Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 29 maart 2022, 18:00

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur;

Gelet op de wet op overheidsopdrachten;

Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 2 maart 2022 over de vervanging van nooddeuren  van de Heuvelhal, waarbij deze overheidsopdracht werd gegund aan aannemer Van den Bergh Bouw nv voor € 18.621,90;

Overwegende dat deze gunning het sluitstuk was van een prijsvraag die op 29 oktober 2021 door de dienst Openbare Werken was uitgestuurd.

Overwegende dat nadat de offertes zijn ontvangen er op ambtelijk niveau bezwaar is gemaakt door de financieel directeur over de gevoerde procedure waardoor er een enig tijd zit tussen prijsvraag en gunning.

Overwegende dat door de stijgende aluminiumprijs er tussentijds ook een prijsactualisatie is gevraagd.

Gelet op de weigering van visum af te leveren door de financieel directeur voor het vervangen van de nooddeuren van het college van 2 maart 2022.

Overwegende dat haar motivatie daarbij was dat op basis van wetmatigheidscontrole de basisprincipes van de wet op overheidsopdrachten niet zijn gerespecteerd o.w.v :

-              Technische beschrijving opgemaakt obv offerte van een bepaalde leverancier. Dit is

tegen basisprincipes van overheidsopdrachten, de offertevraag moet algemeen

genoeg zijn om verschillende offertes te kunnen ontvangen en te vergelijken.

-              Er zijn 2 offertes niet weerhouden wegens “substantiële onregelmatigheden” - de

vereisten zijn niet als substantieel in de offertevraag vernoemd. Dan zijn verder besprekingen mogelijk bij een onderhandelingsprocedure. Er zijn geen verder besprekingen gebeurd; geen verdere onderhandelingen, geen besprekingen van mogelijke alternatieven met deze betere biedingen.

-              Bevestiging offerte gevraagd bij slechts 1 aanbieder van offerte; deze verwijst naar

gestegen aluminiumprijzen van begin januari – nazicht bevestigt dat de prijzen op gelijkaardig niveau van eerste prijsvraag staan ( oktober20210) – daling van de prijzen in november – terug stijging dec-jan.

Overwegende dat de financieel directeur adviseerde het college om het dossier opnieuw op te starten met correcte offertevraag en onderhandelingen.

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur artikel 267 dat voorziet dat het college op eigen verantwoordelijkheid een punt kan viseren wanneer de financieel directeur weigert een visum te verlenen.

Overwegende dat in dat geval de gemeenteraad in kennis moet worden gesteld van de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur samen de beslissing van het college.

Overwegende dat de verbintenis pas kan worden aangegaan nadat de gemeenteraad kennis heeft kunnen nemen van de beslissing van het college.

Gelet op de beslissing van het college zelf het punt te viseren met de motivatie dat er voldoende krediet beschikbaar is, dat er slechts één bieder is die in staat is om te voorzien in het gevraagde paniekbeslag, maar vooral dat de gunning nooddeuren betreft en dat dit een dringende reden is van veiligheid en inbraakpreventie die geen verder uitstel rechtvaardigt.

Gehoord raadslid Tom Bevers die stelt dat er punten voorliggen inzake kennisname van weigering van visum omdat de correcte procedure niet is gevolgd volgens de financieel directeur. Hij stelt dat de twee beslissingen op zich verantwoord zijn, maar het probleem had telkens voorkomen kunnen worden en ook voorkomen moeten worden. Hij stelt dat aan deze lijst ook de procedure voor de parking Robotland, waarvan het college reeds zelf heeft vastgesteld dat ze niet voor herhaling vatbaar is en waarvan reeds de financieel directeur en de gouverneur hebben bevestigd dat de opvolging door de administratie mank liep. Hij stelt dat als het dossier van het SVK aan deze lijst toegevoegd wordt, hij moet vaststellen dat het niet altijd om  kleine bedragen gaat en dat er een beeld ontstaat van een administratie waar regelmatig een en ander fout loopt. Hij vraagt welke aanpak het college ziet om dat te voorkomen.

Gehoord burgemeester Gaston die stelt dat elk geval apart moet bekeken worden. Hij stelt dat deze 3 dossiers geen onderdeel uitmaken van een structuur. Hij stelt dat er heel veel, honderdtallen dossiers zijn die gewoon hun gang gaan. Hij stelt dat er af en toe een dossier niet loopt, zoals het gelopen zou moeten hebben. Vanuit de bevoegdheid van de financieel directeur moet dat opgemerkt worden en dat gebeurt. Hij stelt dat het feit dat dit gebeurt een goede zaak is. Vroeger gebeurde dat ook, toen werden ook al dan niet door het college weigeringen van visa overruled door het college, maar toen werd dit aan de provinciegouverneur ter kennis overgemaakt bij de hogere overheid, nu is de wetgeving veranderd en moet dit ter kennisgeving aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Vanaf dat de kennisname bij de gemeenteraad gebeurt, kan tot betaling overgegaan worden. Het wil niet zeggen omdat er nu 3 dossiers zijn, eigenlijk maar 2 omdat men over Robotland echt kan discussiëren, dat er vandaag meer zijn dan vroeger. Maar elk dossier dat niet loopt, volgens wat normaal de gang van zaken zou moeten zijn, is er één  te veel. Hij stelt dat daar intern uit wordt geleerd, intern zal daaruit geleerd moeten worden, en zal bekeken moeten worden op welke manier het de volgende keer procedureel beter zou moeten lopen. Hij stelt dat het vaak over kleine dingen gaat, vaak wel niet over kleine bedragen, maar daarom is de fout niet heel erg groot. Hij stelt daar heel nauwlettend op toe te zien en dat dit iets is dat men moet proberen voorkomen en dat dit voor de administratie ook niet leuk is. Hij stelt dat dit helemaal niet onder de mat geschoven wordt, maar het is ook  niet zo dat dit vandaag structureel gedramatiseerd wordt.

​Gelet op de gevoerde bespreking;