Uittreksel van Gemeenteraad Essen , zitting van 24 juni 2025, 18:00

Besloten wordt de eerste beslissing van de gemeenteraad van 24 juni 2024 betreffende het subsidiereglement testfase BOA op te heffen.

Besloten wordt goedkeuring te hechten aan het reglement voor tussenkomsten in aanbod buitenschoolse activiteiten en huiswerkbegeleiding als volgt:

Reglement voor tussenkomsten in aanbod buitenschoolse activiteiten

Art. 1 – Definities

Activiteit:                            Verwijst in de context van dit reglement naar een buitenschoolse activiteit. Dit is een georganiseerde activiteit die plaatsvindt buiten en aansluitend op de reguliere schooltijden. Deze activiteiten zijn een alternatief voor de klassieke buitenschoolse opvang. Verder bestaat een activiteit uit meerdere sessies.

BOA:                                     Staat voor buitenschoolse opvang en activiteiten zoals omschreven in het Decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten.
Het verwijst naar de organisatie van activiteiten en opvang voor kinderen tussen 2,5 en 12 jaar en met het oog op het realiseren van de doelstellingen omschreven in het decreet.

Financiële tussenkomst: Is de vaste geldelijke bijdrage of tegemoetkoming  
                                            van het  lokaal bestuur aan een natuurlijk persoon of
                                            rechtspersoon in het kader van de organisatie
                                             van buitenschoolse activiteit en/of huiswerk-
                                             begeleiding.

Huiswerkbegeleiding:    De georganiseerde ondersteuning voor leerlingen bij   het plannen, begrijpen en maken van hun schoolhuiswerk met als doel het versterken van het leerproces en zelfstandigheid. Deze dient te voldoen aan de voorwaarden van een buitenschoolse activiteit.

Organisator:                      De natuurlijke persoon, rechtspersoon of feitelijke vereniging die een buitenschoolse activiteit organiseert zoals hierboven gedefinieerd.

Een natuurlijk persoon is een individu  die op persoonlijke titel activiteiten organiseert. Binnen de categorie van natuurlijke personen kan het gaan over een vrijwilliger of een persoon die een zelfstandige activiteit uitoefent.

Een rechtspersoon is een formele organisatie die een activiteit organiseert met of zonder winstoogmerk.

Een feitelijke vereniging is een informeel samenwerkingsverband zonder rechtspersoon.

Sessies:                               Een sessie verwijst naar een fysieke bijeenkomst in het kader van een activiteit. Een activiteit bestaat steeds uit meerdere bijeenkomsten of sessies. Een sessie kan een duurtijd hebben van dertig of zestig minuten.

UiTPAS kansentarief:     De UiTPAS met kansentarief is een persoonlijke voordeelpas die mensen in een kwetsbare financiële situatie recht geeft op een korting van 80% op deelname aan UiTPAS-activiteiten in hun regio.

Art. 2 – Doelstelling

Het decreet BOA (Buitenschoolse Opvang en Activiteiten) streeft naar een geïntegreerd aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten en kent 3 doelstellingen:

• Speelmogelijkheden en ontplooiingskansen voor elk kind

• Mogelijkheden voor ouders om werk, opleiding en gezin te combineren

• Toegankelijk en betaalbaar aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten

Om tegemoet te komen aan bovenstaande doelstellingen voorziet de gemeente Essen een financiële tussenkomst in de organisatie van een kwalitatief aanbod aan buitenschoolse activiteiten die doorgaan op een basisschool gelegen in de gemeente Essen. Het gaat om activiteiten in de domeinen jeugd, sport en cultuur die georganiseerd worden aansluitend op de schooluren. Verder in dit reglement specifiëren we de voorwaarden waaraan deze activiteiten moeten voldoen om aanspraak te maken op een financiële tussenkomst door het lokaal bestuur.

Art. 3 – Doelgroep

Een financiële tussenkomst in de organisatie van een buitenschoolse activiteit kan worden aangevraagd door iedereen die een dergelijke activiteit wil organiseren die voldoet aan de voorwaarden hieronder gespecifieerd. De aanvrager van de financiële tussenkomst kan een natuurlijk persoon, rechtspersoon of feitelijke vereniging zijn.

• Vrijwilligers kunnen aanspraak maken op een financiële tussenkomst in de vorm van een forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers.

