Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 4 september 2023, 18:00

De gemeenteraad keurt het ‘Algemeen verhuurreglement jeugdinfrastructuur’ goed. Het verhuurreglement maakt integraal deel uit van dit besluit. De gebruiksovereenkomsten en gebruiksreglementen per jeugdlocatie zitten als bijlagen aan dit besluit vervat.

Artikel 1: Jeugdinfrastructuur hoofdgebruikers
Het gemeentebestuur van Kortenberg stelt ter ondersteuning van het lokale verenigingsleven volgende jeugdinfrastructuur ter beschikking aan de hoofdgebruikers (hierna “de jeugdinfrastructuur” genoemd) die de onderstaande infrastructuur beheren en onderhouden.  

• Scoutslokalen Kortenberg, Colombastraat 33, 3070 Kortenberg

• Jeugdhuis ’t Excuus, Wijngaardstraat 1, 3070 Kortenberg

• Chiro Flurk Everberg, Annonciadenstraat 23, 3078 Everberg

• Jeugdhuis Den Uyl, Gemeentehuisstraat 7, 3078 Everberg

• Chiro Erps-Kwerps, Kwerpsebaan 229, 3071 Erps-Kwerps

• Jeugdhuis Den Aap, Louis Andriesstraat 7A, 3078 Meerbeek

• Jongeren voor Jongeren vzw, site Vannetelbosch, Sint-Antoniusstraat, 3078 Meerbeek.
  Het betreft hier niet de gehele site, wel een lokaal met sanitair op het gelijkvloers dat ter beschikking gesteld wordt aan Jongeren voor Jongeren vzw.
  
  

Bovenstaande jeugdinfrastructuur is bestemd als gebouw voor activiteiten die aansluiten bij de werking van de jeugdvereniging. De (bijzondere) bepalingen over het gebruik en het beheer van het gebouw worden vermeld in de gebruiksovereenkomst met desbetreffende jeugdinfrastructuur in de bijlage van deze overeenkomst.

Tijdens de duur van de overeenkomst zal de gemeente de bestemming van de jeugdinfrastructuur behouden.

Artikel 2: Periode

De overeenkomst voor en het gebruik door de hoofdgebruiker wordt toegestaan voor een periode van 1 jaar, beginnend op 1 januari en eindigend op 31 december. De verlenging van het gebruik wordt stilzwijgend toegestaan, behoudens opzegging per aangetekend schrijven door één van beide partijen, drie maanden voor de beëindiging van de lopende gebruiksperiode.

Deze overeenkomst kan op elk moment en in onderling overleg tussen de gemeente en de hoofdgebruiker aangepast worden.

Artikel 3: Verhuur

Artikel 3.1: Aan hoofdgebruiker

De jeugdinfrastructuur en terreinen worden voor het hele kalenderjaar aan de hoofdgebruiker ter beschikking gesteld tegen een huurprijs voor een volledig kalenderjaar. De huurprijs dekt alle activiteiten en samenkomsten in de gebouwen voor de periode van één kalenderjaar. De hoofdgebruiker staat in voor het dagelijks onderhoud van de jeugdinfrastructuur.

Deze huurprijs kwam tot stand in overleg met de hoofdgebruiker en staat vermeld in de gebruiksovereenkomst per jeugdinfrastructuur.

Na ondertekening van de gebruiksovereenkomst worden de huurprijzen gefactureerd door de gemeente aan de hoofdgebruiker. Dit gebeurt telkens op het einde van het kalenderjaar (december). De factuur wordt eenmalig, en niet in schijven, betaald op het einde van het kalenderjaar.  

Artikel 3.2: Aan occasionele gebruiker

Daarnaast wordt de jeugdinfrastructuur occasioneel ter beschikking gesteld aan gemeentelijke diensten, scholen, (erkende) verenigingen en derden volgens onderstaande vastgelegde categorieën en tarieven:

Artikel 3.2.1: Gebruikerscategorieën

Categorie 1:

• Erkende Kortenbergse jeugdverenigingen en hun verenigingen van oudleiding

• Gemeente en Welzijnshuis Kortenberg, gemeentelijke openbare instellingen

• Politie HerKo

• Onderwijsinstellingen en ouderraden uit Kortenberg

• Gemeentelijke erkende adviesraden

Categorie 2:

• Erkende Kortenbergse verenigingen  

Categorie 3:

• Verenigingen en organisaties die in Kortenberg gevestigd zijn of hun zetel hebben in Kortenberg en die niet onder gebruikersgroep 2 vallen

• Personen gedomicilieerd in Kortenberg

Categorie 4: 

• Alle gebruikers die niet behoren tot gebruikersgroep 1, 2 of 3, met uitsluiting van privépersonen die niet gedomicilieerd zijn in Kortenberg

Artikel 3.2.2 Huurbare lokalen per jeugdinfrastructuur

* Voor de jeugdhuizen geldt enkel verhuur aan derden buiten de eigen openingsuren.

