Type document
Uittreksel document

B.5B PATRIMONIUM. BOUW VAN VRIJETIJDSINFRASTRUCTUUR – AANBESTEDINGSDOSSIER PERCEEL 2: RUWBOUW, AFWERKING, OMGEVINGSAANLEG

BOUW VAN VRIJETIJDSINFRASTRUCTUUR – AANBESTEDINGSDOSSIER PERCEEL 2: RUWBOUW, AFWERKING, OMGEVINGSAANLEG

De gemeenteraad,

• Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

  Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 22 februari 2022 waarin goedkeuring werd verleend aan de opdracht “Financiering door middel van kredieten met technisch-financiële begeleiding”;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 30 maart 2022 waarbij deze opdracht werd gegund aan Belfius Bank;

  Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 28 juni 2022 waarin goedkeuring werd verleend aan de eerste fase van de “studieopdracht voor architectuur, stabiliteit, technieken, veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking, EPB-verslaggeving/
  EPC en opmaak sloopopvolgingsplan”;

  Overwegende de meerjarenplanning 2020-2025 waar het prioritair actieplan (AP2.1.1) ‘vormgeven aan een Cultuurpark door voorziening van socio-culturele infrastructuur’ werd opgenomen onder de beleidsdoelstelling ‘2.2.1. BD1_Iedereen mee’ binnen de strategische doelstelling ‘verbinden’;

  Overwegende dat in de gemeenteraadscommissie van 9 februari 2022 reeds een tentatief plan van eisen voor het nieuwe centrum werd toegelicht, evenals de potentiële locaties en mogelijkheden tot financiering en begeleiding van het volledige traject;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 9 augustus 2023 waarbij de studieopdracht voor architectuur, stabiliteit, technieken, akoestiek, theatertechnieken, veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking en EPB-verslaggeving/EPC voor de bouw van vrijetijdsinfrastructuur te Essen werd toegewezen aan TM EBTCA-ARCHILES, Vijverstraat 6, 1930 Zaventem;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8/11/’23 waarbij de uitbreiding van de opdracht van de architect Archiles/Ebtca met een archeologienota en een sloopopvolgingsplan werd goedgekeurd;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 06/12/’23 waarbij het verslag van de ontwerpvergadering van 17/11/’23 werd voorgelegd met de vermelding van de te verwachten bouwkost op dat moment ten bedrage van
  € 4.789.816,89. Dit resulteerde in een totale projectkost van € 7.561.557,41 inclusief erelonen, te verwachten herzieningen en onvoorziene kosten en incl. btw;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 13/3/’24 waarbij perceel 1 - afbraak van de bestaande gebouwen werd gegund aan Van De Mierop bv voor een bedrag van € 116.180,18 incl. btw. Op 24/7/’24 verleende het schepencollege goedkeuring aan verrekening 1 – plaatsen bredere poort Chiro terrein voor een bedrag van € 680,00 incl. btw;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 11/9/’24 waarbij goedkeuring werd verleend aan de eindafrekening voor perceel 1 – afbraak van de bestaande gebouwen. De werken bereikten een eindtotaal van € 115.055,92 incl. 21% btw;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 18/9/’24 waarbij goedkeuring werd verleend aan de uitbreiding van de opdracht van de architect met de opmaak van een stikstofdossier, dit tegen een geraamd bedrag van
  € 2.874,96 incl. btw en incl. coördinatiefee van 20%;

  Overwegende dat op 29/01/’25 het finale ontwerp gepresenteerd werd door TM Archiles/EBTCA voor het voltallige schepencollege, met uitgebreide toelichting van ontwerp, aanpakstrategie richting de verdere uitwerking naar aanbesteding en mogelijke budgettaire consequenties ten gevolge van de verdere uitwerking van het ontwerp;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 30/04/’25 waarbij akkoord werd gegeven op de verderzetting van het dossier en de aanbestedingsprocedure, uitgaande van het projectbudget, bepaald op basis van de toelichting en zoals voorgesteld tijdens de projectpresentatie van  29 januari 2025, voor het afgerond totale projectbudget van € 10.100.000,- incl. btw;

