Type document
Uittreksel document
Openbare behandeling van agendapunt
3. Kasuitgaven: besluit over de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie (gepland)
Aanwezigen bij agendapunt
Aanwezige leden
- René De Becker (Gemeenteraadslid)
- Walter De Brouwer (Gemeenteraadslid)
- Melody Debaetselier (Gemeenteraadslid)
- Axel Degreef (Gemeenteraadslid)
- Carla Demaertelaere (Gemeenteraadslid)
- Kristien Goeminne (Gemeenteraadslid)
- David Haelterman (Gemeenteraadslid)
- Gabriëla Langmans (Gemeenteraadslid)
- Sabine Ledens (Gemeenteraadslid)
- Thomas Malisart (Gemeenteraadslid)
- Wim Moons (Gemeenteraadslid)
- Bart Nevens (Gemeenteraadslid)
- Francis Peeters (Gemeenteraadslid)
- Jonas Piot (Gemeenteraadslid)
- Stef Ryckmans (Gemeenteraadslid)
- Alexandra Thienpont (Gemeenteraadslid)
- Hendrik Trappeniers (Gemeenteraadslid)
- Ann Van de Casteele (Gemeenteraadslid)
- Mia Vandervelde (Gemeenteraadslid)
- Wim Vangoidsenhoven (Gemeenteraadslid)
- Harold Vanheel (Gemeenteraadslid)
- Hans Vanhoof (Gemeenteraadslid)
- Ann Vannerem (Gemeenteraadslid)
- Chris Wynants (Gemeenteraadslid)
- Marinus van Greuningen (Gemeenteraadslid)
Afwezige leden
- Tine Vanneste (Gemeenteraadslid)
- Maarten Willems (Gemeenteraadslid)
Voorzitter: Ann Van de Casteele
Secretaris: Leen Ceuppens
Stemmingen bij agendapunt
De leden van de raad stemmen openbaar
Stemming over het amendement ingediend door schepen Moons
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sabine Ledens
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Chris Wynants
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sabine Ledens
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Chris Wynants
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
De leden van de raad stemmen openbaar
De gemeenteraad keurde een aantal wijzigingen (met toevoeging amendement) goed aan het besluit betreffende de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie. De voornaamste wijziging betreft het optrekken van de maximumgrens van een permanente kasprovisie ten behoeve van de sociale dienst.
Aanwezigen tijdens de stemming
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sabine Ledens
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Chris Wynants
Effectieve stemmers
- René De Becker
- Walter De Brouwer
- Melody Debaetselier
- Axel Degreef
- Carla Demaertelaere
- Kristien Goeminne
- David Haelterman
- Gabriëla Langmans
- Sabine Ledens
- Thomas Malisart
- Wim Moons
- Bart Nevens
- Francis Peeters
- Jonas Piot
- Stef Ryckmans
- Alexandra Thienpont
- Hendrik Trappeniers
- Ann Van de Casteele
- Marinus van Greuningen
- Mia Vandervelde
- Wim Vangoidsenhoven
- Harold Vanheel
- Hans Vanhoof
- Ann Vannerem
- Chris Wynants
Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen
Openbare titel besluit:
3. Kasuitgaven: besluit over de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie
Korte openbare beschrijving:
De gemeenteraad keurde een aantal wijzigingen goed aan het besluit betreffende de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie. De voornaamste wijziging betreft het optrekken van de maximumgrens van een permanente kasprovisie ten behoeve van de sociale dienst.
