Nieuwe pagina: bestuurseenheid.zittingen.zitting.uittreksels.detail.index

Vlaanderen

publicatie.gelinkt-notuleren.vlaanderen.be Naar de hoofdinhoud

Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 20 juni 2023, 18:10

Datum publicatie: 30 juni 2023

Openbare behandeling van agendapunt

B.4C COÖRDINATIE BELEIDSVOERING. Aanpassing huishoudelijk reglement heuvelhal. (gepland)

Aanwezigen bij agendapunt

Aanwezige leden

  • Arno Aerden (Gemeenteraadslid)
  • Annemie Baeyaert (Gemeenteraadslid)
  • Joris Brosens (Gemeenteraadslid)
  • Bianca De Backer (Gemeenteraadslid)
  • Tuur Goormachtig (Gemeenteraadslid)
  • Jokke Hennekam (Gemeenteraadslid)
  • Robin Jacobs (Gemeenteraadslid)
  • Bob Konings (Gemeenteraadslid)
  • Dirk Konings (Gemeenteraadslid)
  • Steff Nouws (Gemeenteraadslid)
  • Kevin Ooye (Gemeenteraadslid)
  • Brigitte Quick (Gemeenteraadslid)
  • Marc Scheepers (Gemeenteraadslid)
  • Dirk Smout (Gemeenteraadslid)
  • Anne Somers (Gemeenteraadslid)
  • Ludo Somers (Gemeenteraadslid)
  • Jan Suykerbuyk (Gemeenteraadslid)
  • Kirsten Tobback (Gemeenteraadslid)
  • Brigitte Van Aert (Gemeenteraadslid)
  • Gaston Van Tichelt (Gemeenteraadslid)
  • Geert Vandekeybus (Gemeenteraadslid)
  • Marita Verpalen (Gemeenteraadslid)

Afwezige leden

  • Tom Bevers (Gemeenteraadslid)
  • Helmut Jaspers (Gemeenteraadslid)

Stemmingen bij agendapunt

De leden van de raad stemmen openbaar

Aanpassing huishoudelijk reglement Heuvelhal

Aanwezigen tijdens de stemming

  • Arno Aerden
  • Annemie Baeyaert
  • Joris Brosens
  • Bianca De Backer
  • Tuur Goormachtig
  • Jokke Hennekam
  • Robin Jacobs
  • Bob Konings
  • Dirk Konings
  • Steff Nouws
  • Kevin Ooye
  • Brigitte Quick
  • Marc Scheepers
  • Dirk Smout
  • Anne Somers
  • Ludo Somers
  • Jan Suykerbuyk
  • Kirsten Tobback
  • Brigitte Van Aert
  • Gaston Van Tichelt
  • Geert Vandekeybus
  • Marita Verpalen

Effectieve stemmers

  • Arno Aerden
  • Annemie Baeyaert
  • Joris Brosens
  • Bianca De Backer
  • Tuur Goormachtig
  • Jokke Hennekam
  • Robin Jacobs
  • Bob Konings
  • Dirk Konings
  • Steff Nouws
  • Kevin Ooye
  • Brigitte Quick
  • Marc Scheepers
  • Dirk Smout
  • Anne Somers
  • Ludo Somers
  • Jan Suykerbuyk
  • Kirsten Tobback
  • Brigitte Van Aert
  • Gaston Van Tichelt
  • Geert Vandekeybus
  • Marita Verpalen

goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen

Openbare titel besluit:

B.4C COÖRDINATIE BELEIDSVOERING. Aanpassing huishoudelijk reglement heuvelhal.


Korte openbare beschrijving:

COÖRDINATIE BELEIDSVOERING. Aanpassing huishoudelijk reglement heuvelhal.


de gemeenteraad,


  • Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

    Gelet op het huishoudelijk reglement Heuvelhal zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 24 april 2018;;


  • Overwegende dat in de Heuvelhal zowel sportactiviteiten als evenementen plaatsvinden;

    Overwegende dat actualisering van het reglement op enkele punten noodzakelijk is (formuleringen, uniformiseren reservatieprocedure met andere zalen, schrappen waarborg);

    Gelet op het positieve advies van de beheerraad gemeenschapscentra van 5 juni 2023;

    Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen;

    Gehoord de toelichting door burgemeester Gaston Van Tichelt;

    Na beraadslaging;;



Beslist,

Artikel 1

Art. 1           Besloten wordt het huishoudelijk reglement Heuvelhal goed te keuren als volgt.

 

Huishoudelijk reglement Heuvelhal

 

De Heuvelhal, gelegen in de Kapelstraat nummer 7 te Essen, is een polyvalente zaal waar zowel
sportactiviteiten als evenementen kunnen plaatsvinden.

