Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 26 maart 2024, 19:00
Datum publicatie: 2 april 2024
Openbare behandeling van agendapunt
B.3b PERSONEEL & ORGANISATIE. Externe ondersteuning afdeling omgeving. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- Arno Aerden (Gemeenteraadslid)
- Annemie Baeyaert (Gemeenteraadslid)
- Tom Bevers (Gemeenteraadslid)
- Joris Brosens (Gemeenteraadslid)
- Bianca De Backer (Gemeenteraadslid)
- Tuur Goormachtig (Gemeenteraadslid)
- Jokke Hennekam (Gemeenteraadslid)
- Robin Jacobs (Gemeenteraadslid)
- Helmut Jaspers (Gemeenteraadslid)
- Dirk Konings (Gemeenteraadslid)
- Steff Nouws (Gemeenteraadslid)
- Kevin Ooye (Gemeenteraadslid)
- Brigitte Quick (Gemeenteraadslid)
- Marc Scheepers (Gemeenteraadslid)
- Dirk Smout (Gemeenteraadslid)
- Katrien Somers (Gemeenteraadslid)
- Ludo Somers (Gemeenteraadslid)
- Jan Suykerbuyk (Gemeenteraadslid)
- Kirsten Tobback (Gemeenteraadslid)
- Brigitte Van Aert (Gemeenteraadslid)
- Gaston Van Tichelt (Gemeenteraadslid)
- Geert Vandekeybus (Gemeenteraadslid)
- Marita Verpalen (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Anne Somers (Gemeenteraadslid)
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
Externe ondersteuning afdeling omgeving - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.
Aanwezigen tijdens de stemming
- Arno Aerden
- Annemie Baeyaert
- Tom Bevers
- Joris Brosens
- Bianca De Backer
- Tuur Goormachtig
- Jokke Hennekam
- Robin Jacobs
- Helmut Jaspers
- Dirk Konings
- Steff Nouws
- Kevin Ooye
- Brigitte Quick
- Marc Scheepers
- Dirk Smout
- Katrien Somers
- Ludo Somers
- Jan Suykerbuyk
- Kirsten Tobback
- Brigitte Van Aert
- Gaston Van Tichelt
- Geert Vandekeybus
- Marita Verpalen
Effectieve stemmers
- Arno Aerden
- Annemie Baeyaert
- Tom Bevers
- Joris Brosens
- Bianca De Backer
- Tuur Goormachtig
- Jokke Hennekam
- Robin Jacobs
- Helmut Jaspers
- Dirk Konings
- Steff Nouws
- Kevin Ooye
- Brigitte Quick
- Marc Scheepers
- Dirk Smout
- Katrien Somers
- Ludo Somers
- Jan Suykerbuyk
- Kirsten Tobback
- Brigitte Van Aert
- Gaston Van Tichelt
- Geert Vandekeybus
- Marita Verpalen
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Openbare titel besluit:
B.3b PERSONEEL & ORGANISATIE. Externe ondersteuning afdeling omgeving. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.
Korte openbare beschrijving:
Externe ondersteuning afdeling omgeving. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze
De gemeenteraad,
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 221.000,00 niet);
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Overwegende dat de afdeling Omgeving reeds veelvuldig gebruik maakt van externe partijen voor ondersteuning;
Overwegende dat een deel van deze ondersteuning verloopt via “in house opdrachten”;
Overwegende dat een gedeelte van deze ondersteuning loopt via een externe firma die aangesteld wordt in het kader van de wetgeving op de overheidsopdrachten;
Overwegende dat ondanks meerdere selecties, de functie van dinesthoofd ruimtelijke ordening niet geraakt ingevuld is er op die dienst externe ondersteuning;
Overwegende dat in het kader van de opdracht “Externe ondersteuning afdeling Omgeving” een bestek met nr. 2024 - 022 werd opgesteld door Afdeling Omgeving;
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 256.520,00 (incl. 21% btw);
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking;
Gehoord de toelichting door burgemeester Gaston Van Tichelt;
Gehoord raadslid Tom Bevers die vraagt hoelang er met dit bestek zal kunnen worden verder gewerkt. Over welke periode is hier gerekend;
Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die antwoordt dat dit afhangt van de omvang van de inzet. Hij kent niet het exacte bedrag vanbuiten maar in het huidige meerjarenplan zit consultancy of begeleiding per jaar boven de € 100.000. Het is afhankelijk van hoeveel ondersteuning nodig is;
Gehoord algemeen directeur Ivan Kockx die aanvult dat bijvoorbeeld de vacature voor het hoofd van ruimtelijke ordening al meer dan twee jaar niet geraakt ingevuld. Er zijn verschillende selecties geweest en de vacature staat nu continu open. Vanaf wanneer die functie is ingevuld, zal er minder ondersteuning nodig zijn;
Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die duidt dat 2025 vooral een planningsjaar zal zijn met bijgevolg minder operationele projecten. Er zijn lopende projecten waar bijvoorbeeld Belfius begeleiding doet voor de polyvalente zaal. Igean heeft het nu al druk waardoor zij aangeven dat nu al keuzes moet worden gemaakt welke zij eerst moeten behandelen. Maar voor aanvragen van omgevingsvergunningen speelt een planningsjaar niet zo, deze zullen wel gewoon blijven binnenkomen.