Gemeenteraad,
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur
Overwegende dat in tegenstelling tot het gemeentedecreet dat voorheen van toepassing was dit decreet geen nadere regels bepaalt over het budgethouderschap, de daaraan verbonden bevoegdheden en de mogelijkheid tot delegatie ervan;
Overwegende dat dat betekent dat elk bestuur, in het kader van zijn organisatiebeheersingssysteem zelf een regeling moet uitwerken op maat van het bestuur, rekening houdend met de algemene bevoegdheids- en delegatiebepalingen van het decreet over het lokaal bestuur
Gelet op het besluit nr. 5 d.d. 2 oktober 2017 van de gemeenteraad betreffende de voorwaarden waarbinnen personeelsleden aangesteld kunnen worden als houder van een kasprovisie;
Overwegende dat in dat besluit de maximum toegekende permanente kasprovisie per provisiehouder vastgelegd werd op 500 euro;
Overwegende dat het bijzonder comité voor de sociale dienst slechts om de twee weken vergadert, waardoor het aanzuiveren van de provisierekening ook pas na die periode kan gebeuren;
Overwegende dat in die periode geregeld meerdere personen financiële steun nodig hebben, waardoor het bedrag van 500,00 euro onvoldoende is;
Overwegende dat in sommige gevallen een volledig leefloon in cash geld dient uitbetaald te worden en dit ook de limiet van 500,00 euro overschrijdt;
Overwegende dat het aangewezen is om daarom specifiek voor de sociale dienst deze grens op te trekken naar 1.000,00 euro;
Overwegende dat tevens toegevoegd is dat een tijdelijke kasprovisie ook kan toegekend worden n.a.v. een gebeurtenis;
Overwegende dat op deze manier kasprovisie kan voorzien worden n.a.v. de crisis in Oekraïne;
Schepen Moons dient 1 amendement in om het agendapunt als volgt te wijzigen:
Gelet op artikel 272 van het decreet over het lokaal bestuur;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 11 februari 2019 betreffende de wijziging van de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie;
Overwegende dat het bedrag van de permanente kasprovisie maximum 1500 euro per provisiehouder kan bedragen;
Overwegende dat het toekennen van een tijdelijke kasprovisie maximum 1500 euro per provisiehouder kan bedragen;
Overwegende dat iedere toekenning van een provisie afzonderlijk beoordeeld wordt en nooit meer zal zijn dan strikt noodzakelijk;
Overwegende dat het Welzijnshuis ervan in kennis gesteld werd dat eind april in de Oude abdij 25 Oekraïense vluchtelingen gehuisvest zullen worden;
Overwegende dat hiervoor wellicht op zeer korte tijd een heel aantal leefloondossiers opgestart zullen worden;
Overwegende dat om administratieve redenen deze vluchtelingen bij aankomst niet kunnen beschikken over een bankrekening en leefgelden de eerste weken dan ook enkel cash uitbetaald kunnen worden;
Overwegende dat verwacht wordt dat de maximale permanente en tijdelijke provisie ontoereikend zal zijn om tegemoet te komen aan de nood van deze Oekraïense vluchtelingen;
Overwegende dat deze situatie zeer uitzonderlijk is en het daarom aangewezen is om specifiek voor deze crisis een uitzonderlijke provisie te voorzien;
Gelet op het positief advies van de financieel directeur;
Besluit:
Artikel 1: Het besluit over de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie wordt goedgekeurd.
Artikel 2: Onderstaand reglement maakt deel uit van het organisatiebeheersingssysteem van de gemeente en de algemeen en financieel directeur worden belast met de uitvoering ervan:
HOOFDSTUK I. PRINCIPE, OMVANG EN AANWENDING VAN EEN PROVISIE
Artikel 1:
Na voorafgaandelijk advies van de financieel directeur kan de algemeen directeur kasprovisies aan personeelsleden toekennen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur die zonder uitstel of onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst. Betalingen uit een provisie zijn alleen mogelijk voor uitgaven die niet de normale uitgavenprocedure volgen, maar onmiddellijk na het werk, de levering of de dienst vereffend moeten worden.
De provisie wordt bij algemeen directeur-besluit toegekend aan nominatief aangeduide personeelsleden.
De personeelsleden aan wie een provisie wordt toegekend, worden 'provisiehouder' genoemd.
Artikel 2:
De monitoren die door het college van burgemeester en schepenen worden aangesteld voor de begeleiding van de speelpleinwerking en van de trektochten worden beschouwd als personeelsleden van het gemeentebestuur.
Artikel 3:
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen tijdelijke provisies,
• De tijdelijke provisies worden onder de hierboven vermelde voorwaarden ter beschikking gesteld n.a.v. één welbepaalde activiteit of gebeurtenis, al dan niet meerdaags.
• De permanente provisies worden onder de hierboven vermelde voorwaarden ter beschikking gesteld ter dekking van onvoorzienbare geringe exploitatiekosten van dagelijks bestuur, met een driemaandelijkse periodieke afrekening.
• De uitzonderlijke provisie wordt onder de hierboven vermelde voorwaarden tijdelijk ter beschikking gesteld ten behoeve van de sociale dienst, voor de dringende zorgen voor Oekraïense vluchtelingen n.a.v. de Russische invasie in Oekraïne vanaf 24 februari 2022.
