Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 26 oktober 2021, 18:00
Datum publicatie: 15 november 2021
Openbare behandeling van agendapunt
B.5a CULTUUR. LDC 't Gasthuis. Gebruiksreglement. (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- Arno Aerden ( Gemeenteraadslid )
- Annemie Baeyaert ( Gemeenteraadslid )
- Tom Bevers ( Gemeenteraadslid )
- Joris Brosens ( Gemeenteraadslid )
- Tuur Goormachtig ( Gemeenteraadslid )
- Jokke Hennekam ( Gemeenteraadslid )
- Robin Jacobs ( Gemeenteraadslid )
- Helmut Jaspers ( Gemeenteraadslid )
- Bob Konings ( Gemeenteraadslid )
- Dirk Konings ( Gemeenteraadslid )
- Steff Nouws ( Gemeenteraadslid )
- Kevin Ooye ( Gemeenteraadslid )
- Brigitte Quick ( Gemeenteraadslid )
- Marc Scheepers ( Gemeenteraadslid )
- Dirk Smout ( Gemeenteraadslid )
- Anne Somers ( Gemeenteraadslid )
- Ludo Somers ( Gemeenteraadslid )
- Jan Suykerbuyk ( Gemeenteraadslid )
- Brigitte Van Aert ( Gemeenteraadslid )
- Liesje Van Loon ( Gemeenteraadslid )
- Gaston Van Tichelt ( Gemeenteraadslid )
- Guy Van den Broek ( Gemeenteraadslid )
- Geert Vandekeybus ( Gemeenteraadslid )
- Marita Verpalen ( Gemeenteraadslid )
Voorzitter: Ludo Somers
Secretaris: Ivan Kockx
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
Gebruiksreglement LDC 't Gasthuis.
Aanwezigen tijdens de stemming
- Arno Aerden ( Gemeenteraadslid )
- Annemie Baeyaert ( Gemeenteraadslid )
- Tom Bevers ( Gemeenteraadslid )
- Joris Brosens ( Gemeenteraadslid )
- Tuur Goormachtig ( Gemeenteraadslid )
- Jokke Hennekam ( Gemeenteraadslid )
- Robin Jacobs ( Gemeenteraadslid )
- Helmut Jaspers ( Gemeenteraadslid )
- Bob Konings ( Gemeenteraadslid )
- Dirk Konings ( Gemeenteraadslid )
- Steff Nouws ( Gemeenteraadslid )
- Kevin Ooye ( Gemeenteraadslid )
- Brigitte Quick ( Gemeenteraadslid )
- Marc Scheepers ( Gemeenteraadslid )
- Dirk Smout ( Gemeenteraadslid )
- Anne Somers ( Gemeenteraadslid )
- Ludo Somers ( Gemeenteraadslid )
- Jan Suykerbuyk ( Gemeenteraadslid )
- Brigitte Van Aert ( Gemeenteraadslid )
- Guy Van den Broek ( Gemeenteraadslid )
- Liesje Van Loon ( Gemeenteraadslid )
- Gaston Van Tichelt ( Gemeenteraadslid )
- Geert Vandekeybus ( Gemeenteraadslid )
- Marita Verpalen ( Gemeenteraadslid )
Effectieve stemmers
- Arno Aerden
- Annemie Baeyaert
- Tom Bevers
- Joris Brosens
- Tuur Goormachtig
- Jokke Hennekam
- Robin Jacobs
- Helmut Jaspers
- Bob Konings
- Dirk Konings
- Steff Nouws
- Kevin Ooye
- Brigitte Quick
- Marc Scheepers
- Dirk Smout
- Anne Somers
- Ludo Somers
- Jan Suykerbuyk
- Brigitte Van Aert
- Guy Van den Broek
- Liesje Van Loon
- Gaston Van Tichelt
- Geert Vandekeybus
- Marita Verpalen
Totaal aantal voorstanders: 24
Totaal aantal tegenstanders: 0
Totaal aantal onthoudingen, blanco of ongeldig: 0
Voorstanders
- Arno Aerden
- Annemie Baeyaert
- Tom Bevers
- Joris Brosens
- Tuur Goormachtig
- Jokke Hennekam
- Robin Jacobs
- Helmut Jaspers
- Bob Konings
- Dirk Konings
- Steff Nouws
- Kevin Ooye
- Brigitte Quick
- Marc Scheepers
- Dirk Smout
- Anne Somers
- Ludo Somers
- Jan Suykerbuyk
- Brigitte Van Aert
- Guy Van den Broek
- Liesje Van Loon
- Gaston Van Tichelt
- Geert Vandekeybus
- Marita Verpalen
Met als gevolg,
Goedgekeurd
Openbare titel besluit:
B.5a CULTUUR. LDC 't Gasthuis. Gebruiksreglement.