 

Art. 1 Definities

 

Art. 1.1 Definitie sportactiviteiten

  1. Een sportactiviteit is een activiteit zoals een training, wedstrijd of het recreatief uitoefenen van een bepaalde sporttak. Hierbij kunnen bezoekers aanwezig zijn met als doelstelling om naar een wedstrijd te komen kijken. Hierbij worden geen extra materialen gebruikt, buiten de gebruikelijke sportmaterialen (netten, doelen, scheidsrechterstoelen, … ).

 

Art.1. 2 Definitie evenementen

  1. Een evenement is een activiteit welke niet als sportactiviteit, zoals hierboven beschreven,
    beschouwd wordt. Hierbij kan een publiek aanwezig zijn. Extra materialen
    (tafels, stoelen, podia, nadarhekken, … enz.) kunnen gebruikt worden. Drank kan aangeboden worden.

De evenementen worden opgedeeld in categorieën zoals bepaald in het geldende retributiereglement.

 

Art. 2 Reserveren

 

  1. Iedere gebruiker dient er rekening mee te houden dat het opstellen en afbreken van de materialen binnen de gereserveerde periode dient te vallen.

Art.2.2 Annuleringen en wijzigingen qua reservaties dienen vooraf gemeld te worden via het online reservatieprogramma of via de sportdienst.

 

Art 2.3 Reserveren voor een sportactiviteit

Art. 2.3.1 Terugkerende reservaties:

  • Een aanvraag voor een terugkerende reservatie, ingaand bij het begin van het volgende sportseizoen, moet ingediend worden voor 15 mei bij de sportdienst. De planning van de terugkerende reservaties wordt in een overleg met de aanvragers vastgelegd voor een volledig sportseizoen en bekrachtigd door het College van Burgemeester en Schepenen.

  • Voor de terugkerende reservaties voor sportactiviteiten wordt volgende rangorde gehanteerd:

    • Erkende sportverenigingen, met zetel in Essen;

    • Onderwijsinstellingen die gevestigd zijn in Essen;

    • Jeugdbewegingen die deel uitmaken van de gemeentelijke jeugdraad;

    • Socio-culturele verenigingen die deel uitmaken van de gemeentelijke cultuurraad en gemeentelijke seniorenraad;

    • Andere verenigingen die kunnen aantonen dat ze hun zetel te Essen hebben en hun activiteiten in Essen uitoefenen;

    • Particulieren en andere verenigingen en organisaties;

    • Andere mogelijke gebruikers.

  • Laattijdige aanvragen kunnen enkel aanvaard worden na het invullen van de
    competitie- en trainingskalender van de vaste gebruikers.

Art. 2.3.2 Losse reservaties:

  • Een losse reservatie kan aangevraagd worden via het online reservatieprogramma of via de sportdienst en is pas definitief na het verkrijgen van een bevestiging.

  • Een losse reservatie kan tot 12.00 uur worden aangevraagd voor een reservatie op dezelfde werkdag en tot vrijdag 12.00 uur voor een reservatie voor het komende weekend. Aanvragen die later gemaakt worden, zullen niet worden goedgekeurd.

 

 

Art 2.4 Reserveren voor een evenement

  1. Elk evenement moet steeds worden aangevraagd bij de sportdienst en wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen. Bij de aanvraag dient duidelijk aangegeven te worden of er wel of geen dansgelegenheid is en/of de afdekvloer nodig is. 

  2. Evenementen binnen het sportseizoen:

  3. Tijdens de periode van 1 september tot en met 15 mei mogen in totaal maximum 12 evenementen plaatsvinden, waarvan maximum 8 niet-sportevenementen (met of zonder dansgelegenheid).

  4. Een aanvraag voor een evenement binnen het sportseizoen moet gebeuren voor 1 april, voorafgaand aan het komende sportseizoen. Bij de organisatie van niet-sportevenementen dient er steeds een meldingsformulier te worden ingevuld via het evenementenloket.

Art. 2.4.5 Evenementen buiten het sportseizoen

  • Tijdens de periode van 16 mei tot en met 31 augustus is er geen beperking op het aantal evenementen dat mag plaatsvinden.

Art. 2.4.6. Een evenement omvat in principe enkel zaterdag en zondag. Indien de inrichting van de zaal extra tijd vereist kan het college van burgemeester en schepenen bij uitzondering bijkomend vrijdag en/of maandag tot 16.00 uur toezeggen voor opbouw en/of afbraak, en dit afhankelijk van de effectief benodigde tijd.