Artikel 4:
Het bedrag van de tijdelijke kasprovisie kan maximum 1500 euro per provisiehouder bedragen.
Het bedrag van de permanente kasprovisie kan maximum 1500 euro per provisiehouder bedragen.
Het bedrag van de uitzonderlijke provisie kan maximum 5000 euro per provisiehouder bedragen.
Na ontvangst van het
HOOFDSTUK II. VERANTWOORDELIJKHEID, BEWIJS VAN UITGAVEN EN AANZUIVEREN PROVISIE
Artikel 5:
De provisiehouder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de toegekende provisie.
Artikel 6:
De provisiehouder schrijft alle gedane uitgaven in een staat van uitgaven met vermelding van datum, bedrag en aard en bewaart de bewijsstukken.
Artikel 7:
Tijdelijke provisie:
§1. Zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de 2 maanden na het einde van de activiteit bezorgt de houder van een tijdelijke provisie het saldo, zijn staat van uitgaven en daarbij horende bewijsstukken aan de boekhouder van de financiële dienst.
§2. De boekhouder verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken.
§3. Bij aanvaarding na verificatie en controle van de uitgaven geeft de boekhouder een ontvangstbewijs aan de provisiehouder.
Artikel 8:
Permanente provisie:
§1. De provisiehouder zuivert na gedane uitgave(n) zijn permanente provisie
§2. De boekhouder verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken.
§3. Bij aanvaarding na verificatie en controle van de uitgaven geeft de boekhouder het bedrag van deze verantwoorde uitgaven in chartaal geld en tegen ontvangstbewijs aan de provisiehouder. Uitgaven worden door de boekhouder niet aanvaard indien zij niet conform de definitie zijn, zoals bepaald in artikel 1.
Artikel 9:
Uitzonderlijke provisie:
§1. De uitzonderlijke provisie wordt enkel ter beschikking gesteld wanneer de permanente en tijdelijke provisie ontoereikend zijn voor de specifieke situatie voor dringende zorgen voor Oekraïense vluchtelingen n.a.v. de Russische invasie in Oekraïne vanaf 24 februari 2022.
§2. Van zodra de uitzonderlijke (tijdelijke) provisie niet meer nodig is, wordt deze onmiddellijk stopgezet.
§3. De provisiehouder zuivert zo snel mogelijk na gedane uitgave(n) zijn uitzonderlijke provisie aan. Concreet zal dat daags na de nodige beslissingen binnen het BCSD zijn. Hij wendt zich daartoe met zijn staat van uitgaven en daarbij horende bewijsstukken tot de boekhouder van de financiële dienst. De aanzuivering van de provisie moet minstens éénmaal voor het einde van elk kwartaal gebeuren.
§4. De boekhouder verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken.
§5. Bij aanvaarding na verificatie en controle van de uitgaven geeft de boekhouder een ontvangstbewijs aan de provisiehouder.
Artikel 10:
De boekhouder rapporteert elke onregelmatigheid onmiddellijk aan de algemeen directeur en aan de financieel directeur.
HOOFDSTUK III. BEROEPSPROCEDURE NIET-AANVAARDE UITGAVEN
Artikel 11:
§1. Indien bepaalde gedane uitgaven van de provisiehouder niet worden aanvaard door de boekhouder, stelt de boekhouder een verslag op ter motivering van deze niet-aanvaarde uitgaven en bezorgt hij dit aan de provisiehouder. Deze provisiehouder noteert zijn opmerkingen en bezorgt het verslag vervolgens aan de algemeen directeur, die een beslissing neemt over de al dan niet aanvaarding van de gedane uitgaven. Een kopie van deze beslissing wordt bezorgd aan de boekhouder en aan de provisiehouder.
§5 De provisiehouder kan tegen de beslissing van niet-aanvaarding door de algemeen directeur beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau (afhankelijk van of de budgetten de gemeente of het OCMW toebehoren), binnen een termijn van 10 kalenderdagen, te rekenen vanaf de beslissing van de algemeen directeur.