• Natuurlijke personen die werken voor het onderwijs dat wordt ingericht door het gemeentebestuur kunnen geen vrijwilligerswerk doen in naam van de gemeente. Zij krijgen de financiële tussenkomst zoals deze geregeld is voor een bijkomende taak (zoals de regeling voor middagtoezicht) en waarvoor een afzonderlijke overeenkomst wordt opgemaakt.  Zelfstandigen kunnen een factuur opmaken ter waarde van de voorziene financiële tussenkomst (€40 excl. BTW).

  • Verder kunnen ook rechtspersonen in de vorm van verenigingen en of vennootschappen aanspraak maken op de financiële tussenkomst.

  • Ook feitelijke verenigingen kunnen aanspraak maken op de financiële tussenkomst in zoverre ze als vereniging beschikken over een gemeenschappelijk rekeningnummer.

DEEL I: BUITENSCHOOLSE ACTIVITEITEN

Art. 4 – Voorwaarden

Om aanspraak te maken op een financiële tussenkomst in de organisatie van een buitenschoolse activiteit dienen volgende voorwaarden te worden voldaan:

• De activiteit maakt deel uit van het BOA-aanbod van een deelnemende school. Een lijst van deelnemende scholen kan worden bekomen via BOA@essen.be. 

• Een activiteit vindt steeds plaats op een vaste locatie. De buitenschoolse activiteit gaat door op de school of de onmiddellijke omgeving van de deelnemende school. Als deze buiten de school doorgaat dan dient de locatie te worden goedgekeurd door het college van burgemeester en schepen. Voorafgaand aan de goedkeuring kan een bevoegde medewerker van het lokaal bestuur om een plaatsbezoek verzoeken.

• Voor activiteiten die niet doorgaan op de school staat de organisator in voor het overbrengen van de leerlingen naar de externe locatie en het terugbrengen na afloop van de activiteit. Deze verplaatsing dient veilig te gebeuren. Een inschatting hiervan wordt gemaakt op basis van de informatie in de aanvraag.

• De organisator staat zelf in voor een kwaliteitsvol aanbod. Een inschatting van de kwaliteit van het aanbod wordt gemaakt op basis van informatie bekomen tijdens de aanvraag tot goedkeuring van de activiteit.

• Een activiteit bestaat uit een reeks van minimaal vijf en maximaal tien sessies. De sessies van een activiteit gaan allemaal door binnen eenzelfde trimester. Per lesweek gaat er maximaal 1 sessie door.

• De duurtijd van een sessie kan verschillen al naargelang de leeftijdscategorie waarop de activiteit zich richt.

  • Een sessie van een activiteit voor kleuters duurt 30 minuten of 60 minuten. De organisator maakt deze kenbaar bij de aanvraag.

  • Een sessie van een activiteit die zich richt op kinderen uit de lagere school duurt 60 minuten.

  • Een sessie van een activiteit voor zowel kleuters als kinderen in de lagere school duurt 30 minuten of 60 minuten. De organisator geeft de duurtijd van de sessie aan bij de aanvraag. 

• Alle sessies die kaderen binnen een buitenschoolse activiteit gaan door op lesdagen. 

• De sessies worden georganiseerd aansluitend op de schooluren. Om als BOA-activiteit te kwalificeren start deze maximaal 15 minuten na het beëindigen van de lesdag.

• De organisator wordt lid van de UiT-PAS van Polder tot Kempen en biedt een UiTPAS-kansentarief aan. Dit wil zeggen dat mensen die recht hebben op deze pas een korting van 80% krijgen op inschrijvingskost. Via een solidaire kostendeling betaalt de pashouder 20%, de gemeente 40% en de organisator de overige 40%. De organisator zet de financiële tussenkomst en de mogelijkheid om gratis gebruik te maken van een locatie op de school in om de prijs zo laag mogelijk te houden voor gezinnen.

• Op vertoon van een geldig doktersattest, dat binnen de maand na de activiteit wordt bezorgd, wordt het inschrijvingsgeld voor de niet gevolgde sessies terugbetaald.

Het schepencollege kan indien nodig bijkomende voorwaarden opleggen. Het college van burgemeester en schepen oordeelt voor elke activiteit of deze aan bovenstaande voorwaarden voldoet.