Korte openbare beschrijving:
B.5a CULTUUR. LDC 't Gasthuis. Gebruiksreglement.
de gemeenteraad,
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het retributiereglement op het gebruik van het lokaal dienstencentrum door derden;
Gelet op het advies van de beheerraad gemeenschapscentrum van 24 augustus 2021;
Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen;
Overwegende dat de gemeente Essen de zalen van het LDC ’t Gasthuis ter beschikking wenst te stellen van de Essense verenigingen en de Essenaren;
Overwegende dat de terbeschikkingstelling tegen betaling van een retributie zal gebeuren;
Overwegende dat de regels rond het gebruik van de zalen van het LDC dienen te worden bepaald in een gebruikersreglement,
Gehoord de toelichting door schepen Helmut Jaspers en schepen Dirk Konings.
Gehoord Jokke Hennekam die vraagt of alle opmerkingen die gemaakt zijn werden aangepast, bv de prijzen van de drank ;
Gehoord schepen Dirk Konings dat het hier gaat om de prijzen die gelden voor het LDC.
Als een vereniging iets anders wil, moet die vereniging meer vragen. Dat is niet de aankoopprijs.
Gehoord Jokke Hennekam die vaststelt dat de weekendprijzen voor de hele dag niet ingevuld zijn;
Gehoord schepen Helmut Jaspers die antwoordt dat de laatst aangepaste versie dat nu voorligt pas gisteren op het extranet geplaatst werd;
Gehoord Anne Somers die vraagt of de keuken ter beschikking gesteld wordt;
Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat dit niet de bedoeling is;
Gehoord raadslid Bob Konings die vraagt dat als men alle dagprijzen optelt deze niet te duur worden.
Gehoord schepen Dirk Konings dat het vooral de bedoeling is dat de verenigingen er
‘s avonds komen vergaderen. Een hele dag was niet het uitgangspunt. Als er vaak vraag naar zou zijn, dan moeten we deze tarieven evalueren en eventueel aanpassen.
Gehoord Tuur Goormachtig die zich afvraagt wat er zal gebeuren indien 2 verenigingen tegelijkertijd een zaal afhuren, terwijl er slechts 1 zaal een toog heeft.
Gehoord schepen Dirk Konings dat er dan zal gekeken zal worden wie van de 2 verenigingen een toog nodig heeft;
Na beraadslaging;
Beslist,
Art.1 Besloten wordt het gebruiksreglement Lokaal Dienstencentrum ’t Gasthuis goed te keuren als volgt :
Hoofdstuk 1. Beheer
Art. 1 De gemeente stelt drie lokalen in het LDC tijdens ter beschikking tegen betaling van retributie zoals vastgesteld in het retributiereglement op gebruik van gemeenschapscentra, lokalen Muzarto, Lokaal Dienstencentrum en de Heuvelhal. In het LDC worden de twee vergaderzaal en algemene zaal met toog ter beschikking gesteld.
Art. 2 Het beheer van deze lokalen tijdens de vermelde momenten in artikel 1 is in handen van het gemeentebestuur en de beheerraad gemeenschapscentrum Essen. De afdelingen vrije tijd en welzijn zijn belast met de praktische uitvoering van het beheer.
Hoofdstuk 2. Accommodatie
Art. 3 Het LDC beschikt over drie lokalen die bestemd zijn voor de organisatie van: tentoonstellingen, vergaderingen, cursussen, voordrachten,... . De lokalen worden niet verhuurd voor privé-feesten, fuiven, recepties (recepties enkel voor vaste gebruikers), party’s,... .
