenkomst met één deelnemer per perceel beoogt;

• Gelet op het feit dat conform de bepalingen van het bestek de volgende percelen werden toegewezen

  aan:

  - Perceel 1: Website en CMS: Ausy IT Consulting, Esperantolaan 8, 3001 Leuven. Werd gegund op 2 juli 2020,

  - Perceel 2: Brand management software: perceel werd niet gegund.

  - Perceel 3: Participatieplatform: Treecompany, Jozef Hermanslei 45, 2640 Mortsel. Werd gegund op 2 juli 2020,

  - Perceel 4: Adviesverlening m.b.t. digitale communicatie: Dropsolid, Moutstraat 60, 9000 Gent. Werd gegund op 2 juli 2020;

• Overwegende dat de overeenkomst werd afgesloten voor een periode van 48 maanden met ingang op 2 juli 2020 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief en dat de raamovereenkomst voor percelen 1 en 3 zonder onderbreking en aan dezelfde voorwaarden werd verlengd vanaf 2 juli 2024 tot en met 1 juli 2025;

• Overwegende dat het bestuur kan toetreden tot deze raamovereenkomst en zelf geen gunningsprocedure moet voeren wanneer na marktverkenning blijkt dat de aangeboden tools voldoen aan de vereisten van het lokaal bestuur, wat een aanzienlijke besparing aan tijd en middelen betekent;

• Overwegende dat de gemeente niet verplicht is tot afname van producten en/of diensten en kosteloos kan intekenen en bij eventuele bestellingen steeds rekening zal houden met de budgettaire voorschriften en mogelijkheden;