HOOFDSTUK IV. VERWERKING IN DE BOEKHOUDING
Artikel 12:
De boekhouder doet de boekhoudkundige verwerking van de op provisie gedane uitgaven op basis van de uitgavenstaat en de daarbij horende bewijsstukken. Een kopie van het ontvangstbewijs afgeleverd aan de provisiehouder wordt aan de stukken toegevoegd.
HOOFDSTUK V. BEEINDIGING PROVISIEBEHEER
Artikel 13:
§1 Het beheer van een permanente provisie door een provisiehouder wordt beëindigd door:
• eenzijdige beslissing door de
• uitdiensttreding door de provisiehouder;
• verandering van dienst door de provisiehouder.
§2. De provisiehouder zuivert zijn provisie aan zoals bepaald in artikel 8, binnen een termijn van tien kalenderdagen na de datum van de beslissingen zoals vermeld in §1.
HOOFDSTUK VI. INWERKINGTREDING
Artikel 14:
Dit besluit treedt in werking op 26 april 2022.
Beslist,
Het besluit over de voorwaarden waarbinnen personeelsleden kunnen aangesteld worden als houder van een kasprovisie wordt goedgekeurd.
Onderstaand reglement maakt deel uit van het organisatiebeheersingssysteem van de gemeente en de algemeen en financieel directeur worden belast met de uitvoering ervan:
HOOFDSTUK I. PRINCIPE, OMVANG EN AANWENDING VAN EEN PROVISIE
Artikel 1:
Na voorafgaandelijk advies van de financieel directeur kan de algemeen directeur kasprovisies aan personeelsleden toekennen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur die zonder uitstel of onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst. Betalingen uit een provisie zijn alleen mogelijk voor uitgaven die niet de normale uitgavenprocedure volgen, maar onmiddellijk na het werk, de levering of de dienst vereffend moeten worden.
De provisie wordt bij algemeen directeur-besluit toegekend aan nominatief aangeduide personeelsleden.
De personeelsleden aan wie een provisie wordt toegekend, worden 'provisiehouder' genoemd.
Artikel 2:
De monitoren die door het college van burgemeester en schepenen worden aangesteld voor de begeleiding van de speelpleinwerking en van de trektochten worden beschouwd als personeelsleden van het gemeentebestuur.
Artikel 3:
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen tijdelijke provisies, permanente provisies en de uitzonderlijke provisie.
• De tijdelijke provisies worden onder de hierboven vermelde voorwaarden ter beschikking gesteld n.a.v. één welbepaalde activiteit of gebeurtenis, al dan niet meerdaags.
• De permanente provisies worden onder de hierboven vermelde voorwaarden ter beschikking gesteld ter dekking van onvoorzienbare geringe exploitatiekosten van dagelijks bestuur, met een driemaandelijkse periodieke afrekening.
• De uitzonderlijke provisie wordt onder de hierboven vermelde voorwaarden tijdelijk ter beschikking gesteld ten behoeve van de sociale dienst, voor de dringende zorgen voor Oekraïense vluchtelingen n.a.v. de Russische invasie in Oekraïne vanaf 24 februari 2022.
Artikel 4:
Het bedrag van de tijdelijke kasprovisie kan maximum 1500 euro per provisiehouder bedragen.
Het bedrag van de permanente kasprovisie kan maximum 1500 euro per provisiehouder bedragen.
Het bedrag van de uitzonderlijke provisie kan maximum 5000 euro per provisiehouder bedragen.
Na ontvangst van het algemeen directeur-besluit stelt de boekhouder van de financiële dienst het bedrag van de provisie in chartaal geld beschikbaar aan de provisiehouder. Het ontvangstbewijs wordt door de boekhouder bewaard.
HOOFDSTUK II. VERANTWOORDELIJKHEID, BEWIJS VAN UITGAVEN EN AANZUIVEREN PROVISIE
Artikel 5:
De provisiehouder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de toegekende provisie.
Artikel 6:
De provisiehouder schrijft alle gedane uitgaven in een staat van uitgaven met vermelding van datum, bedrag en aard en bewaart de bewijsstukken.
Artikel 7:
Tijdelijke provisie:
§1. Zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de 2 maanden na het einde van de activiteit bezorgt de houder van een tijdelijke provisie het saldo, zijn staat van uitgaven en daarbij horende bewijsstukken aan de boekhouder van de financiële dienst.
§2. De boekhouder verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken.