- Lokaal 1: de grote zaal met vaste toog 50 personen
- Lokaal 2 en 3: de twee polyvalente zaaltjes achteraan het gebouw 30 personen
Hoofdstuk 3. Reservaties
Art. 5 Aanvragen
De aanvragen voor het gebruik van de lokalen van het LDC gebeuren aan de Vrijetijdsbalie aan de hand van een eenvormig reservatieformulier, via mail naar de vrijetijdsdiensten of online op reservaties.essen.be. De aanvraag is pas definitief na ondertekening van het contract door de aanvrager en de gemachtigde ambtenaar van de afdeling vrije tijd of na bevestiging van het digitaal aangevraagde reservatieformulier.
Art. 5.1 Lokalen
- Lokaal 1 kan enkel ter beschikking gesteld worden tijdens de avonduren (vanaf 18.00 uur), weekends en feestdagen.
- Het ter beschikking stellen van twee of drie lokalen op eenzelfde tijdstip kan enkel gebeuren voor eenzelfde organisatie.
- De aanvragen voor activiteiten ’s avonds, in het weekend en op feestdagen (tijdens de sluitingstijden van het LDC) kunnen maximaal 12 maanden voor de datum van aanvang van de activiteit ingediend worden.
- De aanvragen voor activiteiten tijdens de openingsuren van het LDC kunnen maximaal 3 maanden voor de datum van aanvang van de activiteit ingediend worden.
- Bij de toewijzing van de zalen wordt rekening gehouden met de volgende voorrangsregel:
§ activiteiten van het LDC zelf kunnen eerst worden ingeboekt
§ de andere aanvragen worden chronologisch behandeld op basis van de datum van indiening.
Art. 5.2. Voor het gebruik van lokalen wordt de verhuur opgesplitst in dagdelen:
Dagdeel voormiddag: 9.00 – 13.00 uur;
Dagdeel namiddag: 13.00 – 17.00 uur;
Dagdeel avond: 18.00 – 0.00 uur.
Art. 6 Sluitingsuur
Behoudens voorafgaande machtiging van de burgemeester geldt voor alle activiteiten, zowel in de week als tijdens het weekend of op feestdagen, een sluitingsuur van 0.00 uur.
Art.7 Toegang
Om toegang te krijgen tot de gereserveerde lokalen, moet de sleutel afgehaald worden bij het LDC tijdens de openingsuren. Voor een activiteit op een weekdag, kan de sleutel ten vroegste de dag van de activiteit zelf worden afgehaald. Voor een activiteit tijdens het weekend of op een feestdag, kan de sleutel ten vroegste de werkdag voor de activiteit worden opgehaald. De sleutel wordt de eerstvolgende openingsdag van het LDC voor 12.00 uur terug bezorgd.
De gebruiker dient de lokalen na gebruik steeds af te sluiten.
Hoofdstuk 4. Algemene gebruikersvoorwaarden
Art. 8 Machtiging
De verleende machtiging geldt uitsluitend voor het lokaal of de lokalen die in de machtiging vermeld zijn, voor de tijdsduur en de activiteiten daarin bepaald, onder de voorwaarden zoals bepaald in dit reglement. Afwijking hiervan is slechts mogelijk mits een nieuwe machtiging. Het is de gebruikers verboden hun rechten op het gebruik van de voormelde lokalen geheel of gedeeltelijk aan derden af te staan of over te dragen. De gebruikers zullen ten alle tijde toestaan dat de gemachtigde ambtenaar controle uitoefent in de ter beschikking gestelde lokalen. De gereserveerde lokalen mogen overigens enkel gebruikt worden voor het doel zoals beschreven op het reservatieformulier.
Art. 9 Schade
Wanneer bij het betreden van de lokalen of tijdens het gebruik ervan enige beschadiging wordt vastgesteld, dient de gebruiker hiervan een foto te maken. Dit wordt onmiddellijk gesignaleerd aan de gemachtigde ambtenaar. Deze maakt zo spoedig mogelijk hiervan een verslag op, dat wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen. Tenzij aangifte wordt gedaan op de hierboven aangewezen manier zal de gebruiker de schade moeten vergoeden, welke na zijn gebruik aan de lokalen en hun inboedel wordt vastgesteld.
Art.10 Herstelling
Herstelling van schade mag enkel gebeuren door de gebruiker en/of derden bij voorafgaande machtiging van het college van burgemeester en schepenen. De gebruiker moet de aangebrachte schade betalen. De gebruiker kan deze niet afwentelen op afzonderlijke deelnemers aan de activiteiten welke door hem werden georganiseerd, noch op het aanwezige publiek.