Gehoord raadslid Tom Bevers die eerder voorstander was van een andere optie, namelijk bijstand te vragen voor ineens een heel jaar;
Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die verduidelijkt dat het een raamcontract betreft waar we op kunnen terugvallen bij noodzaak, het hele bedrag moet niet volledig worden besteld;
Gehoord raadslid Tom Bevers die de voorkeur behoudt voor een meer structurele oplossing;
Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die antwoordt dat ook het college dit wil. Het is echter niet een of-of, maar een en-en verhaal: wij blijven tijdens de ondersteuning ook mensen zoeken;
Gehoord raadslid Tom Bevers die vraagt of er dan naar een oplossing in het intergemeentelijk samenwerken is gezocht;
Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die opmerkt dat nu al met Igean wordt gewerkt wat dus ook intergemeentelijk is. Maar de algemeen directeurs van buurgemeentes hebben hier ook al over gesproken. Dat was dan vooral in het kader van ict. Maar bijvoorbeeld Wuustwezel heeft momenteel de vacature voor ruimtelijke ordening open staan. 95% van de lokale besturen wordt geconfronteerd met de problematiek van het invullen van knelpuntberoepen. Goede ambtenaren van lokale besturen, gelukkig nog niet in Essen, worden weggelokt door ontwerp- of consultancybedrijven. Lokale besturen kunnen dan bij die privéfirma terug dezelfde mensen inhuren, maar veel duurder. Dit zijn de riemen waarmee momenteel moet worden geroeid, maar het is niet van harte. Het is hier een noodzaak en dus niet een bewuste beleidskeuze om dienstverlening uit te besteden;
Gehoord schepen Arno Aerden die aanvult dat er in december van vorig jaar door de Vlaamse Overheid een studie is gepubliceerd over het knelpuntberoep van Gemeentelijk OmgevingsAmbtenaar of GOA. Het is een lijvige studie die niet is opgepikt geweest door de pers. Maar er is enerzijds de werkdruk en anderzijds het gegeven dat ze moeilijk te vinden zijn;
Gehoord raadslid Annemie Baeyaert die vraagt op welke basis de raming van € 256.000 is gemaakt. Op basis van welke uren is dat en is dat marktconform;
Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat de uren zijn gebaseerd op 1000 uren van het seniorprofiel, 700 uren voor het juniorprofiel en 700 uren voor projectwerking. De looptijd is 3 jaar;
Gehoord raadslid Joris Brosens die verwijst naar de studie van Vlaanderen waar schepen Arno Aerden daarnet naar verweess. Hij vraagt of die studie enkel bepaalt dat er een nood is of gaan er door Vlaanderen ook acties aan worden gekoppeld;
Gehoord schepen Arno Aerden die antwoordt dat dit wel te hopen en wenselijk is;
Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die aangeeft dat een gemeente met dezelfde situatie wordt geconfronteerd als ziekenhuizen, hulpdiensten,… Dat zal niet van vandaag op morgen opgelost zijn. Daarom dat wij in alle transparantie het zo met een bestek moeten doen;
Na beraadslaging;
Beslist,
Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2024 - 022 en de raming voor de opdracht “Externe ondersteuning afdeling Omgeving”, opgesteld door Afdeling Omgeving. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 256.520,00 (incl. 21% btw).
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.
Onderhavig besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig het Decreet Lokaal bestuur.