Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 30 mei 2023, 18:00

Besloten wordt goedkeuring te geven aan de overeenkomst tussen Essen, Kalmthout, Stabroek en Wuustwezel voor het aanstellen van een intergemeentelijk noodplanningscoördinator die als volgt gaat:

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST INZAKE EEN INTERGEMEENTELIJKE NOODPLANNINGSCOORDINATOR

Tussen

1. De gemeente Essen, met zetel te 2910 Essen, Heuvelplein 23, vertegenwoordigd door

   1. De voorzitter van de gemeenteraad, de heer Ludo Somers

   2. De algemeen directeur, de heer Ivan Kockx

hiertoe gemachtigd door de beslissing van de gemeenteraad in zitting van

1. De gemeente Kalmthout, met zetel te 2920 Kalmthout, Kerkeneind 13, vertegenwoordigd door

   1. De voorzitter van de gemeenteraad, de heer Lukas Jacobs

   2. De algemeen directeur, de heer Vincent Gabriëls

hiertoe gemachtigd door de beslissing van de gemeenteraad in zitting van

1. De gemeente Wuustwezel, met zetel te 2990 Wuustwezel, Gemeentepark 1, vertegenwoordigd door:

   1. De voorzitter van de gemeenteraad, de heer Dieter Wouters

   2. De algemeen directeur, de heer Luc Loos

hiertoe gemachtigd door de beslissing van de gemeenteraad in zitting van 27 februari 2023

1. De gemeente Stabroek, met zetel te Dorpsstraat 99 te 2940 Stabroek

   1. De voorzitter van de gemeenteraad, de heer Jan Schouwaerts

   2. De algemeen directeur, mevrouw Sandra Denis

hiertoe gemachtigd door de beslissing van de gemeenteraad in zitting van

wordt overeengekomen wat volgt:

1. Missie

De hierboven genoemde gemeentebesturen wensen de krachten te bundelen inzake noodplanning en het beheer van noodsituaties. Noodplanning en het beheer van noodsituaties zijn materies die de nodige aandacht, vakkennis, ervaring en tijdsinvestering vergen.

Naast de verschillende disciplines (bv. brandweer en politie) is hier voor de verschillende lokale besturen ook een essentiële rol weggelegd. Door te opteren voor een schaalvergroting door middel van een intergemeentelijke noodplannings-coördinator (NPC) wensen de participerende gemeentebesturen samen te investeren in expertise, ervaring en zekerheid.

1. Doel en situering

Volgens het KB van 22 mei 2019 betreffende de noodplanning en het beheer van noodsituaties op het gemeentelijk en provinciaal niveau en betreffende de rol van de burgemeesters en de provincie-gouverneurs in geval van crisisgebeurtenissen en -situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen, dient elk gemeentebestuur te beschikken over een 'noodplanningscoördinator' (afgekort NPC).

Tegen een achtergrond van bestaande schaalvergrotingen (bv. brandweerzones, meergemeentezones bij de politie) kijkt men ook op het vlak van noodplanning en het beheer van noodsituaties meer naar samenwerkingsverbanden tussen verschillende gemeenten. Het is een piste die wordt bewandeld  door meerdere besturen.

Dit kunnen we aanvullen met een toenemend belang van de functie van de NPC:

• Veranderingen in natuur en maatschappij (bv. klimaatverandering, natuurbranden, coronapandemie, schaarste op vlak van energie en elektriciteit, …) zorgen er bijvoorbeeld voor dat steeds meer preventief en curatief moet worden opgetreden op het vlak van noodplanning en het beheer van noodsituaties;

• Ook het aantal evenementen (en de aard ervan) die plaatsvinden en waar het thema veiligheid hoog op de agenda staat, kent binnen verschillende gemeenten een zeer gevoelige stijging.

De hierboven vernoemde gemeenten vonden elkaar in eenzelfde zoektocht naar een optimale invulling van deze functie. Door het bundelen van de krachten doelen de gemeentebesturen onder meer op de volgende zaken:

• Er wordt beoogd om een zo uniform mogelijke werkwijze na te streven (bv. eenzelfde stramien rond algemene en bijzondere nood- en interventieplannen, actiekaarten, veiligheidsvergaderingen, evacuatieprocedures, organisatie van noodplanoefeningen, etc.).

• Er wordt gestreefd naar een gestroomlijnde beleidscoördinatie van incidenten.

• Tevens is het de bedoeling om te komen tot een geoptimaliseerde coördinatie voor, tijdens en na de multidisciplinaire samenwerking op het vlak van noodsituaties.

Het spreekt voor zich dat deze intergemeentelijke NPC binnen elke gemeente logistiek zal ondersteund worden. Deze persoon kan dan tevens fungeren als aanspreekpunt in de betrokken gemeente.

1. Organisatie

De intergemeentelijke NPC:

• zal op A-niveau aangeworven worden conform de Rechtspositieregeling van de gemeente Kalmthout;

• wordt ambtelijk aanzien als personeelslid van de gemeente Kalmthout;

• zal, in normale omstandigheden, zijn werktijd verdelen onder de 4 gemeentebesturen en dit met het oog op het onderhouden van relaties en het creëren van voldoende betrokkenheid in elke gemeente;

• zal in dezelfde verhouding, in normale omstandigheden ook fysisch aanwezig zijn in de 4 besturen.