  Overwegende dat op 13/05/’25 de verdere ontwikkeling van het project, en de daaruit voortvloeiende budgetevolutie uitgebreid werd toegelicht aan de raadscommissie infrastructuur, ter voorbereiding van de geplande voorstelling tijdens de zitting van de gemeenteraad van juni. Inhoudelijke vragen van de raadscommissie werden tijdens de zitting toegelicht, of zo nodig verder onderzocht/nagevraagd bij ontwerpers en daaropvolgend toegelicht;

  Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 04/06/’25 waarbij goedkeuring verleend werd aan de ontwerpwijziging om de mobiele akoestische wanden te vereenvoudigen en deze als dusdanig mee te nemen in het aanbestedingsdossier;

  Overwegende dat, op basis van de beslissing van het CBS dd 30/04/’25, aan de ontwerpers bevestigd werd dat de draft van het aanbestedingsdossier verder uitgewerkt kon worden naar de finale versie voor publicatie;

  Overwegende dat de totale projectkost heden geraamd wordt op € 8.346.070,11 excl. btw, hetzij € 10.098.744,83 incl. btw, all-in;

  Overwegende dat voor de uitvoering besloten werd om het dossier op te splitsen in vijf percelen;

  Overwegende dat voorliggend bestek perceel 2 betreft, dat handelt over de ruwbouw, afwerking en omgevingsaanleg inclusief standaard technieken;

  Overwegende dat de geraamde bouwkost voor perceel 2 geraamd wordt op
  € 5.272.407,18 excl. btw, hetzij € 6.379.612,69 incl. btw;

  Overwegende dat de bouwkost de zuivere bedragen betreft zoals die factureerbaar zijn door de aannemer. Hierin zitten dus nog geen erelonen, studie en advieskosten van externe bureaus, herzieningen, onvoorziene en projectmanagement vervat;

  Overwegende dat de Europese openbare procedure de te volgen aanbestedingsprocedure is, dit omdat de totale bouwkost van het project de te volgen aanbestedingsprocedure bepaalt;

  Overwegende dat de publicatie op het E-procurement opgevolgd en uitgevoerd zal worden door projectcoördinator van Belfius, evenals de controle van de inschrijvers en de selectievoorwaarden;

  Overwegende dat voor deze werken 330 werkdagen opgenomen zijn in het bestek;

  Overwegende dat, uitgaande van een positief onthaal van het dossier en aanvaarding door de gemeenteraad om over te gaan tot publicatie, volgende te verwachten tijdslijn werd ingeschat door de projectcoördinator:

  • Publicatie aanbestedingsdossier: 27/6/2025

  • Opening van de offertes: 26/9/2025

  • aanbestedingsverslag/gunningsadvies: oktober 2025

  • gunning: november 2025

  • sluiting opdracht: december 2025

  • start der werken: voorjaar 2026

  • einde der werken: eind 2027

  Overwegende dat de uitvoering van percelen 3, 4 en 5 ook onder deze planning valt en mee ingevoegd zal worden in de planning van perceel 2;

  Gehoord de toelichting door schepen Helmut Jaspers die nog aanvult dat er op aangeven van raadslid Dirk Konings nog enkele kleine tekstuele aanpassingen verwijzend naar de wetgeving in het aanbestedingsdossier gebeuren;

  Gehoord raadslid Dirk Konings die zegt dat het een hobbelig parcours was aangezien het             zeer laattijdig ter beschikking werd gesteld. Desondanks heeft hij zijn best gedaan om het nog door te nemen. De vragen die hij doorstuurde, werden tijdig beantwoord voor deze raad, waarvoor dank. Het is een belangrijk dossier en het gaat over een aanzienlijk groot bedrag. Hij is verbaasd dat er nog een stuk afbraak in dit dossier is opgenomen terwijl de afbraak al is gebeurd;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die hierop antwoordt dat dat over de parking gaat;

  Gehoord raadslid Dirk Konings die vervolgt dat er ook sprake is van een keuken en keukenkastjes;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die hierop antwoordt dat dit gaat over een keukentje in de loge, in de backstage en de green room waar een aantal keukenkastjes staan;

  Gehoord raadslid Dirk Konings die zegt dat er niet te zeer gezegd moet worden dat er circulair gebouwd wordt. Het is niet omdat er een partij stenen genomen wordt om daar een muur mee te metsen, dat dat circulair bouwen is. In dat geval zouden aan heel veel mensen subsidies in het kader van circulair bouwen gegeven kunnen worden. De gebruikte materialen zijn klassieke bouwmaterialen (gipsmaterialen, lijmen, glaswol, rotswol…). Volgens hem heeft dat niets te maken met circulair bouwen, gaat Essen hiermee niet in de boekjes komen en zal ook Kamp C hiermee niet uitpakken;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die aangeeft niet gezegd te hebben dat er circulair gebouwd wordt;