 

 

Art. 3 Tarieven en vergoedingen

 

  1. De tarieven zijn van toepassing zoals beschreven in het door de gemeenteraad goedgekeurde retributiereglement.

  2. De afrekening gebeurt via een factuur

  3. Indien een annulatie niet vooraf werd doorgegeven, dient de factuur voor de betreffende reservatie betaald te worden.

Art. 4 Het openen en sluiten van de Heuvelhal

 

 

Art 4.1 Het openen en sluiten van de Heuvelhal

  1. Het openen en sluiten van de Heuvel gebeurt door de gebruiker zelf.

 

 

 

Art. 5 Taksen, vergunningen, …

 

  1. Sabam en andere wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de aard van de activiteit, zijn ten laste van de organisator. Billijke vergoeding is in de prijs inbegrepen.

 

Art. 6 Gebruik van materialen

 

  1. Elke gebruiker dient zelf de toestellen/materialen te plaatsen en terug te zetten op de daarvoor bestemde plaats.

  2. Zonder toelating van het gemeentebestuur zijn er geen wijzigingen aan de infrastructuur toegelaten. Dit heeft ook betrekking op het gebruik van nagels, haken, duimspijkers en andere bevestigingsmaterialen in de muren of plafonds.

 

 

Art 6.3 Het gebruik van materialen tijdens een sportactiviteit

  1. Tijdens een sportactiviteit mag enkel gekeurd, sportspecifiek materiaal gebruikt worden.

  2. Sportmateriaal dat eigendom is van de sportverenigingen, mag enkel permanent blijven staan na toelating van het gemeentebestuur. De vereniging blijft echter zelf verantwoordelijk voor dit materiaal. Het gemeentebestuur kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of diefstal van dit materiaal.

 

 

Art 6.4 Het gebruik van materialen tijdens een evenement

  1. Tijdens een evenement moet de sportvloer in de zaal beschermd worden. Mate van bescherming moet afgestemd worden met sportdienst.Alle materialen die behoren tot de normale inboedel van de Heuvelhal, mogen het gebouw niet verlaten zonder toestemming van het gemeentebestuur.

  2. Voor de aanvang van de reservatieperiode mag er, zonder een voorafgaande afspraak met het gemeentebestuur, zowel in de zaal, de inkomhal, het materiaalhok, als in de gang niets geplaatst worden.

  3. Bij de inrichting of versiering van de zaal dient steeds rekening gehouden te worden met de brandveiligheid van de gebruikte materialen.

  4. Na een evenement dient de zaal opnieuw gebruiksklaar te zijn op het einde van de reservatieperiode.

 

Art. 7 Verboden en verplichtingen

 

Art. 7. 1 Het is verboden:

 

§ 1       aantekeningen te maken op de vloer

§ 2       publiciteit te voeren zonder toelating van het gemeentebestuur

§ 3       glas mee te nemen in de zaal, behalve indien hiervoor toelating werd gegeven door het schepencollege

§ 4       te roken in het gebouw

§ 5       kauwgum te eten in de zaal

§ 6       schoenen met zwarte zolen te dragen tijdens het sporten

 

Art. 7.2 Het is verplicht:

 

§ 1       de grootste voorzichtigheid te hanteren met betrekking tot de vloer

§ 2       elke beschadiging aan de infrastructuur, de uitrusting, het meubilair, vrijwillig of onvrijwillig tijdens het gebruik zeker de eerste werkdag na de activiteit te melden aan de gemeentelijke sportdienst.

§ 3   bij het verlaten van de infrastructuur altijd na te zien of lichten gedoofd zijn, de kranen toegedraaid zijn, het materiaal teruggeplaatst werd op de daarvoor voorziene plaats, de zaal netjes werd achtergelaten en de deuren gesloten zijn.

§ 4   de toiletten en kleedkamers proper achter te laten

§ 5   de veiligheidsvoorschriften en de gebruiksovereenkomst stipt na te leven bij een evenement

 

Het gemeentebestuur van Essen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen en diefstallen in het gebouw of op de parking.

Indien dit reglement niet werd nageleefd kan eventuele schade verhaald worden op de gebruiker. Bij herhaaldelijke inbreuken kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot uitsluiting uit de gemeentelijke sportinfrastructuur.

 

Bij alle omstandigheden die niet voorzien zijn in dit reglement, beslist het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 2

Dit huishoudelijk reglement vervangt het vorige, zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van 24 april 2018

Artikel 3

Onderhavig besluit wordt in afschrift overgemaakt aan de betrokken diensten en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.

Artikel 4

Dit reglement gaat in op 1 september 2023