Art. 5 – Bedrag

Vrijwilligers en zelfstandigen

De gemeente Essen kent aan vrijwilligers en zelfstandigen een financiële tussenkomst toe ten bedrage van:

• 40 euro per effectief plaatsgevonden sessie van 60 minuten.

•  20 euro per effectief plaatsgevonden sessie van 30 minuten.

Voor zelfstandigen zijn deze bedragen exclusief BTW.

Verder krijgen de organisatoren gratis toegang tot infrastructuur benodigd voor het organiseren van hun activiteit.

Rechtspersonen en feitelijke verenigingen

Voor rechtspersonen en feitelijke verenigingen is het mogelijk om een activiteit te organiseren met één of meerdere begeleider(s).

De gemeente Essen kent een financiële tussenkomst toe ten bedrage van

• 40 euro per effectief plaatsgevonden sessie van 60 minuten aan verenigingen met één begeleider.

• 60 euro per effectief plaatsgevonden sessie van 60 minuten aan verenigingen met minstens twee begeleiders.

• 20 euro per effectief plaatsgevonden sessie van 30 minuten aan verenigingen met één begeleider.

• 30 euro per effectief plaatsgevonden sessie van 30 minuten aan verenigingen met minstens twee begeleiders.

Verder krijgen de organisatoren gratis toegang tot infrastructuur benodigd voor het organiseren van hun activiteit.

Art. 6 – Procedure en beslissing

Aanvraag door de organisator

• De organisator bezorgt voorafgaandelijk via de website essen.be of via mail naar BOA@essen.be een aanvraagformulier met hierin:

  • de naam en contactgegevens van de organisator;

  • rijksregisternummer of ondernemingsnummer

  • een titel van de activiteit;

  • de inhoud van de activiteit;

  • de hoedanigheid van aanvrager (vrijwilliger, zelfstandige, vereniging);

  • ingeval van zelfstandige of vereniging: bewijs van verzekering B.A.

  • de doelgroep (leeftijden) van kinderen;

  • het minimum en maximum aantal kinderen dat aan de activiteit kan deelnemen;

  • de school waar men de sessie wil aanbieden;

  • het aantal sessies waaruit de activiteit bestaat;

  • de duurtijd van een sessie;

  • vermelding van beschikbare dagen en data van de sessies;

  • vermelding van de medewerkers (naam, rijksregisternummer en adres);

    • met een uittreksel uit het strafregister ‘voor de uitoefening van een activiteit die onder opvoeding, psychomedische-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen valt’;

      • de benodigde materialen met detaillijst.

      • Alle aanvragen worden per werkingsperiode goedgekeurd en moeten daarom voor volgende data ingediend worden.

        • Voor 6 juli voor activiteit tijdens het 1ste trimester.

        • Voor 6 november voor activiteit tijdens het 2de trimester.

        • Voor 6 maart voor activiteit tijdens het 3de trimester.

Erkenning activiteit

• Alvorens van start te kunnen gaan geeft het schepencollege goedkeuring voor het organiseren van de activiteit. De aanvrager wordt hiervan minstens twee weken voor de start van de activiteit via mail over ingelicht.

• Bij onvoldoende inschrijvingen behoudt het gemeentebestuur zich het recht voor om de activiteit te annuleren.

• Om als vrijwilliger een activiteit te organiseren zal er voorafgaand aan de start van de activiteit een vrijwilligersovereenkomst worden afgesloten met de gemeente Essen. Hiervoor dient het document ‘afsprakennota vrijwilligerswerk’ te worden ondertekend.

DEEL II: HUISWERKBEGELEIDING

Art. 7 – Voorwaarden

Een financiële tussenkomst in de organisatie van huiswerkhuiswerkbegeleiding kan worden aangevraagd door de school

OF:

Natuurlijke personen (vrijwilligers) kunnen aanspraak maken op een financiële tussenkomst in de vorm van een forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers.

Natuurlijke personen die werken voor het onderwijs dat wordt ingericht door het gemeentebestuur kunnen geen vrijwilligerswerk doen in naam van de gemeente. Zij krijgen de financiële tussenkomst ten bedrage van € 15 per effectief plaatsgevonden sessie zoals de betaling van het middagtoezicht (bijkomende prestaties – toezicht/bewaking). 