1. Takenpakket

De NPC:

• Coördineert de noodplanningsopdrachten:

  • Voorbereidende taken:

    • Het opmaken en beheren van de nood- en interventieplannen;

    • Het actueel houden van een incident- en crisismanagementsysteem;

    • Het organiseren van een 7/7 en 24/24 permanentie voor de noodplanning, binnen de participerende gemeenten of door het opzetten van samenwerkingen met andere gemeente(s) zodat de continuïteit van de dienst gegarandeerd blijft tijdens afwezigheden, vakantieperiodes, ziekte…;

    • Het organiseren en bijwonen van multidisciplinaire oefeningen;

    • Het uitwerken en onderhouden van gemeentelijke (psychosociale) hulpverleningsnetwerken;

    • De voorbereiding, de coördinatie en de nabespreking van de evenementen op de grondgebieden, in het bijzonder wat betreft de mogelijke impact op de openbare veiligheid;

    • Het ondersteunen van de communicatieambtenaren in het uitwerken van monodisciplinaire interventieplannen voor discipline 5;

    • Het vertegenwoordigen van de gemeenten in de bovenlokale initiatieven met betrekking van noodplanning waaronder de overlegstructuren voor grensoverschrijdende veiligheidsproblematieken, de intergemeentelijke overlegcomités (IOC), provinciale overlegmomenten …;

    • Het beheren van de budgetten van de diensten noodplanning;

    • Het onder de aandacht houden van de nood- en interventieplanning en het crisisbeheer bij alle actoren;

    • Het organiseren van de gemeentelijke coördinatiecomités en de gemeentelijke crisiscentra uitrusten;

    • Campagnes van de hogere overheid implementeren in de lokale werking;

    • Het leggen en onderhouden van relaties met mensen in en buiten de organisaties en bij een incident zoeken naar mogelijkheden om dit netwerk optimaal te benutten.

• Tijdens een incident:

  • Het verzamelen van informatie over het incident;

  • Het incident van nabij opvolgen;

  • In geval van fasering als expert deel uitmaken van de CP-OPS (o.a. als liaison naar de gemeentelijke diensten zoals milieudienst, technische dienst, communicatiedienst, etc.);

  • De burgemeester ondersteunen en adviseren tijdens het verloop van het incident;

  • Bij opschaling naar een gemeentelijke fase: het CC-GEM opstarten, de coördinatie ervan waarnemen, informatie delen met de diverse betrokkenen, de situatie opvolgen en rapporten maken, het CCGEM afsluiten en de overgang van crisiswerking naar reguliere werking en nazorg garanderen.

• Nazorg

  • Bij natuurrampen: schadegevallen verzamelen en bundelen voor Vlaamse of federale overheid;

  • Het ondersteunen van betrokkenen bij de verwerking van rampenschadedossiers;

  • Het evalueren van de aanpak van het incident en deze omzetten in een verbetertraject;

  • Het opvolgen van een eventuele financiële afhandeling.
    
    

• Stuurt de werkzaamheden van de veiligheidscel aan en coördineert het secretariaat ervan; de veiligheidscel zal minimum éénmaal per jaar samenkomen.

• Adviseert de bevoegde overheid op het vlak van noodplanning.

• Ziet toe op de oprichting van noodzakelijke samenwerkingsverbanden met de verschillende diensten, overheden en andere partners.

1. Verdeelsleutel

De intergemeentelijke NPC zal, in normale omstandigheden, zijn arbeidstijd als volgt verdelen:

• 1/4^de  voor de gemeente Essen

• 1/4^de voor de gemeente Kalmthout

• 1/4^de voor de gemeente Wuustwezel.

• 1/4^de voor de gemeente Stabroek.

Deze verdeelsleutel, op basis van de tijdsbesteding, zal gehanteerd worden om de personeels- en werkingskosten ook te verdelen, zijnde:

• loonkost (inclusief patronale bijdragen)

• werkingskosten inzake aanwerving, mobiliteit, gsm, ICT, opleiding, persoonlijke beschermingsmiddelen, …

De gemeente Kalmthout zal hiertoe op 31 december van elk jaar een afrekening der kosten opstellen van het betreffende kalenderjaar en deze overmaken aan de gemeente Essen, de gemeente Wuustwezel en de gemeente Stabroek met het verzoek om hun aandeel (zijnde 1/4°) te betalen aan de gemeente Kalmthout.

1. Duur

Deze overeenkomst gaat in na goedkeuring ervan door de gemeenteraad van voornoemde gemeentes en geldt in principe voor onbepaalde duur tenzij ze ontbonden of herzien wordt.

Deze beslissing wordt bekend gemaakt conform het Decreet Lokaal Bestuur en meegedeeld aan de gemeente Kalmthout, Stabroek en Wuustwezel;