  Gehoord raadslid Dirk Konings die aangeeft dat er toch verwezen wordt naar Kamp C;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die verduidelijkt dat het volledige dossier is voorgelegd aan Kamp C om te bekijken welke verbeteringen er mogelijk waren en dat dat in de mate van het mogelijke rekening werd mee gehouden;

  Gehoord raadslid Steff Nouws die vraagt of er nog aanpassingen gedaan zijn aan de fietsparking na de opmerkingen op de laatste commissie;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die antwoordt dat één van de volgende weken een overleg is met de collega van openbare werken en mobiliteit en de diensten om te bekijken in hoeverre de ruime omgeving meegenomen kan worden gezien daar ruimte is voor extra fietsenparkings;

  Gehoord raadslid Steff Nouws die zegt te hebben gezien dat in het laatste college nog aanpassingen werden gedaan aan de scheidingswanden en vraagt om wiens initiatief die aanpassingen er gekomen zijn;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die hierop antwoordt dat dit gekomen is uit de ervaring die men hier al mee heeft in het Lokaal Dienstencentrum waar men ziet hoe moeilijk dit is.
  Hij vervolgt dat de wens is de werking van het centrum met zo weinig mogelijk eigen personeelsinzet te doen en zo veel mogelijk aan de mensen zelf de mogelijkheid geven om bepaalde zaken te doen. In overleg met de architecten en de diensten is de aanpassing dan voorgesteld. Het zal beter in passen in de zichten en het zal een minimale impact hebben op het gebruik. Het zal immers veel gebruiksvriendelijker zijn;

  Gehoord raadslid Steff Nouws die zegt dat een goed idee te vinden maar zich afvraagt of de plannen wel zijn doorgenomen met mensen die daar ervaring mee hebben. Een architect tekent immers plannen en alles moet er mooi uitzien maar hij belicht soms onder de functionaliteit;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die aangeeft dat dat net de reden was om de plannen aan te passen. Er zijn heel wat plaatsbezoeken gedaan en er werd gesproken met mensen die er werken. Hun ervaringen werden meegegeven met de architecten. Al het mogelijke werd gedaan om wat ergens anders fout loopt, daar mee rekening te houden;

  Gehoord raadslid Tom Bevers die vindt dat er heel wat belangrijke zaken op de agenda van deze gemeenteraad staan en dat dit er één van is. De parochiezaal was verouderd en kwam onder druk te staan. Hij is dan ook verheugd dat de zaal er komt en bedankt iedereen die mee aan de kar heeft getrokken, ook in de vorige colleges. Hij is ervan overtuigd dat de juiste keuzes gemaakt zijn waarbij vooral heel hard is ingezet op polyvalentie van het gebouw.
  Aan de exploitatie dient nog hard gewerkt te worden. Hij geeft aan daar nu al graag mee te hebben kunnen uitpakken maar hij begrijpt dat daar nog aan moet verder gewerkt worden en dat dat met de nodige spoed zal gebeuren. Hij deelt dezelfde mening als schepen
  Helmut Jaspers dat de noden van de verenigingen voorop moeten staan en dat de zaal zo maximaal mogelijk wordt gebruikt. Hij zegt dat er nog wel wat denkwerk zal nodig zijn.
  Er zou immers een situatie mogelijk moeten zijn waarbij er vrijdag een afscheidsplechtigheid is, ’s avonds een quiz, op zaterdag een repetitie en een optreden en op zondag nog een restaurantdag. Er is nog veel werk aan de winkel maar vandaag werd een eerste stap in de goede richting gezet;