Om aanspraak te maken op een financiële tussenkomst in de organisatie van huiswerkhuiswerkbegeleiding dienen volgende voorwaarden te worden voldaan:

• De huiswerkbegeleiding wordt gegeven op school

• De huiswerkhuiswerkbegeleiding wordt 2 keer per week een half uur georganiseerd

• De volgende personen komen in aanmerking om huiswerkhuiswerkbegeleiding te geven:

  • Personen met een pedagogisch diploma.

  • Studenten die een pedagogische richting volgen in het hoger onderwijs.

  • Personen met voldoende ervaring, het is aan de directeur van de school in kwestie om dit te beoordelen.

• De sessies worden georganiseerd aansluitend op de schooluren. 

• De school bepaalt zelf welke kinderen nood hebben aan de huiswerkhuiswerkbegeleiding en maakt hiervoor afspraken met de ouders van de kinderen.

• De huiswerkhuiswerkbegeleiding wordt gratis aangeboden.

• De huiswerkhuiswerkbegeleidingsklas telt minimum 1 en maximum 10 leerlingen.

Art. 8 – Bedrag

Vrijwilligers

De gemeente Essen kent een forfaitaire kostenvergoeding toe aan de vrijwilliger ten bedrage van 15 euro per half uur met een maximum van het wettelijk vastgestelde maximumbedrag.

Scholen

De gemeente Essen kent een tussenkomst toe aan de organiserende school  ten bedrage van 15 euro per sessie van een half uur.

Natuurlijke personen in dienst van het onderwijs dat wordt ingericht door het gemeentebestuur Essen

De gemeente Essen kent een vergoeding toe aan de persoon in dienst van de school ten bedrage van 15 euro per half uur via het systeem van ‘bijkomende prestaties – toezicht/bewaking’.

Art. 9 – Procedure en beslissing

• Scholen die werken met vrijwilligers bezorgen bij aanvang van de huiswerkhuiswerkbegeleiding de namen en e-mailadressen van de vrijwilligers.

• Per vrijwilliger wordt er een afsprakennota afgesloten.

• De vrijwilligers gaan akkoord met de rechten en plichten van de organisatie en de vrijwilliger.

• Vrijwilligers die niet actief zijn in het onderwijs bezorgen voor aanvang van de huiswerkbegeleiding een uittreksel uit het strafregister ‘voor de uitoefening van een activiteit die onder opvoeding, psychomedische-sociale huiswerkbegeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of huiswerkbegeleiding van minderjarigen valt’;

Art. 10 - Evaluatie, controle en uitbetaling

We maken hieronder een onderscheid tussen zelfstandigen, organisaties/verenigingen en vrijwilligers voor wat betreft de evaluatie, controle en uitbetaling van de financiële tussenkomst in de organisatie van een BOA-activiteit en de huiswerkbegeleiding.

• Vrijwilliger

Vrijwilligers kunnen na afloop een forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers aanvragen mits zij voorafgaand een vrijwilligersovereenkomst afsloten met de gemeente Essen. Hiervoor moeten ze na afloop van de activiteit het document ‘forfaitaire kostenvergoeding vrijwilligerswerk’ indienen. Het document moet worden afgestempeld en ondertekend door de directie van de school verbonden aan de activiteit. Het document wordt opgestuurd naar BOA@essen.be. 

Voor wat betreft het bedrag vermeld op de forfaitaire kostennota verwijzen we naar bovenstaande informatie aangaande de bedragen van de financiële tussenkomst opgenomen in het kader van dit reglement.

• School

Scholen bezorgen trimestrieel een overzicht van de data en het aantal kinderen tijdens de huiswerkbegeleiding, en het rekeningnummer. Voor wat betreft het bedrag verwijzen we naar bovenstaande informatie aangaande de bedragen van de financiële tussenkomst opgenomen in het kader van dit reglement.  Deze subsidie kan nooit in combinatie met een forfaitaire kostenvergoeding vrijwilligerswerk voor huiswerkbegeleiding in dezelfde school worden toegekend.