Artikel 3.2.3 Huurprijzen
De huurprijzen hieronder vermeld gelden voor verhuur per uur.

Categorie 1

Categorie 2

Categorie 3

Categorie 4

Indien een andere gebruiker dan de hoofdgebruiker wenst gebruik te maken van de jeugdinfrastructuur richt men zijn aanvraag steeds naar de dienst Jeugd via de daartoe voorziene reservatiesoftware of via e-mail (jeugd@kortenberg.be). De dienst Jeugd is facilitator tussen de hoofdgebruiker en de huuraanvrager.
Dit geldt niet voor weekendhuuraanvragen voor de scoutslokalen. Deze aanvragen worden rechtstreeks door de scoutsleiding behandeld en opgevolgd. De scoutsleiding plaatst de reservatie-aanvragen wel in een register dat wordt gedeeld met de gemeente.

Indien de hoofdgebruiker of de dienst Jeugd een aanvraag ontvangen van een derde die niet is opgenomen in de categorieën vermeld onder artikel 3, kan deze aanvraag aan de gemeente worden voorgelegd, die beslist over de toelating en over het tarief.

De gemeente kan ten allen tijde beschikken over de jeugdinfrastructuur rekening houdend met de behoeften en verplichtingen van de hoofdgebruiker. De jeugdinfrastructuur blijft dus ter beschikking van de gemeente voor het organiseren van activiteiten van gemeentelijk belang. De hoofdgebruiker moet de jeugdinfrastructuur op eenvoudig verzoek van de gemeente ter beschikking stellen voor deze activiteiten.

Artikel 3.2.4: Timing

Huur van de jeugdinfrastructuur aanvragen kan al voor aanvang van het kalenderjaar, dan wordt deze in overleg met de hoofdgebruiker vastgelegd in de jaarkalender.

Indien een aanvraag doorheen het kalenderjaar wordt gedaan, moet dit minstens 1 maand voorafgaand aan de activiteit aangevraagd worden en zal de dienst Jeugd in samenspraak met de hoofdgebruiker nagaan of dit mogelijk is rekening houdend met de reguliere werking van de jeugdvereniging en haar jaarkalender. De hoofdgebruiker heeft hierin steeds de eindbeslissing.

Artikel 4: Vergoeding en schade

• Indien een andere gebruiker dan de hoofdgebruiker de jeugdinfrastructuur huurt voor een activiteit of evenement, worden de tarieven uit artikel 3 toegepast. De betaling van deze huurgelden gebeurt steeds door de huurder aan de gemeente en niet aan de hoofdgebruiker van de jeugdinfrastructuur. Dit geldt niet voor weekendhuuraanvragen voor de scoutslokalen. Huurders betalen de huurgelden rechtstreeks aan de scouts. Per kwartaal stort de scouts een afgesproken bedrag, opgenomen in de gebruiksovereenkomst tussen gemeente en scouts.

• De huurgelden worden per activiteit of evenement betaald, tenzij men op regelmatige basis voor langere periode huurt. In dat geval zullen de huurgelden op kwartaalbasis geïnd worden.

• Voor reservaties die niet voorafgaandelijk aan de geplande datum van de activiteit geannuleerd werden, is de volledige huurprijs verschuldigd en zal deze worden aangerekend. Behoudens ingeval van overmacht bedraagt de verbrekingsvergoeding:

  • Kosteloos bij annulering van de reservatie tot één week voorafgaand aan de geplande activiteit

  • 50% van de voorziene huurprijs bij annulering van de reservatie in de laatste week voorafgaand aan de geplande activiteit.

• Aangerichte schade door de huurder moet worden vergoed aan de gemeente of aan de hoofdgebruiker van de jeugdinfrastructuur. Dit is afhankelijk van welke schade er werd aangericht (gebouw versus inboedel). Het bedrag van de aangerichte schade wordt aangerekend aan de hand van het volgende: 

• materiële schade: technische dienst berekent materiaalkost en werkuren; 

• materiaal ontbreekt: vervangprijs; 

• niet gekuist of opgeruimd: de huurder krijgt zelf eerst de kans om het gebruikte lokaal te gaan opkuisen. Indien dit niet of onvoldoende gebeurd is, zal er 25 euro per werkuur aangerekend worden.