  Gehoord raadslid Steff Nouws die zegt dat er vorige week veel gezegd is en geschreven.
  Hij geeft aan teleurgesteld te zijn over hoe alles is verlopen, het is als gemeenteraadslid heel moeilijk om op korte tijd ons in dit dossier inhoudelijk te bekwamen. Maar hij hoopt dat hier lessen uit getrokken worden zodat er in de toekomst meer ruimte kan zijn voor transparantie, overleg en democratische controle. Hij herhaalt, zoals ook eerder in de commissie, dat Belfius de gemeenteraadsleden verder had kunnen bekwamen. Hij wenst ook namens de fractie de diensten, de schepen en betrokken partners te danken voor het vele werk dat hierin werd gestoken. Hij verduidelijkt dat ook zijn fractie voor de bouw is van dit vrijetijdscentrum, wat misschien niet altijd zo overkomt, en dat ook zij de schouders mee willen zetten en het project kritisch mee willen opvolgen. Hij geeft aan wel twee grote bezorgdheden te hebben over dit dossier. In de eerste plaats is er de bezorgdheid over de opsplitsing in 5 percelen. Er zijn zorgen over de afstemming tussen de verschillende uitvoerders. Degene die het voorliggend perceel krijgt, gaat dus moeten samenwerken met partners voor theatertechnieken zonder daar enige inspraak te hebben, want dat verloopt immers via een andere aanbesteding. Het raadslid vreest dat daar risico’s aan verbonden zijn. Als tweede struikelblok brengt hij de gunning aan die enkel op prijs is. Bij zo’n groot project van circa 10 miljoen enkel beslissen op basis van de prijs lijkt geen goed idee. Er moet immers een degelijke zaal komen die voor meerdere decennia goed moet zijn. Hij geeft aan bang te zijn over de race die over de prijs zal ontstaan. Dat zal wellicht goed zijn voor de portemonnee maar hij heeft hierbij schrik over de kwaliteit, over mogelijke klachten en dan misschien toch nog een hogere prijs. Dat hebben we immers gezien met de aanleg van de Kalmthoutsesteenweg, waarbij de prijs bijna verdubbeld werd. Vandaar stelt het raadslid 2 amendementen voor:

  • amendement 1 : het perceel theatertechnieken toevoegen aan deze aanbesteding;

  • amendement 2 : het toevoegen van gunningscriteria naast zoals nu enkel de prijs, zijnde ook technische waarde van de offerte, timing en planning, ervaring projectteam, duurzaamheid en milieuvriendelijk.

  Het raadslid geeft aan met deze twee amendementen het dossier te willen versterken;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die hierop reageert door te stellen dat het toevoegen van een perceel theatertechnieken werd besproken met de architecten. De hoofdaannemer gaat in dat geval zijn fee hierop nemen en dit zal dus duurder uitvallen. Bovendien staat in het bestek opgenomen dat de aannemer verplicht is overleg te hebben met de aannemers van de andere percelen en hier een coördinerende rol in opnemen. Daarom werd deze piste afgeraden. Hij vervolgt dat theatertechnieken bovendien een zeer specifieke materie is, zelfs een niche, en dan is het beter het op de voorgestelde manier te doen. Zowel de architecten als de projectmanager van Belfius, die beiden ervaring hebben met dergelijke grote projecten, raadden aan de aanbesteding enkel op prijs te doen. Er zijn immers zoveel technische fiches bijgeleverd dat er weinig marge is om materialen van lagere kwaliteit te gebruiken. Bovendien gaf men aan dat het toevoegen van andere gunningscriteria dan de prijs, meestal aanleiding geeft tot discussie en bezwaar na gunning. Schepen Helmut Jaspers stelt dan ook voor om het advies van zowel het architectenbureau als Belfius, te volgen en het lastenboek goed te keuren zoals het nu voorligt;

  Gehoord raadslid Tuur Goormachtig die zegt de bezorgdheid van raadslid Steff Nouws te begrijpen en hij vraagt zich of er nog communicatie mogelijk is tussen de mensen die theatertechnisch aan het werk zijn en de architecten;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers dit antwoordt dat dit zeker het geval is aangezien ze samen op de werfvergadering zitten;

  Gehoord raadslid Tuur Goormachtig die zich afvraagt of dat dan ook over bijvoorbeeld ophangpunten kan gaan;

  Gehoord schepen Helmut Jaspers die herhaalt dat ze samen op de werfvergadering zitten en dat het de taak is van de architecten om de werf mee op te volgen;

  Gehoord raadslid Steff Nouws die vraagt op de andere percelen ook tijdig kunnen besproken worden in de commissies omdat het toch over een totale projectprijs van meer dan
  10 miljoen gaat;

  Gehoord voorzitter dirk Smout die de mening van raadslid Nouws deelt en de voorzitter van de commissies daartoe oproept.