• Zelfstandige

Zelfstandigen die na afloop van de activiteit een factuur zullen opmaken om hun vergoeding te bekomen dienen tijdig de nodige informatie te bezorgen voor de opmaak van een bestelbon.  Een factuur kan slechts worden uitbetaald indien er een bestelbon werd opgemaakt. Voor de opmaak van een bestelbon moet volgende info worden aangeleverd via BOA@essen.be:

• BTW of ondernemingsnummer

• naam

• aard rechtspersoon: bvba, nv, vzw, …

• adres leverancier ( straat / huisnr / bus )

• postcode en gemeente

• telefoon / Fax

• email

• bankrekening IBAN

Na afloop van de activiteit stuurt de zelfstandige een factuur voor de geleverde prestatie naar financien@essen.be. Bij deze communicatie wordt BOA@essen.be opgenomen in cc. Op de factuur staat een duidelijk overzicht wanneer de sessies hebben plaatsgevonden, alsook de duurtijd van de sessies. Om een factuur te kunnen uitbetalen moet er een stempel van de school alsook een handtekening van de directie op de factuur staan.

Voor wat betreft het bedrag vermeld op de factuur verwijzen we naar bovenstaande informatie aangaande de bedragen van de financiële tussenkomst opgenomen in het kader van dit reglement.

• Rechtspersoon en feitelijke vereniging

Rechtspersonen en feitelijke verenigingen die na afloop van de activiteit een factuur/onkostennota zullen opmaken om hun vergoeding te bekomen dienen tijdig de nodige informatie te bezorgen voor de opmaak van een bestelbon. 
Een factuur/onkostennota kan slechts worden uitbetaald indien er een bestelbon werd opgemaakt. Voor de opmaak van een bestelbon moet volgende info worden aangeleverd via BOA@essen.be:

• ondernemingsnummer

• naam

• aard rechtspersoon: bvba, nv, vzw, …

• adres leverancier ( straat / huisnr / bus )

• postcode en gemeente

• telefoon / Fax

• e-mail

• bankrekening IBAN

Na afloop van de activiteit stuurt de vereniging de onkostennota of factuur naar financien@essen.be. Bij deze communicatie wordt BOA@essen.be opgenomen in cc. Op de onkostennota of factuur staat duidelijk overzicht wanneer de sessies hebben plaatsgevonden alsook de duurtijd van de sessies. Om een onkostennota of factuur te kunnen vergoeden moet er een stempel van de school alsook een handtekening van de directie op staan.

Voor wat betreft het bedrag vermeld op de onkostennota of factuur verwijzen we naar bovenstaande informatie aangaande de bedragen van de financiële tussenkomst opgenomen in het kader van dit reglement.

Art. 11 – Aansprakelijkheid

Organisatie activiteiten

Voor wat betreft de aansprakelijkheid vallen vrijwilligers onder de aansprakelijkheidsverzekering van het lokale bestuur.
Voor zelfstandigen, verenigingen, vennootschappen en feitelijke verenigingen verwachten we dat zij zelf beschikken over een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid voor tijdens de activiteiten.

Huiswerkbegeleiding

Individuele vrijwilligers die een financiële tussenkomst voor huiswerkbegeleiding aanvragen vallen onder de aansprakelijkheidsverzekering van het lokale bestuur. Indien de school de aanvrager is van de financiële tussenkomst dan staat zij in voor de regeling van de burgerlijke aansprakelijkheid van haar vrijwilligers.

Art. 12 – Terugvorderen van financiële tussenkomst

Indien blijkt dat de activiteit en/of huiswerkbegeleiding niet voldoet aan de omschrijving en/of de voorwaarden zoals hierboven omschreven, kan de financiële tussenkomst worden tegengehouden dan wel worden teruggevorderd.

Art. 13 – Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in voege op 1 september 2025 en loopt tot en met 31 augustus 2031.

Art. 14 – Juridisch kader

Bij de organisatie van kinderopvang dient rekening te worden gehouden met de regelgeving inzake diensten van algemeen economisch belang (DAEB), zoals bedoeld in artikel 106, lid 2 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) en overeenkomstig de bepalingen van het Besluit van de Europese Commissie van 20 december 2011 inzake de toepassing van artikel 106, lid 2, op staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst (2012/21/EU).

Verder verwachten wij dat elke aanvrager van de financiële tussenkomst de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden onderschrijft. Elke aanvrager neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad/gemeente waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de verkrijger van een financiële tussenkomst in kader van BOA handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het bestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren.

Art. 15 – Bestuurlijk toezicht

Dit reglement is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.

Besloten wordt om de 5%-regeling zoals deze geldt voor lidmaatschappen en kampen toe te staan voor de BOA-activiteiten.

Dit reglement wordt bekend gemaakt conform het Decreet Lokaal  Bestuur.