Uittreksel van Gemeenteraad Kortenberg , zitting van 26 juni 2023, 18:00
Datum publicatie: 8 september 2023
Openbare behandeling van agendapunt
8. Goedkeuring toetreding raamcontract VERA m.b.t. ICT-, audiovisueel en netwerkmateriaal (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker (Gemeenteraadslid)
- Walter De Brouwer (Gemeenteraadslid)
- Melody Debaetselier (Gemeenteraadslid)
- Axel Degreef (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Sofie Lapiere (Gemeenteraadslid)
- Thomas Malisart (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Bart Nevens (Gemeenteraadslid)
- Francis Peeters (Gemeenteraadslid)
- Jonas Piot (Gemeenteraadslid)
- Stef Ryckmans (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Mia Vandervelde (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
- Ann Vannerem (Gemeenteraadslid)
- Tine Vanneste (Gemeenteraadslid)
- Maarten Willems (Gemeenteraadslid)
- Chris Wynants (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Sabine Ledens (Gemeenteraadslid)
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad tekende in op het raamcontract van het autonoom provinciebedrijf VERA voor opdrachten in het kader van ICT-, audiovisueel en netwerkmateriaal.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sofie Lapiere
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sofie Lapiere
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Tine Vanneste
- Maarten Willems
- Chris Wynants
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Openbare titel besluit:
8. Goedkeuring toetreding raamcontract VERA m.b.t. ICT-, audiovisueel en netwerkmateriaal
Korte openbare beschrijving:
De gemeenteraad tekende in op het raamcontract van het autonoom provinciebedrijf VERA voor opdrachten in het kader van ICT-, audiovisueel en netwerkmateriaal.
Gemeenteraad,
Gelet op de toepasselijke bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur
Gelet op de wet inzake overheidsopdrachten
Gelet op het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren
Gelet op het koninklijk besluit [tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (verv. KB 22 juni 2017, art. 1, I: 30 juni 2017)]
Gelet op het besluit van de provincieraad van Vlaams-Brabant van 30 mei 2000 tot oprichting van “VERA autonoom provinciebedrijf” (hierna: VERA) met toepassing van artikel 114, 5° tot en met 114,12° van de provinciewet en artikel 1,12° van het koninklijk besluit van 9 maart 1999 tot bepaling van de activiteiten van industriële of commerciële aard waarvoor de provincieraad een autonoom provinciebedrijf met rechtspersoonlijkheid kan oprichten;
Gelet op de artikelen 4 en 5 van de beheersovereenkomst van VERA zoals goedgekeurd door de provincieraad van 17 december 2013, waarbij de dienstverlening die VERA ontwikkelt en aanbiedt als doel heeft e-government te helpen realiseren bij lokale besturen, bovenlokaal is en ondersteunend met het oog op de verbetering van de samenwerking tussen de besturen in de provincie Vlaams-Brabant en gericht op het creëren van schaalvoordelen;
Gelet op het bestek met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “Raamovereenkomst ICT-, Audiovisueel- en Netwerk materiaal 2021/004” als een overheidsopdracht voor diensten dat zowel Belgisch (BDA: 2021-519277) als Europees (2021/S 098-254423) gepubliceerd werd op 18 mei 2021;
Gelet op het feit dat VERA in de aankondiging en in het lastenboek opnam:
- dat APB VERA Steunpunt e-government als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten handelt. Deze aankoopcentrale fungeert als tussenpersoon door het sluiten van raamovereenkomsten die door de aanbestedende overheden kunnen worden gebruikt (artikel 47, §1, alinea 2 van de wet overheidsopdrachten). De deelnemende instantie dient zelf nog een overeenkomst te sluiten met de gekozen leverancier.
- dat de opdracht een raamovereenkomst betreft voor aankoop van ICT-, Audiovisueel en Netwerk materiaal;
Overwegende dat ICT-materiaal onmogelijk weg te denken is in een modern lokaal bestuur en dat door de steeds snellere en verdere digitalisering er meer en meer ICT-materiaal nodig is;
Overwegende dat bijgevolg een raamovereenkomst waarbij men snel en met een beperkte administratieve overhead het noodzakelijke materiaal kan aanschaffen onontbeerlijk is;
Overwegende dat de raamovereenkomst is opgesplitst in 3 percelen:
perceel 1 is op dd 17/03/2022 gegund
perceel 2 is op dd 18/07/2022 gegund
perceel 3 is op dd 10/06/2022 gegund
- Perceel 1: ICT Materiaal:
dit perceel bevat: desktop PC’s, schermen, laptops & docking stations, tablets, smartphones en divers klein ICT materiaal.
het raadplegen van de prijzen en het plaatsen van de bestellingen moeten online via een webshop kunnen gebeuren.
- Perceel 2: Audiovisueel materiaal en diensten
Dit perceel bevat: grote schermen en beamers, zowel touch als klassiek, interactieve digitale borden, audiovisueel materiaal (versterker, luidspreker, microfoons, camera’s,…) voor het inrichten van vergaderzalen, kiosk PC’s, indoor infoborden en de nodige software voor aansturing en oplossingen om draadloos te presenteren
Naast het materiaal verwachten we ook dat de leverancier advies geeft i.v.m de optimale inrichting en opzet van deze systemen en dat de leverancier de nodige installaties hiervoor kan uitvoeren (inclusief het voorzien van bijvoorbeeld bekabeling).