Artikel 5: Sleutels en richtlijnen voor huurders

De huurder regelt met de hoofdgebruiker het openen en sluiten van de infrastructuur.

De hoofdgebruiker regelt de toelichting aan de huurder van de gebruiksvoorwaarden, de huishoudelijke richtlijnen, de plaatsbeschrijving, het afvalbeheer en de controle van (het reinigen van) de infrastructuur na gebruik. De noodzakelijke contactgegevens hiertoe worden bezorgd na bevestiging van de boeking.

Wanneer het gebruik van de infrastructuur gepaard gaat met het verkrijgen van een vaste sleutel/badge (in het kader van reguliere terugkerende activiteiten van minimum 1 jaar), dient voorafgaandelijke aan het gebruik een waarborg van 30 euro per sleutel/badge te worden betaald. Bij verlies van de sleutel/badge wordt de waarborg ingehouden.

Wanneer een eenmalig gebruik van de infrastructuur gepaard gaat met het verkrijgen van een of meerdere sleutels/badges, dient/dienen deze onmiddellijk na afloop van de huurperiode te worden teruggeven aan de jeugdlokaalverantwoordelijke en/of aan de dienst Vrije Tijd. Bij verlies van de sleutel/badge dient een schadevergoeding te worden betaald van 30 euro per sleutel/badge.

Onderverhuring is niet toegelaten noch door de hoofdgebruiker noch door de occasionele gebruiker. Een geplande activiteit moet ingericht worden door de hoofdgebruiker of de huurder. Ingeval van schending van deze regel zal zowel de hoofdgebruiker, de huurder als de onderverhuurder, gesanctioneerd worden met een boete die drie (3) maal het normale tarief bedraagt met een minimum van 100,00 euro en dit voor beide partijen (huurder en onderverhuurder).

Artikel 6: Gebruiksuren

Bij verhuur van de jeugdinfrastructuur aan andere dan de hoofdgebruiker kan de locatie in gebruik genomen worden vanaf 8 uur ’s morgens. Activiteiten in de infrastructuur mogen maximaal tot 22 uur ’s nachts duren. Ten laatste om 22 uur moet de infrastructuur opgeruimd en gekuist zijn en moet iedereen vertrokken zijn.  

Vanaf 22 uur dient de stilte in de buitenomgeving van de buurt stipt gerespecteerd te worden.

Het is ten strengste verboden om in de jeugdinfrastructuur te overnachten, tenzij dit onder voorwaarden vermeld staat in de gebruiksovereenkomst met de hoofdgebruiker.

De gebruiksuren van de hoofdgebruiker worden vastgelegd in de gebruiksovereenkomst.

Artikel 7: Reinigen

Bij verhuur van de jeugdinfrastructuur aan andere dan de hoofdgebruiker dient de huurder de infrastructuur terug te geven in ontvangen staat. Dat wil zeggen dat de huurder verantwoordelijk is voor het opruimen en het poetsen van de gehuurde infrastructuur, de gangen en de toiletten.

Er mag geen afval of vuil op de vloer achterblijven. Zo nodig moet de infrastructuur uitgeborsteld worden en indien waar nodig met nat gekuist worden. De hoofdgebruiker zal hierop controleren na de huurperiode. Indien niet of onvoldoende voldaan, worden de kosten verrekend in de eindfactuur (zie artikel 4).

Periodieke controles op de netheid in de jeugdinfrastructuur worden uitgevoerd door de Uitvoeringsdiensten en dienst Vrije Tijd. Bij problemen volgt een overleg.

Artikel 8: Nutsvoorzieningen

De kosten voor de aansluiting, de abonnementen en het gebruik van water, elektriciteit en gas in de jeugdinfrastructuur zoals omschreven in artikel 1, zijn ten laste van de gemeente. Deze kosten zullen door de gemeente rechtstreeks aan de betreffende nutsmaatschappijen betaald worden.

De hoofdgebruiker en de huurder zijn verplicht het verbruik tot een minimum te beperken en de instructies van de gemeente inzake water- en energiegebruik op te volgen. De gemeente behoudt zich het recht bij vaststelling van overdadig gebruik, dit te verhalen op de gebruiker.