Art. 11 Toestand bij aflevering
De lokalen, installaties, meubelen en andere roerende goederen dienen na het gebruik afgeleverd te worden in dezelfde toestand waarin ze zich bevonden voor het gebruik ervan. Wanneer de gebruiker de lokalen zodanig achterlaat dat een extra onderhoudsbeurt of schoonmaak nodig blijkt dan zal hij de kosten moeten betalen conform de tarieven die werden vastgelegd in het retributiereglement op technische prestaties.
Art. 12 Tentoonstellingen
De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele beschadigingen en/of diefstal van de tentoongestelde voorwerpen en moet zichzelf hiervoor verzekeren;
De gebruiker blijft aansprakelijk tegenover derden of om het even welk gezagsorgaan, bestuur of instantie, bijvoorbeeld voor het betalen van auteursrechten, taksen, belastingen, verzekeringen,…
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade en/of diefstal aan het materiaal van de gebruiker
De gebruiker staat in voor de permanentie tijdens de openingsuren van de tentoonstelling.
Art. 13 Veiligheid
De gebruiker moet zich als een goede huisvader gedragen. Hij of zij treft alle nodige voorzorgen ter voorkoming van schade of brand (zie Art.25.6). Hij blijft verantwoordelijk tegenover derden voor ongevallen. Voor alle aangerichte schade, verlies of ontvreemding ten nadele van de gemeente Essen, wordt de gebruiker die op het ogenblik van de schade, verlies of ontvreemding, de zaal daadwerkelijk heeft gebruikt, verantwoordelijk gesteld. De geleden schade wordt verrekend aan de gebruiker.
De burgemeester kan de sluiting van de inrichting bevelen, zolang de voorschriften van het reglement niet nageleefd worden of wanneer de openbare veiligheid door nalatigheid, het verzuim of de onwil van de gebruiker in het gedrang worden gebracht.
De gemeente Essen is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen te wijten aan de activiteit van eender welke gebruiker, noch voor de diefstal van kledij of goederen. De Burgerlijke Aansprakelijkheid van de gebruiker t.o.v. derden wordt niet gedekt door de verzekering van de gemeente Essen. De gebruiker dient zelf eventueel een verzekering af te sluiten.
De gebruiker zal te allen tijde de toegang tot de zaal verlenen aan de gemachtigd ambtenaar.
Art. 14 Huisdieren
Met uitzondering van assistentiehonden is het de gebruiker verboden huisdieren in de lokalen binnen te brengen.
Art. 15 Parkeren
De gebruiker zorgt ervoor dat auto’s, fietsen en bromfietsen op de daartoe voorziene plaatsen worden geparkeerd.
Art. 16 Aankleding zaal
Het is verboden in de ramen, deuren, muren of vloeren te nagelen of te nieten. Het is eveneens verboden om affiches of (decoratie)materiaal aan te brengen aan ramen, muren, vloeren of deuren.
Art. 17 Vergunningen en auteursrechten
De gebruiker dient zich in regel te stellen met alle wettelijke bepalingen, belastingen en vergunningen eigen aan de aard van de activiteit.
Betreffende de auteursrechten dient de gebruiker rechtstreeks aangifte te doen en deze te vereffenen aan Unisono. Voor de billijke vergoeding heeft het gemeentebestuur een jaarcontract aangegaan, de daaraan verbonden kosten vallen ten laste van het gemeentebestuur.
Art. 18 Verwarming
Het is de gebruiker verboden :
de verwarmingsinstallatie te bedienen;
in de zaal werken uit te voeren waarvoor door het gemeentebestuur geen uitdrukkelijke toelating werd verleend;
bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen en te gebruiken;
maatregelen te nemen waardoor de veiligheid van de aanwezige personen in het gedrang kan komen.
Art. 19 Elektriciteit
Het is de gebruiker verboden enige wijziging aan te brengen aan de aanwezige elektriciteitsleidingen of elektrische installaties.
Art. 20 Rookverbod
De gebruiker moet erover waken dat het algemeen rookverbod wordt nageleefd. Bij niet-naleving zal een sanctie toegepast worden. Er is een algemeen rookverbod voor het hele gebouw.