§3. Bij aanvaarding na verificatie en controle van de uitgaven geeft de boekhouder een ontvangstbewijs aan de provisiehouder.
Artikel 8:
Permanente provisie:
§1. De provisiehouder zuivert na gedane uitgave(n) zijn permanente provisie zo spoedig mogelijk aan. Daarvoor wendt hij zich met zijn staat van uitgaven en daarbij horende bewijsstukken tot de boekhouder van de financiële dienst. De aanzuivering van de provisie moet minstens éénmaal voor het einde van elk kwartaal gebeuren.
§2. De boekhouder verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken.
§3. Bij aanvaarding na verificatie en controle van de uitgaven geeft de boekhouder het bedrag van deze verantwoorde uitgaven in chartaal geld en tegen ontvangstbewijs aan de provisiehouder. Uitgaven worden door de boekhouder niet aanvaard indien zij niet conform de definitie zijn, zoals bepaald in artikel 1.
Artikel 9:
Uitzonderlijke provisie:
§1. De uitzonderlijke provisie wordt enkel ter beschikking gesteld wanneer de permanente en tijdelijke provisie ontoereikend zijn voor de specifieke situatie voor dringende zorgen voor Oekraïense vluchtelingen n.a.v. de Russische invasie in Oekraïne vanaf 24 februari 2022.
§2. Van zodra de uitzonderlijke (tijdelijke) provisie niet meer nodig is, wordt deze onmiddellijk stopgezet.
§3. De provisiehouder zuivert zo snel mogelijk na gedane uitgave(n) zijn uitzonderlijke provisie aan. Concreet zal dat daags na de nodige beslissingen binnen het BCSD zijn. Hij wendt zich daartoe met zijn staat van uitgaven en daarbij horende bewijsstukken tot de boekhouder van de financiële dienst. De aanzuivering van de provisie moet minstens éénmaal voor het einde van elk kwartaal gebeuren.
§4. De boekhouder verifieert of de staat van uitgaven overeenstemt met de erbij horende bewijsstukken en controleert de bewijsstukken.
§5. Bij aanvaarding na verificatie en controle van de uitgaven geeft de boekhouder een ontvangstbewijs aan de provisiehouder.
Artikel 10:
De boekhouder rapporteert elke onregelmatigheid onmiddellijk aan de algemeen directeur en aan de financieel directeur.
HOOFDSTUK III. BEROEPSPROCEDURE NIET-AANVAARDE UITGAVEN
Artikel 11:
§1. Indien bepaalde gedane uitgaven van de provisiehouder niet worden aanvaard door de boekhouder, stelt de boekhouder een verslag op ter motivering van deze niet-aanvaarde uitgaven en bezorgt hij dit aan de provisiehouder. Deze provisiehouder noteert zijn opmerkingen en bezorgt het verslag vervolgens aan de algemeen directeur, die een beslissing neemt over de al dan niet aanvaarding van de gedane uitgaven. Een kopie van deze beslissing wordt bezorgd aan de boekhouder en aan de provisiehouder.
§5 De provisiehouder kan tegen de beslissing van niet-aanvaarding door de algemeen directeur beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau (afhankelijk van of de budgetten de gemeente of het OCMW toebehoren), binnen een termijn van 10 kalenderdagen, te rekenen vanaf de beslissing van de algemeen directeur.
HOOFDSTUK IV. VERWERKING IN DE BOEKHOUDING
Artikel 12:
De boekhouder doet de boekhoudkundige verwerking van de op provisie gedane uitgaven op basis van de uitgavenstaat en de daarbij horende bewijsstukken. Een kopie van het ontvangstbewijs afgeleverd aan de provisiehouder wordt aan de stukken toegevoegd.
HOOFDSTUK V. BEEINDIGING PROVISIEBEHEER
Artikel 13:
§1 Het beheer van een permanente provisie door een provisiehouder wordt beëindigd door:
• eenzijdige beslissing door de algemeen directeur;
• uitdiensttreding door de provisiehouder;
• verandering van dienst door de provisiehouder.
§2. De provisiehouder zuivert zijn provisie aan zoals bepaald in artikel 8, binnen een termijn van tien kalenderdagen na de datum van de beslissingen zoals vermeld in §1.
HOOFDSTUK VI. INWERKINGTREDING
Artikel 14:
Dit besluit treedt in werking op 26 april 2022.