- Perceel 3: Netwerkmateriaal en diensten
Dit perceel bevat: netwerkapparatuur (Firewalls, Switches, Indoor & Outdoor wireless access points,…) om de hoofdinrichting van een lokaal bestuur en al hun bijlocaties met elkaar te verbinden en te voorzien van een performant lokaal netwerk, analyse, installatie, beheer, onderhoud en ondersteuning van dit netwerk en monitoring en rapportering.
Overwegende dat een werkgroep van afgevaardigden van de lokale besturen mee de inhoud en voorwaarden van het bestek bepaalde en ook de analyse en evaluatie van offertes en de gunning heeft begeleid;
Overwegende dat volgende instanties kunnen afnemen van deze raamovereenkomst zonder dat er een afnameplicht bestaat :
Lokale overheden (gemeentebesturen, OCMW’s, gemeentescholen, hulpverleningszones, politiezones, culturele centra, gemeenschapscentra, bibliotheken, autonome gemeentebedrijven, intercommunales, interlokale verenigingen, VZW’s,… niet-limitatieve lijst) in de provincie Vlaams-Brabant die toegetreden zijn tot een door VERA opgericht samenwerkingsverband, hierna verder genaamd “virtuele centrumstad” of “samenwerking”. Dit geldt zowel voor de bestaande virtuele centrumsteden (Noord, STAD, Hageland, Luchthaven, Groene Rand, Brabantse Kouters, Lambiek, ADD-ICT) en samenwerkingen (Politie OOST, Politie WEST en Regionale landschappen Vlaams-Brabant), als voor de nog op te richten virtuele centrumsteden of samenwerkingen. Inschrijvers moeten er rekening mee houden dat de totale omvang van de leveringen of diensten kan stijgen in de ondergenoemde twee gevallen:
Bij toetreding van een lokale overheid, die nog geen deel uitmaakte van een virtuele centrumstad of samenwerking, tot een bestaande virtuele centrumstad of samenwerking;
Bij oprichting van een nieuwe virtuele centrumstad of samenwerking, waardoor ook de lokale overheden in deze regio van deze raamovereenkomst gebruik kunnen maken.
Onder toetreding tot een virtuele centrumstad verstaan wij het nemen van een college- of raadsbeslissing door de desbetreffende lokale overheid of het nemen van een beslissing door het hoogste bestuursorgaan van de organisatie met het oog op de goedkeuring van het protocol tot samenwerken. Meer info over virtuele centrumsteden en de deelnemende besturen kan je vinden op: https://www.vera.be/virtuele-centrumsteden.
Leden en toekomstige leden van de interlokale vereniging IT-punt. Meer info kan je vinden op: https://www.it-punt.be/it-punt-in-het-kort
VERA (Autonoom provinciebedrijf)
Provinciebestuur Vlaams-Brabant inclusief provinciale VZW's en provinciale scholen
Overwegende dat de plaats van dienstverlening bij de verschillende deelnemende instanties in de provincie Vlaams-Brabant is;
Overwegende dat de overheidsopdracht het sluiten van een raamovereenkomst met één deelnemer per perceel beoogt;
Gelet op het feit dat conform de bepalingen van het bestek de volgende percelen werden toegewezen aan:
Perceel 1: ICT Materiaal: Centralpoint België N.V., Nieuwlandlaan 111, 3200 Aarschot
Perceel 2: Audiovisueel materiaal en diensten: IT1, Steenkaaistraat 14, 9200 Dendermonde
Perceel 3: Netwerkmateriaal en diensten: Simac NV, A. De Coninckstraat 5, 3070 Kortenberg;
Overwegende dat de overeenkomst werd afgesloten voor een periode van 48 maanden met ingang op 17 maart 2022 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief;
Overwegende dat het bestuur kan toetreden tot deze raamovereenkomst en zelf geen gunningsprocedure moet voeren wat een besparing aan tijd en middelen betekent;
Overwegende dat de gemeente niet verplicht is tot afname van producten en/of diensten en kosteloos kan intekenen en bij eventuele bestellingen steeds zal rekening houden met de budgettaire voorschriften en mogelijkheden;
Beslist,
De gemeenteraad tekent in op de opdracht “Raamovereenkomst ICT-, Audiovisueel- en Netwerk materiaal 20210/004” die via VERA als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten voor lokale overheden in de provincie Vlaams-Brabant werd toegewezen aan:
Centralpoint België N.V., Nieuwlandlaan 111, 3200 Aarschot voor perceel 1 - ICT materiaal.
IT1, Steenkaaistraat 14, 9200 Dendermonde voor perceel 2 - Audiovisueel materiaal en diensten
Simac NV, A. De Coninckstraat 5, 3070 Kortenberg voor perceel 3 - Netwerkmateriaal en diensten.
Het intekenen op dit raamcontract houdt geen aankoopverplichting in.
De looptijd van het raamcontract van de opdracht in artikel 1 bedraagt 48 maanden met ingang op 17 maart 2022 voor perceel 1, 18 juli 2022 voor perceel 2 en 10 juni 2022 voor perceel 3 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit besluit.