De kosten voor de aansluiting, de abonnementen en het gebruik van telefoon en televisie in de jeugdinfrastructuur zijn ten laste van de hoofdgebruiker. De hoofdgebruiker sluit hiervoor de overeenkomsten af.

Gezien het openbaar karakter van de jeugdhuizen is de internetaansluiting in de jeugdhuizen ten laste van de gemeente.

Artikel 9: Belastingen en taksen

De onroerende voorheffing is ten laste van de gemeente. Alle andere belastingen en taksen, en alle andere naburige rechten die het gevolg zijn van eender welke activiteit in de infrastructuur, zijn ten laste van de hoofdgebruiker.

De auteursrechten (UNISONO) zijn de verantwoordelijkheid van de gebruiker van de infrastructuur en dienen door de gebruiker aangegeven en betaald te worden.

Artikel 10: Technisch onderhoud

De gemeente staat in voor het uitvoeren van het technisch onderhoud van en de herstellingen aan de jeugdinfrastructuur zoals omschreven in artikel 1. Dit houdt in:

• Het onderhoud van alle technische installaties (HVAC, elektriciteits- en gasinstallaties, brandmeldingcentrale, toestellen…),

• Het onderhoud van alle goten, afwateringen en aflopen,

• Het onderhoud van het buitenterrein,

• Het vervangen van gebroken ruiten,

• Het onderhoud en herstel van deuren, vensters, sloten, leidingen, enz. ,

• Alle veiligheidskeuringen,  

• Brandveiligheidsattest,

• Bij aankoop van vaste technische toestellen (bv. een vaatwasser, een kookvuur, …) door de hoofdgebruiker van de jeugdinfrastructuur dient steeds voorafgaandelijk een advies gevraagd te worden aan de Uitvoeringsdiensten, zelfs indien de toestellen gratis bekomen worden.

Deze opsomming is niet beperkend.

De gemeente heeft altijd, onvoorwaardelijk toegang tot elk lokaal in de infrastructuur.

Artikel 11: Voorzichtig en redelijk persoon

De hoofdgebruikers van de jeugdinfrastructuur zoals omschreven in artikel 1 en de huurders zijn verplicht om de jeugdinfrastructuur in goede staat te onderhouden en als een voorzichtig en redelijk persoon te gebruiken met ruime aandacht voor duurzaamheid en rationeel energieverbruik. De uitgebreide modaliteiten hierrond staan per jeugdinfrastructuur opgenomen in een aparte gebruiksovereenkomsten.

Artikel 12: Verzekeringen

Betreffende het volledige gebouw zal de verzekering ervan als volgt geregeld zijn:

• De brandverzekering voor het volledige gebouw wordt aangegaan door de gemeente met opname van clausule “afstand van verhaal”

• Voor de inboedel van de jeugdinfrastructuur moet de hoofdgebruiker een afzonderlijke verzekering afsluiten. De hoofdgebruiker staat met eigen middelen in voor het voorzien van de basisuitrusting van de jeugdinfrastructuur zoals tafels en stoelen, …

• De hoofdgebruiker is verplicht om voor de hele duur van de overeenkomst een verzekeringscontract af te sluiten tot dekking van alle risico’s inzake burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen. 

Artikel 13: Brandpreventie en hygiëne

De gemeente verbindt er zich toe op zijn kosten het gebouw met het nodige materiaal ter voorkoming en bestrijding van brand te voorzien.

De hoofdgebruiker en de huurders verbinden er zich toe tegemoet te komen aan alle vereisten inzake hygiëne, milieu en andere verplichtingen die de overheid zou opleggen en dit in het kader van de normen en de vereisten die voorgeschreven zijn of die door om het even welke bevoegde administratieve instanties zouden voorgeschreven worden.

De hoofdgebruiker is onder andere verantwoordelijk voor:

• het beheer van de jeugdinfrastructuur, de installaties en de onmiddellijke omgeving met de nodige zorg en met zin voor orde

• alle mogelijke schade, behalve brandschade volgens de wettelijke bepalingen van de wet van 1/2/1988, toegebracht aan de gehuurde lokalen van de jeugdinfrastructuur gedurende de huurtijd. De vastgestelde schade dient, onverminderd eventuele strafrechtelijke vervolging, door de gebruiker op eerste verzoek van het gemeentebestuur integraal te worden vergoed.