Art 21 Toiletten en vestiaire
Het gebruik van toiletten moet gratis worden aangeboden.
De organisatoren zorgen ervoor dat tijdens de ganse duur van de activiteit de toiletten in zindelijke staat gehouden worden.
Het is aan de gebruiker toegelaten om onder zijn verantwoordelijkheid een vestiaire in te richten.
Art. 22 Opruim
De gebruiker is verplicht bij het beëindigen van de activiteit volgende punten in acht te nemen :
Het reinigen van drank- en eetgerief;
Het opruimen van de verplaatste toestellen
Het terugplaatsen van tafels, stoelen en andere materialen volgens plan en inventaris;
Het verwijderen van alle materialen die in de zaal worden binnengebracht;
Het reinigen van de toog;
Het uitvegen van de zaal;
Het in zindelijke staat brengen van het sanitair;
Het verwijderen van alle afval.
Het gemeentebestuur staat zelf in voor de grondige reiniging van de zaal.
Art. 23 Veiligheid
Art 23.1 Bewakingsdienst
De gebruiker dient zich te houden aan de heersende politiewetgeving, inzonderheid betreffende veiligheidsvoorzieningen.
Art. 23.2. Nooduitgangen
Het is uitdrukkelijk verboden de nooduitgangen te belemmeren of voorziene in- en uitgangen af te sluiten. De opschriften, noodverlichting of pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden, mogen niet bedekt of verborgen worden en moeten duidelijk zichtbaar zijn. De toegang tot de hydranten moet steeds vrij blijven.
Art. 23.3. Maximum aanwezigen
De gebruiker dient de nodige maatregelen te treffen opdat dit maximum aantal aanwezigen per lokaal niet overschreden wordt.
Art.23.4 E.H.B.O.
De gemeente Essen voorziet een reglementaire E.H.B.O.-koffer.
Art.23.5 Brandvoorkoming
In verband met brandvoorkoming dient het volgende in acht genomen :
· Materialen die gemakkelijk brandbaar zijn of een giftige rook kunnen ontwikkelen zoals rietmatten, stro, karton, boomschors, papier alsmede brandbare textielstoffen en kunststoffen, mogen als versiering, noch als opbouwmaterialen gebruikt worden;
· Ballonnetjes gevuld met brandbaar en/of giftig gas mogen niet in de inrichting aanwezig zijn;
· Het gebruik van open vuren, verplaatsbare verwarmingstoestellen, kaarsen, vuurwerk,… is verboden;
· Alleen elektrische verlichting is toegelaten;
· De brandbestrijdingsmaterialen moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar zijn;
· Het gebruik van bak-, oven- of frituurtoestellen is verboden.
Hoofdstuk 5. Slotbepalingen
Art. 24 Dranken
De uitbating is in handen van het gemeentebestuur.
In de lokalen kunnen dranken geschonken en verkocht worden.
De gebruiker kan naast het assortiment van dranken dat ter beschikking is in het LDC, gebruik maken van de toog, de koelingen en de glazen;
De prijzen van de dranken worden bepaald door het college van burgemeester en schepenen;
De gebruiker kan dranken schenken en verkopen tegen de tarieven die hij afficheert.
De gebruiker is verplicht zelf te zorgen voor de opruim van de toog (afwassen, toog reinigen, stockeren leeggoed, …) na de activiteit;
De verbruikte dranken worden na afloop door het gemeentebestuur aan de gebruiker gefactureerd volgens de vastgestelde tarieven;
Het is de gebruiker verboden eigen dranken mee te brengen en te verbruiken;
Het schenken van dranken met een alcoholgehalte van 20° en meer is verboden in het LDC;
Het is verboden om eigen glazen of plastieken (wegwerp)bekers mee te brengen;
Bij weekdagen overdag is de praktische uitbating van de toog in handen van het LDC en kunnen de gebruikers geen aparte prijzen afficheren of zelf de tap bedienen.
Artikel 25 Gebruik buitenruimte
De aanpalende buitenruimte kan gebruikt worden tot 22.00 uur ’s avonds. Het is niet toegelaten om buiten muziek te spelen
Hoofdstuk 6. Slotbepalingen
Art.26. Onvoorziene situaties
Alle voorvallen die niet voorzien zijn in dit reglement worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen.