Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 25 april 2023, 18:00

Toetreding consortium en raamcontract LB365.

De gemeenteraad,

• Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur met oa art 40§2, art 41§1 10°, 56 §3 4° en 5°, 326 t/m 341;

  Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

  Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

  Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen;

  Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

  Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen

  Gelet op het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

  Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 2, 6° en 7° b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders),  artikel 38 §1 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), artikel 47 (gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales), artikel 57 en artikel 43 (raamovereenkomsten);

   

  Overwegende dat in de werking van ons lokaal bestuur er momenteel softwaretoepassingen zijn die de komende periode moeten worden vernieuwd of worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: de postregistratie, notulenpakket, …;

  Overwegende dat men daartoe allemaal aparte pakketten kan aanschaffen, soms van verschillende leveranciers, of men kan er ook voor kiezen dat al deze toepassingen in één groter geheel te verpakken en aan elkaar te koppelen (Midoffice); 

  Overwegende dat wordt voorgesteld voor het laatste te gaan en daarvoor toe te treden tot het consortium LB365 en zo gebruik kan maken van de raamovereenkomst voor een heel pakket van applicaties;

  Overwegende dat LB365 een groep van ondertussen een 35-tal lokale overheden is die onder de vorm van een consortium samenwerken om hun diensten te digitaliseren. Het gaat van steden tot kleinere lokale besturen. De gemeentes in de buurt die reeds zijn aangesloten zijn Brasschaat, Kapellen, Wijnegem en Zoersel;

   

  Overwegende dat elk lokaal bestuur apart vaak zelf te weinig capaciteit heeft om de digitale transformatie aan te gaan en dat de individuele resources en skills vaak ontoereikend zijn; Overwegende dat daarom werd beslist de krachten te bundelen onder één collectief projectmanagement dat vertrok vanuit de gemeente Aalter;

  Overwegende dat de participerende lokale besturen hiervoor zelf collectief aan de slag gingen, samen investeerden en samen rond hun centraal klantendossier stapsgewijs hebben gewerkt aan standaardisering en innovatieve dienstverlening binnen hun eigen werking;

  Overwegende dat door middel van generieke componenten het consortium oplossingen laat bouwen rond het gecentraliseerde dossier van de klant (burgers, ondernemers, verenigingen);

  Overwegende dat naast de bundeling van de krachten, een ander grote voordeel van dit consortium is dat het generiek concept wordt bewaakt, ondersteund en gecoördineerd door V-ICT-OR;

  Overwegende dat er momenteel al diverse applicaties beschikbaar zijn die het consortium samen heeft laten ontwikkelen:

  • Vergaderbeheer en –app (= notulenbeheer)

  • Portaal & e-loket

  • Evenementenloket

  • Postregistratie

  • Contractopvolging

  • Klachten

  • Meldingen

  • HRM

  • Verenigingen beheren

  • Inname openbaar domein

  • Betaalmodule

  • E-mail marketing

  • Subsidies

  • Servicedesk

  • Vergunningen

  • Bedrijvengids

   

  Overwegende dat elk deelnemend lokaal bestuur vrij is om applicatie uit te rollen op zijn eigen tempo. Het is de bedoeling om in Essen als eerste de postregistratie te implementeren en daarna het vergaderbeheer;

  Overwegende dat uit de voordracht van de toepassing postregistratie blijkt dat de functionaliteit gelijkaardig is wat andere softwarebedrijven aanbieden. Bv een centraal klantenbeheersysteem, de koppeling hiervan met alle mogelijke authentieke bronnen (Rijksregister, KBO …), enzovoort;

   

  Overwegende dat de structuur van het consortium bestaat uit een stuurgroep die om de zes weken bijeen komt en de grote strategische lijnen stuurt. Elk deelnemend bestuur heeft hierin een stem. Voor specifieke nieuwe applicatie kan men lid worden van klankbordgroep en/of werkgroepen;

                 

  Gelet op de gemeenteraad van gemeente Aalter die op 21 december 2020 de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure goedkeurde van de opdracht Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten'), met name de mededingingsprocedure met onderhandeling; op de aankondiging van opdracht 2021/S 001-001070 op 4 januari 2021 gepubliceerd; in het Publicatieblad van de Europese Unie; op de aankondiging van opdracht 2020-546825 op 30 december 2020 gepubliceerd op nationaal niveau; 

  Gelet op het college van de gemeente Aalter die op 15 februari 2021 goedkeuring gaf aan de kwalitatieve selectie voor deze opdracht; het verslag van nazicht van de kandidaturen van 10 februari 2021 voor de opdracht (raamovereenkomst) Project LB365 (vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten), opgesteld door V-ICT-OR vzw; alsook het bestek met nr. 281.03-20d0215 voor deze opdracht, opgesteld V-ICT-OR vzw; en de raming van 62.727.216,00 euro incl. btw over een periode van 4 jaar, inclusief 2x mogelijke verlenging van 1 jaar;

  Overwegende dat alle klanten van deze raamovereenkomst (nr. 281.03-20d0215) beroep kunnen doen op de voorafgaande resultaten en rechten van de aanbesteding met nummer (2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010)) binnen de afspraken vastgelegd in deze aanbesteding;

  Overwegende dat het college van gemeente Aalter de geselecteerde kandidaten uitnodigde  een offerte in te dienen:

  • Belfinity, Kaardeloodstraat 21 bus 4, 9400 Ninove

  • C-Clear Partners, Jacob van Arteveldestraat 30, 2640 Mortsel

  • Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen

  • Synergics, Auguste Reyerslaan 80, 1030 brussel

  • Tobius (Tobania), Romeinsesteenweg 564/4, 1853 Strombeek-Bever;

  1. Overwegende dat de firma's Belfinity, C-Clear Partners, Inetum Realdolmen Belgium, Synergics, Tobius (Tobania) een regelmatige offerte indienden voor één of meerdere percelen;

     Overwegende dat die opdracht bestaat uit acht percelen:

     • Perceel 1: Beheer en regie servicebus

     • Perceel 2: Beheer en regie masterdatamanagement

     • Perceel 3: Ondersteuning ontwikkelingen servicebus, technische en systeem support

     • Perceel 4: Ondersteuning software- en digitaliseringsprojecten

     • Perceel 5: Ondersteuning en opzet MS O365 en M365

     • Perceel 6: Ondersteuning opleidingen gebruikte omgevingen

     • Perceel 7: Ondersteuning en begeleiding change management

     • Perceel 8: Softwarelicenties en beheer;

  2. Overwegende dat voor perceel 8 (Softwarelicenties en beheer) één offerte werd ontvangen van Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, tevens de enige geselecteerde kandidaat voor perceel 8;

     Gelet op het College van Burgemeester en Schepenen van Aalter dat op 8 maart 2021 het perceel 8 (softwarelicenties en beheer) gunde aan Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen voor een looptijd van drie jaar (in tegenstelling tot de andere percelen uit het bestek);

     Gelet op het College van Burgemeester en Schepenen van Aalter dat op 29 maart 2021 de gunning voor de percelen 3, 4, 5, 6 en 7 als volgt goedkeurde voor een looptijd van vier jaar:

     • Perceel 3: Tobius (Tobania) en Inetum Realdolmen Belgium

     • Perceel 4:Tobius (Tobania) en C-Clear Partners

     • Perceel 5: Tobius (Tobania), Synergics en Inetum Realdolmen Belgium

     • Perceel 6: Tobius (Tobania) en C-Clear Partners

     • Perceel 7: Tobius (Tobania), Synergics, Inetum Realdolmen Belgium en Belfinity;

  3. Overwegende dat de opdracht 'Vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten' werd gesloten via een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald en de deelnemers opnieuw in mededinging zullen worden gesteld tijdens de doorlooptijd van de opdracht;

      

     Overwegende dat de investeringen of kosten in het kader van deze groepsaankoop zullen afhankelijk van het bedrag per dossier voorgelegd worden aan het college van Burgemeester en Schepenen;

     De kostprijs voor de toetreding tot de groepsaankoop ‘LB365’ bestaat uit verschillende onderdelen:

     • Eenmalige toegangsprijs tot de groepsaankoop ‘LB365’. Deze toegangsprijs is afhankelijk van het aantal besturen dat op het ogenblik van toetreding ingestapt is. Voor Essen komt dit neer op een eenmalige kostprijs van € 58.139,05, inclusief btw.

     • Bij de opstart in 2017 werd een bedrag van € 1.362.735,25, inclusief btw, gegund aan de firma's Tobius (nu Tobania) en Apogado. Op 9 november 2020 werd een bedrag van € 287.644,78 (inclusief btw) gegund voor bijkomende werken. De toegangsprijs tot de groepsaankoop daalt per toetredend bestuur en bij latere participatie van nieuwe besturen is er een retour (cumulatief) voorzien voor de reeds deelnemende besturen. Bij aansluiting van een 36ste bestuur ontvangt de gemeente Essen bijvoorbeeld een retour van € 1614,97, inclusief btw, of 1/36ste van de toegangsprijs van het 36ste bestuur.

     • Eenmalige opstartkost voor de installatie en set-up van de Microsoft Dynamics 365 omgevingen en servicebus wordt geraamd op € 3.000, inclusief btw.

     • Jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage om projectmanagement en projectcoördinatie op te nemen van 6.500 EUR, inclusief btw, in het kader van de groepsaankoop aan V-ICT-OR vzw.

     • Jaarlijkse licentiekost voor Powerapps, Dynamics en Azure runtime geraamd op € 15.000, inclusief btw.

     • Jaarlijks onderhoudscontract via Inetum RealDolmen geraamd op € 15.000, inclusief btw.

  4. Overwegende dat de totale kost voor een periode van 4 jaar wordt geraamd op € 195.445,29 incl btw en overschrijdt het grensbedrag van dagelijks bestuur waardoor het ook wordt voorgelegd aan de gemeenteraad;
     Overwegende de toelichting op de gemeenteraadscommissie Bestuur, Beleid en Beheer van 17 april 2023;

     Gehoord de toelichting door schepen Dirk Konings;

     Na beraadslaging;