Deze opsomming is niet limitatief.

In en rondom alle jeugdinfrastructuur geldt een algemeen rookverbod.

Alle gebruikers zijn verantwoordelijk voor:

• het gedrag van alle aanwezigen

• het vrijwaren van de openbare orde en goede zeden in de infrastructuur, en in de onmiddellijke omgeving. De gebruiker dient er tevens op te waken dat de huidige wetgeving inzake drugs en overmatig drankgebruik steeds wordt gerespecteerd. De gebruiker is verplicht de brandpreventievoorschriften na te leven en te waken dat de gebruikers van de infrastructuur deze richtlijnen naleven.

• het correct afsluiten van de infrastructuur. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden in geval van diefstal

• eventuele lichamelijke en/of stoffelijke schade van zijn leden

• de stooklokalen die vrij moeten blijven van materieel

• de (gangen die leiden naar) uitgangen die vrij moeten blijven van materieel

• verlies en/of diefstal van persoonlijke bezittingen, spelmateriaal, e.d.

• het doen naleven van het rookverbod

• rationeel en duurzaam energieverbruik: na gebruik doven van de lichten, sluiten van alle waterkranen en radiatoren. Tijdens de vorstperiode dient de verwarming steeds op een minimum gezet te worden.

• het naleven van richtlijnen en afspraken met gemeentepersoneel

• het naleven van het gebruiksreglement voor de jeugdinfrastructuur

Het is de hoofdgebruiker of de huurder verboden zonder uitdrukkelijke toestemming van de gemeente kleine of grote wijzigingen aan te brengen aan/in de accommodatie. Wijzigingen aan de technische installaties zijn niet toegestaan.

De hoofdgebruiker is verplicht de accommodatie en de inboedel te vrijwaren van schade.

Eventuele (moedwillige) beschadigingen of defecten aan de jeugdinfrastructuur (ramen, deuren, vloer…) en de installaties (sanitair, elektriciteit, verlichting, gas) dienen onmiddellijk gemeld te worden aan de Uitvoeringsdiensten (gebouwenbeheer@kortenberg.be) en indien mogelijk de dienst Jeugd.

Herstellingen gebeuren door het gemeentebestuur. In geval van buitensporige schade of duidelijke nalatigheid, kunnen de kosten van eventuele reparatie verhaald worden op de hoofdgebruiker of de huurder.

Artikel 14: Schoonmaak

De hoofdgebruiker staat in voor het dagelijks onderhoud van de jeugdinfrastructuur. De hoofdgebruiker staat met eigen middelen in voor:

• het verwijderen van alle niet vast materiaal na de laatste activiteiten op de verschillende terreinen

• het reinigen van alle gebruikte lokalen, de gangen en het sanitair

• het proper achterlaten van de terreinen: geen zwerfvuil!

Een afgevaardigde van de gemeente heeft altijd het recht om controle uit te oefenen op deze verplichting. Indien de afgevaardigde vaststelt dat de hoofdgebruiker de ruimten niet als een ‘voorzichtig en redelijk persoon’ schoonmaakt, maant de gemeente de hoofdgebruiker schriftelijk aan om gepaste maatregelen te treffen.

Artikel 15: Externe leveranciers

Als hoofdgebruiker van de jeugdinfrastructuur heeft men het recht om overeenkomsten af te sluiten met externe leveranciers. De gemeente draagt geen verantwoordelijkheid indien dergelijke overeenkomsten niet worden nageleefd. In het geval dat een huurder drank en/of snacks wenst aan te bieden, zal de huurder bij de hoofdgebruiker dienen te bestellen.

Artikel 16: Nalatigheid

Artikel 16.1 Door hoofdgebruiker
In geval van ernstige nalatigheden of het niet respecteren van de gebruiksovereenkomst, zal de hoofdgebruiker door de gemeente worden bestraft. De straf zal representatief zijn voor de inbreuken op deze overeenkomst. Mogelijke sancties zijn het tijdelijk sluiten van de infrastructuur, een financiële boete of het (per direct) ontnemen van de overeengekomen gebruiksuren.

Artikel 16.2 Door occasionele gebruiker

Bij verhuur van de jeugdinfrastructuur aan een occasionele gebruiker gelden onderstaande regels inzake nalatigheid:

Het bedrag van de aangerichte schade wordt aangerekend aan de hand van de bepalingen opgenomen in artikel 4 van dit reglement.

Artikel 17: Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking vanaf 05.09.2023.